Agent, który wiecznie się spóźnia, nie odpowiada na telefony, musi załatwiać formalności w pośpiechu (papierkowa robota to ogromna część nieruchomości), pogania klientów przez proces poszukiwania domu, pospiesznie odpowiada na pytania lub przedziera się przez obawy i zmartwienia nie zdobędą wielu punktów u klientów. Klient jest źle obsłużony i prawdopodobnie czuje, że jego agent zawsze ma coś lepszego do roboty. Sukces w branży nieruchomości wymaga efektywnego i efektywnego wykorzystania czasu, tak aby zawsze mieć czas na dobrą obsługę klienta. Nie sprzedajemy nieruchomości, ale nasz czas; właściwości to tylko pojazd. Efektywne gospodarowanie czasem oznacza wyciskanie każdej minuty z każdego dnia, co jest trudne, ponieważ w tej dziedzinie marnuje się ogromną ilość czasu. Wszyscy marnujemy go, wykonując następujące czynności:
Czekam na klientów
Dojazdy do i ze spotkań z klientami
Jazda do iz biura
Siedząc w otwartych domach czekając na potencjalnych nabywców
Praca z niezmotywowanymi sprzedawcami
Praca z niezmotywowanymi nabywcami
Niepotrzebne rozmowy przez telefon
Odpowiadanie na nieistotne e-maile
Niektórzy marnujący czas są poza naszą kontrolą. Inne można jednak wyeliminować, jeśli zidentyfikujemy winowajcę, a następnie obejdziemy go. Jeśli nie możesz wyeliminować jakiegoś zadania, znajdź sposób na produktywność poprzez wielozadaniowość. Na przykład możesz czytać magazyn nieruchomości lub dział nieruchomości w gazecie, trzymając dom otwarty, lub możesz słuchać edukacyjnych płyt CD podczas jazdy. Niektóre marnotrawcy czasu można kontrolować. Jednym z najłatwiejszych jest nie zabieranie ofert lub klientów poza swój geograficzny obszar usług. Inną techniką jest grupowanie wszystkich połączeń i e-maili razem. Badania pokazują, że wykonywanie tego rodzaju czynności jednocześnie znacznie zwiększa wydajność, ponieważ jesteś mentalnie skoncentrowany na jednym zadaniu; nie musisz ciągle podnosić i odkładać telefonu lub myszy. I nie musisz zmieniać sposobu myślenia na nową czynność, która zajmuje więcej czasu i powoduje stres. Badania pokazują, że ludzie, którzy muszą zmieniać uwagę przez cały dzień, są bardziej zmęczeni po ośmiu godzinach. Kluczem do mistrzostwa w czasie rzeczywistym jest zaplanowanie dnia poprzedniego wieczoru poprzez sporządzenie listy czynności, które chcesz wykonać, a następnie określenie najskuteczniejszej kolejności ich wykonania. Planowanie z wyprzedzeniem umożliwia grupowanie działań w sensowny sposób. Kiedy już jesteś w swoim biurze, upewnij się, że robisz wszystko, co można zrobić tylko tam. Kiedy przejeżdżasz przez centrum miasta, miej listę przystanków, które musisz zrobić w tym obszarze. Kiedy musisz odwiedzić klientkę w jej domu, upewnij się, że zabrałeś ze sobą wszystko, czego będziesz potrzebować. Kolejnym sekretem kontrolowania swojego czasu jest zawsze stawianie sobie ostatecznego terminu; nie ma znaczenia, co robisz. Jak wspomniano wcześniej, ostateczny termin to zazwyczaj najkrótszy termin, w jakim możesz ukończyć zadanie. Ustalenie limitów oznacza więc, że zakończysz to zadanie w bardziej terminowy sposób. Jeśli piszesz list do klienta i myślisz, że zajmie to 30 minut, daj sobie tylko 20 minut i zobacz, jak daleko zajdziesz. Zdziwisz się, jak wiele możesz osiągnąć, zmuszając się do wyznaczania agresywnych terminów. Istnieją pewne oszczędzające czas techniki, które mogą być szczególnie przydatne dla profesjonalistów z branży nieruchomości. Oto tylko kilka z nich:
Używaj liter formularzy. Wiele z tego, co robimy w nieruchomościach, jest bardzo powtarzalnych, więc trzymaj kopie powszechnie używanych liter w swoim komputerze i po prostu zmieniaj datę i szczegóły. Po co wymyślać koło dla każdego nowego klienta?
Wykonuj najtrudniejsze prace, kiedy jesteś w najlepszej formie. Niektórzy z nas są bardziej skuteczni rano, inni w południe, a jeszcze inni są na szczycie naszej gry w nocy. Jeśli jesteś nocnym markiem, umowy pisz wieczorem. Prowadź badania, kiedy jesteś najbardziej czujny w nocy.
Zatrudnij asystenta do załatwiania formalności i innych powtarzalnych zadań. Odnoszący sukcesy specjalista ds. nieruchomości powinien spędzać większość czasu na spotkaniach z klientami. Pamiętaj też, że czas asystenta podlega odliczeniu od podatku, a Twój nie.
Zjedz śniadanie lub lunch z klientami. Musisz spotykać się z klientami i musisz jeść, więc dlaczego nie połączyć tych dwóch czynności? Ponadto spotkania przy posiłkach można odliczyć od podatku.
Weź udział w zajęciach z zarządzania czasem. Jeśli nie masz czasu na jeden, naprawdę go potrzebujesz!