Istnieje wiele teorii (choć żadna nie do końca rozstrzygająca) na temat skuteczności tych wirtualnych spotkań w czasie rzeczywistym. Teraz może się okazać, że obecna wydajność usług audio i wideokonferencyjnych nie spełnia jeszcze standardów „prawdziwego” spotkania. Niemniej jednak oferują rozsądne, tanie rozwiązanie do wielu celów. Prawdą jest chyba stwierdzenie, że wzmacniają one współpracę, a nie budują zaufanie, ab initio. W związku z tym są bardzo satysfakcjonujące dla rozproszonych zespołów projektowych, które można uznać za posiadające przynajmniej minimalny zestaw wspólnych celów i celów. Na rutynowych tego typu spotkaniach dotyczących postępów w zupełności wystarcza dźwięk; wideo może być wymagane, gdy trzeba wytworzyć nieco więcej empatii lub gdy trzeba udostępnić informacje projektowe. W kontekście eBiznesu należy mieć świadomość, że w korzystaniu ze środowisk wirtualnych, które mają na celu budowanie zaufania i wspieranie empatii pomiędzy partnerami w wirtualnym przedsiębiorstwie, może pojawić się niebezpieczeństwo wynikające z ich skłonności do tworzenia nieformalnej atmosfery. Otwarte dyskusje i przyjazne uczucia są niezbędne, ale nie zawsze są ustrukturyzowane i nie zawsze łatwo przypomnieć sobie, co dokładnie zostało uzgodnione. Zaistnieje potrzeba sporządzania odpowiednich zapisów ze spotkań, zwykle w formie elektronicznej. Jednym z przykładów są negocjacje umowne. Innym przypadkiem są operacje call-center, w których integracja danych połączeń (czasu, wybieranego numeru itp.) może być automatycznie zintegrowana z notatkami do rozmowy wpisywanymi przez agenta call-center. To oczywiście oddaje tylko perspektywę minutnika na to, co się wydarzyło. Jedynym absolutnie dokładnym sposobem uchwycenia zdarzenia jest nagrywanie dźwięku (a może nawet wideo?). Chociaż niektóre instytucje finansowe robią to tam, gdzie w grę wchodzą transakcje o wysokiej wartości, nie należy lekceważyć tego. Utrzymanie urządzenia rejestrującego do obsługi całego ruchu z dużego call-center wiąże się ze znacznym nakładem pracy i staranną konserwacją. Prawdopodobna technologia byłaby czymś w rodzaju zestawu podstawowych magnetofonów kompaktowych, które nie są tak naprawdę znane ze swojej niezawodności ani jakości, ale są łatwe w administrowaniu i wygodne, ponieważ łatwo jest wrócić do wymaganej rozmowy. Rejestratory cyfrowe są bardziej niezawodne, ale drogie. Nagrywanie na dyskach jest jeszcze droższe i rzadko używane. W przypadku korzystania z sieciowej konferencji audio (patrz poniżej) możliwe jest zorganizowanie, za opłatą, przez dostawcę sieci wykonania nagrywania i transkrypcji. W przypadku spotkań biznesowych może być możliwe nagrywanie spotkania i przechowywanie taśm na wypadek przyszłego sporu. Tam, gdzie w grę wchodzą „fizyczne” spotkania, warunki nagrywania wymagają uważnego monitorowania – taśma zostanie użyta tylko wtedy, gdy dojdzie do poważnego sporu, a mowa, która stanie się niezrozumiała z powodu złych warunków, będzie tylko wzbudzać dalsze podejrzenia i złą wolę. Być może zaskakujące jest to, że łatwiej jest nagrywać wirtualne spotkanie: nagrywający i zaangażowane strony dzielą ten sam kanał wiadomości; jeśli słuchacze rozumieją mowę, to samo nagranie. Ponownie, maszyny nagrywające muszą być konserwowane i we wszystkich omawianych przypadkach trzeba mieć strategię ujawnienia istnienia nagrania i być przygotowanym na naturalne zahamowanie, które może się pojawić. Wreszcie prawie na pewno nie warto rozważać wykorzystania automatycznej konwersji mowy na tekst, jako sposobu tworzenia zapisu spotkania. Dosłowne transkrypcje spontanicznych dyskusji są niezwykle ubogie. (To, co faktycznie mówimy, bardzo różni się od tego, co zamierzamy powiedzieć, i często jest całkiem niezrozumiałe bez rejestrowania niuansów głosu, gestów i języka ciała.) Każdy automatyczny system rozpoznawania będzie gorszy. W każdym razie wątpliwe jest, czy istnieje jeszcze sprzęt do rozpoznawania głosu, który może zaoferować niezawodną konwersję na tekst w realistycznych warunkach spotkania, z nieograniczoną mową. Z tych wszystkich powodów dominującym medium do negocjowania krytycznych porozumień był tekst. Współczesna technologia pozwala teraz na szybsze tworzenie tego tekstu, co jest wygodą, ale nie jest zmianą jakościową. To, co również robi, i co prawdopodobnie ma jakościowy wpływ na sposób, w jaki pracujemy, to umożliwienie przekazywania tego tekstu i odzyskane znacznie szybciej, wygodniej i bezbłędnie. Jak widzimy w następnej sekcji, możemy spodziewać się nawet prawie jednoczesnego, wielokrotnego tworzenia. Wraz z istnieniem dokumentów, które można czytać i być może nad którymi można pracować w różnym czasie iw różnych miejscach, następuje eksplozja informacji, którą należy zarządzać i która umieszcza dokument w centrum procesu współpracy.