Ponowne przemyślenie i przebudowa procesów biznesowych może prowadzić do wzrostu przychodów, niezawodności, efektywności kosztowej i jakości.
Pomysł
Michael Hammer i James Champy, którzy pomogli we wprowadzeniu przeprojektowania procesów biznesowych (BPR), opisali to jako „analizę i projektowanie przepływu pracy i procesów wewnątrz organizacji i pomiędzy nimi.” Kiedy organizacja boryka się z trudnościami lub po prostu nie działa z maksymalną wydajnością, BPR może pomóc jej odzyskać przewagę konkurencyjną. General Motors, jeden z największych producentów samochodów na świecie, przeszedł trzyletni program BPR mający na celu skonsolidowanie wielu systemów stacjonarnych w jeden wydajny system. Donald G. Hedeen, dyrektor ds. komputerów stacjonarnych i wdrożeń w GM oraz kierownik programu aktualizacji, stwierdził, że BPR „położył podwaliny pod wdrożenie wspólnej strategii komunikacji biznesowej w General Motors.” Chociaż nie była tania – technologia największe otrzymały firmy Lotus i Hewlett-Packard zamówienia pozarządowe od GM w trakcie procesu – to przyniosło znaczące korzyści, przy przypuszczalnych oszczędnościach na poziomie 10 procent 25 procent na koszty wsparcia, 3 procent do 5 procent na sprzęt, oraz od 40 do 60 procent opłat licencyjnych za oprogramowanie. GM również zyskał większą wydajność dzięki przezwyciężeniu problemów związanych z niekompatybilnością korzystając tylko z jednej platformy w całej firmie. Chociaż procesy BPR przyniosły znaczące rezultaty w przypadku wiodących firm, w tym Procter & Gamble, Southwest Airlines i Dell, niektóre firmy używają terminu BPR w celu wyjaśnienia i usprawiedliwienia masowych i niepopularnych zwolnień pracowników. Skutkowało to negatywną reputacją wśród niektórych, ale możliwe jest prowadzenie programu BPR wrażliwego na potrzeby pracowników i skutecznego dla biznesu. Po ustaleniu głównych celów i obszarów zainteresowania organizacji, kluczowe obszary do rozważenia podczas projektowania BPR obejmują sposób osiągnięcia maksymalnej wydajności, osiągnięcia zamierzonych wyników przeprojektowania, pomiaru wydajności i nagradzania pracowników.
W praktyce
- Skuteczne BPR zazwyczaj obejmuje pięć etapów:
- Ustalenie, czy BPR jest rzeczywiście konieczny. Przeanalizuj zakres i zasoby wymagane do przeprojektowania oraz wyzwania strukturalne i organizacyjne, które mogą wystąpić, aby zdecydować, czy przeprojektowanie jest właściwe i wykonalne.
- Stworzenie kompleksowej i uporządkowanej strategii dla Twojego BPR przed jego podjęciem.
- Przeprojektowanie struktury procesów podstawowych z naciskiem na efektywność.
- Utworzenie zespołu zarządzającego, który będzie kierować procesem, nadzorować przejście i mierzyć sukces.
- Wdrażanie i integrowanie BPR, skuteczne zarządzanie wynikającymi z tego zmianami.
- Skutecznie zarządzaj wszystkimi osobami związanymi z Twoim BPR i na które ma on wpływ. To oni odpowiadają za powodzenie projektu i są czynnikiem najbardziej nieprzewidywalnym.
- Unikaj pokusy zbytniego skupiania się na automatyzacji – może to być niepopularne i pozbawić Twoją firmę „czynnika ludzkiego”.
- Utwórz plany awaryjne, gdyby BPR miało niezamierzone konsekwencje.
- Unikaj typowych pułapek BPR, takich jak problemy z niekompetencją menedżerów, brak wsparcia i przerzucanie całego procesu restrukturyzacji na dział IT.
• Nie twórz nierealistycznych oczekiwań – podchodź praktycznie do tego, co BPR może osiągnąć.