Przypuśćmy, że jesteśmy w stanie zdefiniować, uchwycić i przeanalizować pokaźny zbiór dokładnej „wiedzy korporacyjnej”. Co z tym zrobimy? W szczególności, kto powinien mieć do niego dostęp, być może nawet z możliwością interakcji w celu opisania go lub zmiany? Tradycyjny model dostępu do danych korporacyjnych był dość restrykcyjny: działy finansowe miały dostęp do danych finansowych, działy marketingu do danych marketingowych i tak dalej. Częściowo powodem było to, że bazy danych były oddzielne i skonfigurowane tylko do obsługi procesów jednostki funkcjonalnej, która je ustawiała; część tego stanowiła trudność w zapewnieniu wygodnego i bezpiecznego dostępu do nich z odległych miejsc. Wielowymiarowa prezentacja danych i możliwości transmisyjne firmowych intranetów zmieniły to wszystko. Teoretycznie każdy, kto ma prawa dostępu do danych, powinien mieć możliwość ich przeglądania, być może nawet dostosowanego do ich modelu biznesowego, a nie do modelu biznesowego. Czasami te prawa dostępu mogą zostać rozszerzone poza samą firmę, na partnerów, dostawców, a nawet klientów. Niektóre firmy, ostrożnie lub w inny sposób, eksperymentują obecnie z takim podejściem do uwalniania wiedzy w postaci portalu korporacyjnego. Zasadniczo chodzi o kierowanie wieloma procesami skoncentrowanymi na wiedzy w firmie, które bezpośrednio lub pośrednio wchodzą w interakcję z ludźmi za pośrednictwem zestawu interfejsów internetowych, z których każdy ma zestaw praw dostępu do jednego, spójnego zbioru danych przedsiębiorstwa. Jeśli jest to możliwe, można uzyskać pewne wyraźne korzyści, w tym:
† Zarówno publiczne, jak i prywatne aspekty firmy opierają się na tym samym modelu informacyjnym. Poglądy klientów i wewnątrz przedsiębiorstwa nie są zatem niespójne, a jeśli różnią się szczegółami i wiedzą, istnieje jasne wyjaśnienie, dlaczego tak się dzieje.
† Dane klienta i wewnętrzne dane procesu są takie same. Gdy klient śledzi niedostarczenie zamówienia, agent pomocy i dyspozytor, którego pytają, będą pracować z tą samą ścieżką audytu. Wszystkie będą działać z tymi samymi nagłówkami cen i szczegółów dotyczących zamawiania zapasów (chociaż oczywiście mogą istnieć dane „warunków specjalnych” połączone z pełną integralnością referencyjną i widoczne tylko dla przedstawicieli firmy).
† Działy marketingu i projektowania będą miały dostęp do komentarzy klientów na temat produktów firmy. Wady produktów, sugestie nowych funkcjonalności, porównania z innymi produktami można pracować wspólnie, dzieląc się wspólną wiedzą i postrzeganiem.
† Jednostki funkcjonalne i zespoły ds. planowania wykonawczego będą miały wspólny pogląd semantyczny dotyczący możliwych do zarządzania elementów organizacji: „region” sprzedaży lub geograficzny będzie konsekwentnie definiowany, a dyskusje na temat wyników i targetowania mogą być prowadzone sprawnie i bez nieporozumień.
Zwróć uwagę, jak klient stał się częścią zespołu wiedzy. Jednym z kluczowych elementów budowania e-biznesu będzie zdolność do czerpania korzyści z danych klientów on-line. Sieć daje znacznie większą moc gromadzenia wzorców zachowań on-line, które demonstrują upodobania i awersje do produktów. Należy rozważyć, jak najlepiej zintegrować te informacje z dowolnym firmowym magazynem danych. Oczywiście należy unikać opierania tego głównie na wprowadzaniu wiadomości e-mail, ponieważ jest to trudne do przekonwertowania na automatyczne wprowadzanie. Możliwe są ankiety on-line, wiele informacji można też uzyskać, projektując formularze, które można wypełnić przez callcenter agentów i przenoszone do dostępnej bazy danych.