Część XIII … [PDF]



Pisanie i niezależny pracownik

Dziś, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, właścicielem firmy, konsultantem czy freelancerem, budowanie pełnej gamy platform komunikacyjnych wspiera Twój sukces. Więcej niż kiedykolwiek osób praktykuje zestaw sposobów zarabiania na życie, a z czasem może płynnie przechodzić z kolokacji do wirtualnego biura lub stanowiska w domu, do statusu niezależnego i z powrotem. Ludzie, którzy mają stałą pracę, muszą nadal sprzedawać swoje umiejętności, aby pozostać zatrudnionym i zdobywać to, czego chcą. A wielu ludzi marzy, że ich majsterkowanie w piwnicy szybko przerodzi się w wielki biznes z dnia na dzień lub wkrótce potem. Ideę przyjęcia sposobu myślenia przedsiębiorcy przedstawiono w Części 7, który obejmuje tworzenie dokumentów biznesowych, takich jak raporty, propozycje i zawsze przydatne streszczenie. Ale nie przeocz tych strategii, nawet jeśli nie zamierzasz nigdy wychodzić z biura lub świata boksów. Ty też możesz potrzebować sprzedać swoje pomysły i z wdziękiem osiągnąć trudne cele. Chociaż każde pisanie biznesowe zawiera zasady perswazji, zasady te są szczególnie ważne dla osób samozatrudnionych, które muszą tworzyć połączenia, aby zdobywać możliwości. W związku z tym rozdział ten rozpoczyna się od perswazyjnych technik pisania i sposobów ich zastosowania podczas pisania jako niezależny pracownik.

Przekonujące pisanie w różnych mediach

Perswazja to temat, który ma obsesję na punkcie marketerów, komunikatorów, psychologów, neuronaukowców, a nawet ekonomistów, którzy stworzyli dziedzinę ekonomii behawioralnej z przełomowym myśleniem o tym, jak ludzie podejmują decyzje. Wersja w pigułce jest taka, że chociaż możemy wierzyć, że dokonujemy wyborów w oparciu o informacje i logikę, tak naprawdę nasze decyzje są zwykle kierowane emocjami, a następnie uzasadnione racjonalnością. Ponieważ myśl analityczna pochłania ogromne ilości energii, zwykle odwołujemy się do niej tylko wtedy, gdy więcej lub mniej zmuszamy się do podejmowania trudu. W pisaniu o biznesie lekcja jest następująca: Zawsze, gdy to możliwe, kieruj się zarówno sercem, jak i umysłem. Szukaj sposobów na uchwycenie wyobraźni ludzi, daj im wizję i daj powody, by Ci zaufać. Pomóż im w tworzeniu kopii zapasowych instynktownych decyzji za pomocą solidnych faktów i dowodów. Te dwa elementy perswazji wspierają się nawzajem. Na przykład, jeśli nie zbudujesz zaufania, długa recytacja faktów raczej nie przekona odbiorców, by zaryzykowali. Ale sympatia nie wystarczy. Staraj się zadowolić ich przegląd analityczny. Niektóre z poniższych technik zostały poruszone w innych rozdziałach, ale teraz zbieram wiele pomysłów pod jednym parasolem i rozwijam je. Obejmują one techniki pisania zwiększające siłę przekonywania oraz strategiczne planowanie treści, aby dotrzeć do serca i umysłu.

Komunikowanie się z przekonaniem

Nic nie jest bardziej przekonujące niż twoja własna wiara. Kiedy piszesz ważne przesłanie, na przykład, aby się przedstawić lub przedstawić produkt, poświęć chwilę, aby ponownie poinformować się, dlaczego ten produkt lub usługa są wyjątkowe i dlaczego uczyniłeś z nich pracę swojego życia. Co cię skłoniło do robienia tego co robisz - pasja? Zaangażowanie w rozwiązanie problemu lub pomoc ludziom? Dlaczego masz pewność, że wiedza o Twojej usłudze przyniesie korzyści drugiej osobie? Albo dlaczego jesteś idealną osobą na tę okazję?

Spróbuj: Aby jeszcze bardziej wzmocnić swojego pozytywnego ducha, poeksperymentuj ze sprawdzonymi technikami wzbudzania pewności siebie. Aktorzy, prezenterzy i sprzedawcy często z nich korzystają i mogą pomóc w nabraniu pewności siebie w pisaniu. Kiedy masz zamiar pracować nad ważnym e-mailem, listem, propozycją lub innym dokumentem, dodaj sobie energii, przyjmując asertywną, ale wygodną postawę i spaceruj w ten sposób przez kilka minut. Ta technika wykorzystuje połączenie umysł-ciało, sygnalizując umysłowi, że jesteś zdolny, zaradny i tak dalej.

Inną strategią, zaczerpniętą z repertuaru psychologa, jest ponowne przeżycie dumnego momentu z przeszłych doświadczeń tak żywo, jak to tylko możliwe, wykorzystując wszystkie zmysły, aby odtworzyć to, jak się czułeś.

Lub:

Włącz muzykę, która podnosi na duchu i energię. Przenieś swoje przekonanie i optymistyczny nastrój do zadania pisania. Dobre, dobrze zaplanowane pisanie jest z natury przekonujące. Zastosuj podstawowe techniki przedstawione w rozdziałach w części 1, aby osiągnąć przejrzystość, zwięzłość i wpływ. Najlepszym szybkim samodzielnym sprawdzeniem jest przeczytanie wiadomości na głos i zidentyfikowanie przeszkód, aby zapewnić płynną dostawę. Następnie edytuj, aż kopia będzie czytać łatwo i naturalnie. Ludzie są nastrojeni na komunikację ustną, a materiał, który dobrze czyta się na głos, przekazuje wiarygodność i kompetencje. Także:

•  Napisz do szybkiego czytania. Im szybciej Twoja wiadomość może zostać przeczytana i zrozumiana, tym bardziej prawdopodobne jest, że ludzie będą się tego trzymać i pamiętać.
•  Buduj zdania za pomocą czasowników czynności. Poświęć trochę czasu na zastąpienie żywych czasowników nudnymi, pasywnymi czasownikami (tezaurus online pomoże ci to zrobić w mgnieniu oka).
•  Używaj krótkich, łatwo zrozumiałych słów, które są namacalne, a nie abstrakcyjne - rzeczy, które możesz zobaczyć i zmierzyć. Są to słowa, których najczęściej używamy w mowie potocznej.
•  Naprzemiennie krótkie i długie zdania. W ten sposób powstaje rytm, który wciąga czytelników.
•  Komponuj krótkie akapity. Napisz akapity o długości od jednego do pięciu zdań, z których każdy koncentruje się na jednym pomyśle. Materiał, który wygląda zachęcająco i jest łatwy do zrozumienia, zostaje przeczytany.
•  Zminimalizuj użycie bezsensownej hiperboli. Przesadne stwierdzenia oraz banalne słowa i wyrażenia niczego nie wnoszą (na przykład "innowacyjny, przełomowy i najnowocześniejszy przełom").
•  Pomiń chudy-washy. Nie należy zabezpieczać się słowami kwalifikującymi, takimi jak "być może" lub "być może" i niezdecydowanymi zwrotami, takimi jak "Mam nadzieję, że znajdziesz tę ideę wartości".
•  Edytuj, aby uzyskać całkowicie poprawną pisownię i gramatykę. Jeśli wygląda to na nieostrożność lub pomyłkę, strzeliłeś swoją wiarygodność.

A oto mój własny tajny sos: Uważnie obserwuj wszystkie przejścia między zdaniami i między akapitami. Dodaj dodatkowe przejścia, które pomogą Ci wyjaśnić własną logikę: zawsze możesz je wyciąć w końcowej edycji. Kiedy jasno pokazujesz, jak każdy pomysł odnosi się do reszty, tworzysz progresywny argument, który wydaje się czytelnikom logiczny i niepodważalny.

Łączenie z czytelnikiem

Niezależnie od tego, czy umawiasz się na spotkanie, czy piszesz bloga, najważniejsze jest, aby Twoja wiadomość została przeczytana. Załóżmy, że masz około 4 sekund, aby zachęcić kogoś do przeczytania Twojej wiadomości, zamiast ją rzucić. Poświęć czas, jeśli mi nie wierzysz: Przeskanuj swoją skrzynkę e-mail i zauważ, jak szybko podejmujesz decyzje o przeczytaniu wiadomości, i zanotuj, jakie tematy i potencjalni klienci Cię przyciągają. Oto kilka technik, które pomogą Ci większość twojego krótkiego okna możliwości. Dostosuj je do swoich celów.

•  Scharakteryzuj swoich odbiorców, zanim zaczniesz pisać. Wyobraź sobie idealnego czytelnika, do którego chcesz dotrzeć, i pomyśl o wiadomości, którą przekazujesz jej oczami. Pamiętasz WIIFM (co-to-dla-mnie)? Oceń jej poziom czytania i to, co już wie o twoim przedmiocie i co prawdopodobnie o nim myśli. Przyjdą do Ciebie odpowiedni ton i język.
•  Napisz nagłówki akcji. Dotyczy to ofert, raportów, materiałów marketingowych i innych materiałów. Materiały online, w tym blogi i strony internetowe, również potrzebują nagłówków, które przyciągają czytelników i krystalizują przekaz, aby ustalić jego trafność. Czy możesz wymyślić kąt, z którego musisz przeczytać? Użyj tego! W przypadku e-maili traktuj temat jako nagłówek.
•  Napisz zorganizowane, progresywne podtytuły. Podtytuły akcji przyciągają czytelników i są warte zachodu nawet w krótkich wiadomościach. Dobrym sposobem na ich wyprodukowanie, a także na utrzymanie porządku, jest zaplanowanie ich jako serii drogowskazów, które dostarczają najważniejszych punktów Twojego przekazu. Nawet skimmer pochłonie ważne punkty lub może zostać wciągnięty głębiej.
•  Utrzymuj czytelnika z przekonującym tropem. Skoncentruj się na tym, co jest najciekawsze, najbardziej przydatne lub istotne w Twoim temacie. Dlaczego twoi czytelnicy powinni się tym przejmować? Odpowiedz sobie na to pytanie, aby znaleźć najlepsze otwarcie. Zawodowi pisarze prawdopodobnie spędzają 20 procent swojego życia zawodowego na tworzeniu dobrych leadów. Warto poświęcić czas.
•  Użyj grafiki i obrazów, aby rozjaśnić i ożywić. W dobie zmniejszania się koncentracji uwagi, wygląd Twojej wiadomości ma kluczowe znaczenie. Jeśli wydaje się gęsty i trudny, niewiele osób się do niego zanurkuje. Daj każdemu rodzajowi dokumentu dużo pustej przestrzeni. Staraj się pisać i formatować proste i używaj obrazów, gdy tylko jest to możliwe, aby przyciągać i zabawiać oko oraz promować zrozumienie.

Utrzymanie zaangażowania czytelnika

Tak, musisz uchwycić błądzące oko czytelnika, ale dobre leady i styl pisania nie wystarczą, aby go zatrzymać. Do tego potrzebujesz solidnej substancji. Przed napisaniem przeprowadź burzę mózgów i zapisz wszystkie swoje punkty sprzedaży. Odnoszę się do tego wyzwania w wielu częściach książki, ale oto podsumowanie sposobów na przekonujące przekazanie wiadomości:

•  Przytaczaj dowody swojej wiedzy lub cudów swojego produktu. Dołącz recenzje, referencje, statystyki, nagrody, oznaki autorytetu, takie jak blogi lub artykuły, oraz opublikowane wywiady.
•  Obficie posyp swój materiał anegdotami, przykładami i ilustracjami. To go ożywia i sprawia, że jest zarówno prawdziwy, jak i istotny.
•  Skoncentruj się na korzyściach, a nie na funkcjach. Co produkt lub usługa robi dla ludzi i jak się czują?
•  Stwórz wizję tego, jak życie będzie wspanialsze. Jeśli Twój pomysł zostanie dostosowany lub Twój produkt zostanie kupiony i wykorzystany, jak poprawi się jakiś aspekt życia?
•  Wezwij czytelnika do działania. Co chcesz teraz zrobić od czytelnika, który doszedł do końca (lub pobieżnie, aby się tam dostać)? Połączenie? Pisać? Czytałeś swojego bloga? Przejdź do swojej witryny? Subskrybuj? Powinno to być wbudowane w twój wniosek.

Oto ulubiona technika, która pomoże Ci być najbardziej przekonującym:

Znajdź główne przeciwstawne argumenty i zbuduj obalania. Weź pod uwagę sprzeczne pomysły, zamiast je ignorować lub odrzucać. Stajesz się bardziej wiarygodny. Daje ci to również dobre możliwości cytowania dowodów. Na przykład: Jedną z zastrzeżeń, którą możesz mieć, jest to, że system wymaga dostosowania do zupełnie nowej technologii. Wiemy, że istnieje krzywa uczenia się, ale wiemy również, że użytkownicy stają się o 18 procent bardziej wydajni. I mamy gotowy dobry program szkoleniowy. To prawda, że ta strategia została wypróbowana 10 lat temu, ale w tamtym czasie nie mogliśmy wykorzystać dużych zbiorów danych, aby dostroić każdy krok. Możesz wyprodukować nową stronę internetową taniej. Ale witryna Second Opinion generuje dla naszych klientów dwa razy więcej potencjalnych klientów niż jakakolwiek z ich poprzednich witryn.

Dając ludziom czas

Kiedy sprzedajesz usługę, produkt lub nowy sposób myślenia, mądrze jest nie oczekiwać z dnia na dzień cudów. Decyzje opierają się na zaufaniu. Pomyśl "jeden cel na raz". Dobry list może dać ci wstęp na spotkanie z kimś; dobrze przygotowana reklama e-mailowa przyciąga ludzi do Twojej witryny; ciekawy tweet skłania kogoś do przeczytania Twojego bloga; darmowe webinarium przyciąga ludzi gotowych zapłacić za usługę; skuteczne blogi sprawiają, że czytelnicy ufają Ci na tyle, aby kupić ebook. Dobrzy nauczyciele dążą do uczenia się przyrostowego. Zaczynają tam, gdzie są ich uczniowie i prowadzą ich krok po kroku w kierunku większej wiedzy i zrozumienia. Doświadczeni marketerzy wiedzą również, że przekonanie kogoś do zakupu innego produktu lub przyjęcia nowego pomysłu wymaga ciągłego wysiłku i spójnego przekazu na różnych platformach. O to właśnie chodzi w marketingu zintegrowanym: poznanie swojego podstawowego przesłania (patrz rozdział 9) i korzystanie z szeregu formatów komunikacji, aby przekazać ten przekaz i wzmocnić go. Przejdźmy teraz do konkretnego rodzaju pisania, którego możesz potrzebować w codziennym życiu jako niezależny pracownik.

Przedstawienie się w piśmie

Kiedy otwierasz nowy biznes w społeczności, obejmujesz nową rolę w swojej firmie lub dołączasz lub przejmujesz praktykę zawodową, przedstawianie się listownie jest warte twojego czasu. List polecający nie zastępuje wartości dobrego pierwszego wrażenia osobiście, ale jest ważnym krokiem w kierunku budowania relacji i wybrzmiewania właściwej nuty. Zacznij od myślenia o swoich odbiorcach. Załóżmy, że jesteś księgowym i przejmujesz stanowisko szefa firmy specjalizującej się w doradztwie w zakresie podatku od osób prawnych. Chcesz zatrzymać dotychczasowych klientów firmy i budować z nimi relacje. Pytanie "Co z tego dla nich?" pomaga ugruntować decyzje dotyczące treści. Co możesz powiedzieć, aby ta publiczność czuła się komfortowo i była dobrze usposobiona w kontaktach z tobą, nieznajomym? Zamiast "co chcę, żeby wiedzieli", rozważ "co chcą wiedzieć". Postaw się na ich miejscu, aby przeprowadzić burzę mózgów, co należy zrobić, pamiętając, że ludzie chcą wiedzieć, jak zmiana na nich wpływa. Oto lista prawdopodobnych pytań klientów:

•  Czy otrzymam ten sam poziom usług?
•  Skąd mam wiedzieć, że wykona dobrą robotę?
•  Czy będzie mi przeszkadzać?
•  Czy jest miłą osobą do czynienia? Polubię go?

Księgowy przełożyłby następnie ten zestaw potrzeb na listę treści:

•  Okaż mój szacunek dla byłego właściciela firmy (którego klienci prawdopodobnie polubili) i wspomnij, dlaczego odszedł (ale nie podawaj negatywnego powodu).
•  Zapewnij klientów, że ich obsługa będzie kontynuowana bez żadnych niedogodności.
•  Opowiedz klientom o sobie:

- Skąd pochodzę, plus moja najbardziej imponująca przynależność i klienci
- Moja specjalistyczna wiedza lub doświadczenie (na przykład moje wczesna praca dla IRS i certyfikacji w odpowiedniej dziedzinie)
- Otrzymane wyróżnienia dowodzą, że jestem ekspertem

•  Omów moje plany poprawy obsługi klienta (na przykład mój plan wdrożenia nowej technologii, aby ułatwić prowadzenie dokumentacji).
•  Podziel się moim wkładem jako aktywny członek społeczności (aby pokazać, że jestem miłą osobą).
•  Wyjaśnij, dlaczego kocham swoją pracę i/lub chcę poznać moich nowych klientów osobiście.
•  Oferta spotkania wszystkich lub najważniejszych klientów w cztery oczy.

Zwróć uwagę, jak niewiele pozycji na liście przemawia za referencjami zawodowymi.

W przeciwieństwie do wielu przykładów, które widzę, list wprowadzający zwykle nie jest najlepiej postrzegany jako okazja do szczegółowego opisania swoich osiągnięć i kwalifikacji. Większość ludzi przecenia zainteresowanie innych osób referencjami. Tak długo, jak podajesz podstawowe informacje o swoim doświadczeniu, ludzie zazwyczaj przyjmują za pewnik, że masz kwalifikacje. Podaj najciekawszą wersję swojej historii zawodowej i spędź resztę przestrzeni na komunikowaniu, jak życie będzie jeszcze lepsze, gdy klient będzie z tobą pracował. I jaki jesteś miły. Gdy już określisz swoją treść, list prawie pisze się sam. Najczęściej dążą do przyjaznego, ale nieco formalnego tonu. Stwórz swój lead: przyziemny, prosty otwieracz, który wyjaśnia, dlaczego dobrze piszesz. Może pomóc wizualizacja ulubionego klienta. Jedna wersja:

Szanowna Pani Kowalik: Z przyjemnością przedstawiam się jako nowy Partner Zarządzający Pembroke Tax Accountants, Inc. Jak być może Pai wie, mój dobry przyjaciel i kolega Tom Marx przeszedł na emeryturę w czerwcu. Chcę Panią zapewnić, że moim celem jest zapewnienie Pani tego samego poziomu osobistej obsługi i doradztwa, do którego jesteś przyzwyczajony, pod każdym względem.

Od 22 lat jestem entuzjastycznym doradcą podatkowym…
Swoją pasję do tej pracy odkryłem, gdy…
Ostatnio zarządzałem usługami podatkowymi dla …
Miałem przywilej służyć…
Jestem szczególnie dumny, że mogę przyczynić się do naszej wspólnej społeczności, która została doceniona przez …
Pracuję nad dodatkowymi sposobami, aby Twoje doświadczenie podatkowe było przyjemne i produktywne dzięki nowej technologii, która…

Bardzo chciałbym spotkać się z tobą wkrótce osobiście. Jeśli możesz wpaść w dogodnym dla Ciebie czasie lub wolisz telefoniczną rozmowę, po prostu daj mi znać, a ja ułożę swój grafik, aby się dostosować
Z poważaniem,
G. Leonard March

List wprowadzający nie musi być zarezerwowany na przejęcie firmy. Jeśli pracowałeś dla firmy księgowej i awansowałeś na pierwsze miejsce, mądrze byłoby napisać podobny list. Jeśli jesteś freelancerem na nowym terytorium - geograficznie lub dlatego, że podejmujesz nową pracę - przedstaw się społeczności i potencjalnym klientom. Jeśli dołączysz do firmy konsultingowej, list wprowadzający jest dobrym sposobem na poinformowanie klientów i potencjalnych klientów, w jaki sposób Twoja obecność poszerza możliwości firmy. Jeśli pracujesz dla organizacji non-profit, użyj listów, aby ogłosić swoją nową rolę organizacjom udzielającym dotacji, głównym darczyńcom, odpowiednim urzędom państwowym i innym interesariuszom. Dobrze napisany list można łatwo dostosować do odbiorców drugorzędnych. Jeśli specjalista ds. podatków ma nadzieję na wyciągnięcie klientów ze swojej poprzedniej sytuacji, może się zniechęcić do nich (jeżeli ma prawo do ich zabiegania). Potrafi też szybko dostosować go do nowych perspektyw. Jeśli jesteś częścią organizacji lub ją reprezentujesz, upewnij się, że listy wprowadzające są zgodne z kulturą Twojej organizacji i że treść nie zaskoczy Twoich przełożonych. List wprowadzający może zostać dostarczony pocztą elektroniczną, pocztą, ogłoszeniem, wystawą w centrum konferencyjnym, Twoją stroną internetową lub w wielu innych miejscach. Zanim odrzucisz listy wprowadzające jako archaiczne, rozważ dwa przykłady z mojego własnego doświadczenia.

Przykład 1:

List wysłany pocztą od specjalisty medycznego, który przejął praktykę lekarza, do którego chodziłem od lat. Po standardowym wprowadzającym zdaniu wyjaśniającym powód, dla którego napisał, dodał trzy długie, gęste akapity, wymieniając każdą chorobę, którą zwykle leczy; każdy etap edukacji; oraz wszystkie jego przynależności zawodowe i artykuły w czasopismach. Moja reakcja: nie oczekiwałem, że zostanę jego pacjentem. Nie zakomunikował, że zależy mu na ludziach i zapewnieniu komfortowego doznania.

Przykład 2:

List umieszczony przez wykonawcę zatrudnionego do pracy przy pobliskim domu:

Drogi Sąsiedzie,
Być może już wiesz, że rodzina Fine założy projekt remontu domu wkrótce. Jako generalny wykonawca rodziny chciałem poświęcić chwilę Twojego czasu na przedstawienie się. Nazywam się Gary Rand i ja lub jeden z moich kierowników projektu będę codziennie na miejscu. Po zrealizowaniu wielu projektów w środowisku na przestrzeni lat jestem bardzo wyczulony na efekty projektu o takim zakresie,jaki może mieć na sąsiedztwo. Zamierzam dostarczyć klientowi projekt wysokiej jakości, na czas, a także zapewnić jak najmniejszy wpływ na otoczenie. Moi podwykonawcy dokładnie rozumieją moje oczekiwania dotyczące niezawodnej uprzejmości i szacunku. Nieuchronnie może dojść do drobnych uszkodzeń chodnika. Naprawimy wszelkie tego typu szkody po zakończeniu projektu i dla Państwa zapewnienia, ustanowiliśmy kaucję poręczeniową z miastem. Proszę o kontakt osobisty, telefon komórkowy lub e-mail, jeśli jakikolwiek aspekt tego projektu dotyczy Państwa lub negatywnie wpływa na Państwa .
Z najlepszymi intencjami,
Gary Rand, ABID, CPBD, UCLS

Moja reakcja: zatrudnię tego wykonawcę, jeśli będę remontować. Nie miałem pojęcia, co oznaczają certyfikaty po jego imieniu i nie obchodziło mnie to. Zaufałem mu po przeczytaniu, ponieważ tak dobrze rozumiał obawy i prawdopodobny opór mieszkańców, a potem zwracał się do nich nie sprytnym językiem, ale namacalnym dowodem troski - więź poręczenia. Ludzie rozmawiali o liście daleko poza naszą ulicą, a Gary był na szczycie listy A do majsterkowania. Tworzysz wartość w swojej komunikacji, gdy opierasz ją na zrozumieniu innych ludzi i ich potrzeb. Przesłanie takie jak Gary'ego kieruje zarówno do serca, jak i do umysłu. Wywołuje pozytywną reakcję emocjonalną i wspiera racjonalną decyzję. To niezwykłe, co można osiągnąć dzięki przemyślanemu pisaniu. Nikt, z kim rozmawiałem, nigdy nie otrzymał listu takiego jak Gary'ego od kontrahenta lub w podobnej sytuacji. Zastanów się kreatywnie, czy Twoja praca daje szansę na bycie pierwszym w Twojej okolicy. Nasze środowisko cyfrowe nie wyklucza użyteczności tradycyjnego listu, direct mail, lokalnej inicjatywy marketingowej lub mediów drukowanych. W rzeczywistości cały cyfrowy świat zmierza w kierunku personalizacji: wyselekcjonowane i dostosowane treści, zindywidualizowane wiadomości, mikrosegmentowani odbiorcy docelowi, strategie generowania aktywnego uczestnictwa i poczta pantoflowa.

Pisanie, aby przedstawić swoje usługi

Jeśli jesteś samodzielnym przedsiębiorcą lub partnerem w małej firmie, być może będziesz musiał regularnie pisać listy reklamowe lub dostarczać wiadomości na telefon. Zazwyczaj Twoim celem jest zwrócenie uwagi na Ciebie lub Twój produkt lub usługę i poproszenie o spotkanie osobiste. Takie listy są ważne dla wielu profesjonalnych specjalistów. Jedno podejście zostało omówione w części dotyczącej propozycji. Oto inne, które ilustruję przez wyspecjalizowanego profesjonalistę. Sarah, zawodowa historyczka, wiedziała, że powiatowy urząd konserwatorski:

Wkrótce potrzebuję kogoś, kto zorganizuje wniosek o uzyskanie statusu punktu orientacyjnego dla lokalnego budynku. Chcąc umówić się na spotkanie, aby się przedstawić, Sarah napisała list.

Spróbuj tego: wyobraź sobie, że jesteś urzędnikiem państwowym, do którego zwraca się Sarah. Jak byś zareagował na ten list? A w kontekście rad zawartych w tej książce, jak możesz ją ulepszyć?

Szanowny Panie Johnson

Miałam przyjemność spotkać się z Panemi w lipcu ubiegłego roku, kiedy towarzyszyłem Jane Maxwell z urzędu ochrony miasta i architektowi Rogerowi Brownowi podczas wizyty w Marigold House. W tym czasie Jane i Jeremy pracowali nad nowym oznaczeniem lokalnego punktu orientacyjnego dla nieruchomości o znaczeniu historycznym i kulturowym poza historyczną dzielnicą Big City. Budynek Pritchard został oficjalnie zatwierdzony przez Radę Miasta w dniu 28 listopada. Robert Brown był architektem-konsultantem przy tym projekcie, a ja byłem historykiem-konsultantem, przygotowując poszukiwanie tytułu historycznego oraz informacje dotyczące użytkowania gruntów, kulturowe i biograficzne niezbędne do ustalenia znaczenie ośrodka zdrowia. Dziewiętnastowieczny Dom Nagietka ma do opowiedzenia ponad 300 lat historii, a wiele z nich jest prawie nieznanych. Na przykład XVIII-wieczna korespondencja Margaret Green i Eleanor March; tomik poezji Mary Jennings z 1810 r., niedawno odkryty; autobiografia niewolnicy Emelii, która uciekła na północ łodzią w 1814 roku. Wszystko to i wiele więcej przyczynia się do historycznego i kulturowego znaczenia Twojej posiadłości. Chciałabym zbadać tytuł i historię Marigold House oraz przygotować istotną część jego wniosku o oznaczenie Landmark we współpracy z Lisą i Robertą oraz miejskim urzędem ochrony. Czy możemy zaplanować trochę czasu, aby o tym porozmawiać?

Z poważaniem, Sarah Jones

Czy miałeś problem z przejściem przez to? Zrobiłem to i założyłem, że pan Johnson też by to zrobił, gdyby otrzymał list. Oto sugerowana przeze mnie wersja. Jak wypada w porównaniu z Twoim pomysłem?

Szanowny Panie Johnson:

Spotkaliśmy się w Marigold House w lipcu ubiegłego roku, kiedy towarzyszyłam Jane Maxwell z Miejskiego Urzędu Ochrony i architektowi Robertowi Brownowi podczas wizyty na miejscu. Pozwalam sobie teraz pisać, ponieważ jako zawodowy historyk bardzo chciałbym współpracować z Jane i twoim biurem w celu zbadania tytułu i historii nieruchomości pod kątem jej zastosowania jako wyznaczonego punktu orientacyjnego. Ten XVIII-wieczny dom ma ponad 300 lat wspaniałych historii do opowiedzenia. Na przykład:
Korespondencja …
Tomik wierszy Mary Jennings z 1810 r. …
Relacja z pierwszej ręki o niewolnicy Emelii, która uciekła …

Wszystkie te historie przyczyniają się do historycznego i kulturowego znaczenia Marigold House, ale tylko kilka z nich znajduje się obecnie w oficjalnych rejestrach.
Chciałbym przygotować znaczną część aplikacji i zawierać te historie i wiele innych.
Wcześniej współpracowałem z Jane przy tworzeniu nowego lokalnego lokalu
Przepisy dotyczące wyznaczania punktów orientacyjnych i służyłem jako konsultant - historyk, aby ustalić znaczenie Margaret Field …
Jestem byłym historykiem rezydentem …
Czy możemy zaplanować trochę czasu na rozmowę? Z radością przyjmę możliwość wyjaśnienia moich kwalifikacji do badania Marigold House i poparcia jego wniosku o status Landmark.

Z poważaniem, Sarah Jones

Oto wskazówki wynikające z porównania tych dwóch wersji:

•  Powiedz, co chcesz jak najszybciej, aby osoba wiedziała, dlaczego piszesz. Kiedy masz osobiste połączenie, zacznij od tego, ponieważ to pozycjonuje cię, buduje zaufanie i buduje natychmiastowe połączenie.
•  Sformatuj list, aby można go było szybko przeczytać i łatwo zrozumieć. W poprawionym liście krótka, wypunktowana lista dzieli kopię i skuteczniej przedstawia przykłady. Akapity i zdania są krótsze i mniej gęste, aby zachęcić do czytania.
•  Wykorzystaj w pełni to, co jest interesujące, istotne i/lub bliskie sercu czytelnika. Sarah prezentuje swoje kwalifikacje z konkretnymi szczegółami w wypunktowaniach. Ta technika "pokaż, nie mów" jest o wiele skuteczniejsza niż powiedzenie: "Jestem ekspertem od historii i znam wiele interesujących historii".
•  Używaj stylu pisania, który odnosi się do odbiorców i Twojego celu. W tym przypadku pisarka zwraca się do kogoś o orientacji akademickiej podobnej do jej własnej, więc nieco formalny ton wydaje się odpowiedni.
•  Cytuj dane uwierzytelniające, ale niekoniecznie z góry. Często nie są to najlepsze punkty sprzedaży, jak wyjaśniłem w poprzedniej sekcji "Przedstawienie się w piśmie". Ludzie reagują bardziej na twoje zrozumienie wyzwań i tego, co możesz dla nich zrobić, niż na to, co zrobiłeś w przeszłości. To naprawdę nie jest sprzeczne z intuicją: wiedza o tym, jak połączyć swoją wiedzę z problemami innych ludzi, jest głównym znakiem rozpoznawczym profesjonalizmu.
Jeśli wymyśliłeś inną wersję, którą lubisz bardziej, dobrze dla ciebie.

Edycja i pisanie są dalekie od naukowych. Może fajnie byłoby pomyśleć, że możesz podążać za formułami lub korzystać z szablonów, ale "puszkowane" podejścia są zbyt ogólne i nudne. Ćwicz myślenie o każdym wyzwaniu, mając na uwadze ramy cel plus publiczność, zwracaj się do głowy i serca, a będziesz częściej uzyskiwać pożądane wyniki.

Tworzenie listów, które sprzedają

Pisanie listów "na zimno" w celu sprzedaży produktu jest podstawą pracy profesjonalnych copywriterów i nie bez powodu. Obecnie o uwagę konkuruje tak wiele ofert, że ludzie są automatycznie sceptyczni, niecierpliwi i znudzeni stosami maili typu "kup mnie", które przytłaczają w każdej formie, od bezpośrednich wiadomości pocztowych po e-maile, filmy i media społecznościowe. Chociaż dzisiejsze środowisko internetowe oferuje niezwykłe możliwości tworzenia i dostarczania przekazu marketingowego, nie oczekuj, że zrobisz to z góry. Tu jest kilka pomysłów do wykorzystania.

•  Określ swój cel i poznaj swoich odbiorców. Nie oczekuj, że ktoś odpowie na pojedynczą wiadomość, wystawiając czek na poczcie. Bardziej realistycznie, staraj się wzbudzić zainteresowanie czytelnika, zacznij budować zaufanie i zwabić ją do następnego kroku. Pierwsza wiadomość powinna mówić wystarczająco dużo, aby zainteresować czytelnika dalszymi działaniami. Jeśli sprzedajesz, Twoim zadaniem jest poznanie organizacji na tyle dobrze, aby zrozumieć jego wyzwania i wyjaśnić, jak możesz pomóc. Pomyśl także o konkretnej osobie, do której piszesz - jej celach, naciskach i roli.
•  Nawiąż połączenie. Ludzie ufają ludziom, którzy wydają się pochodzić z ich własnych światów. To nie jest szkodliwe; po prostu trudno ufać nieznajomym. Kiedy automatycznie masz połączenie, zacytuj to: "Spotkaliśmy się na takim a takim wydarzeniu" jest dobre. Więcej możliwości:

- Mamy wspólnego przyjaciela lub zawodową więź.
- Rozmawiałem z przedstawicielem Twojej firmy na targach lub konferencji.
- Współpracujemy z klientem, którego znasz.
- Zdobyliśmy nagrodę za osiągnięcia w naszej branży.

A może czytasz blog, który napisała dana osoba, lub słyszałeś, jak mówi, lub czytasz o niej w dzienniku biznesowym. Kop jak trzeba.

•  Zacznij mocno. Spróbuj połączyć zarówno osobiste połączenie, jak i swoje umiejętności rozwiązywania problemów w jednym zdaniu otwierającym, na przykład:

Chuck Smith zasugerował, abym skontaktował się z Panem, aby wyjaśnić, jak rozwiązałem jego najpilniejszy problem, którym z pewnością się z nim podzielisz: zmniejszenie audytu rządowych inwestycji zagranicznych. Ewentualnie poprowadź historię, gorący przycisk, niezwykłą korzyść lub ofertę, zaskakujący fakt lub statystykę. Fajnie jest być chwytliwym, ale nie zwariuj, próbując być mądrym lub zabawnym. Lepiej nie opowiadać dowcipu, niż takiego, który jest płaski lub może zostać źle zinterpretowany. Znajomość swojej wartości i korzyści, jakie możesz przynieść drugiej stronie, daje Ci pewne podstawy do osiągnięcia tego celu.

•  Pamiętaj o "prośbie". Jeśli chcesz, aby czytelnik sprawdził Twoją witrynę, poprosił o darmowy ebook, zarejestrował się na Twoim blogu lub zadał pytanie - wszystko w interesie zebrania informacji kontaktowych - powiedz to. Jeśli chcesz spotkać się twarzą w twarz, powiedz to. Rozsądnie jest ustalić ramy czasowe: na przykład propozycja ustalenia wartości w ciągu 10 minut jest bardziej atrakcyjna niż prośba o otwarte zobowiązanie i sugeruje, że jesteś skoncentrowany i nie marnujesz czasu tej osoby. Zapytaj o wygodę czytelnika, zamiast mówić "Przyjdę o 16:00". w czwartek."
•  Przygotuj się do wymeldowania. Pamiętaj, że zainteresowany czytelnik prawdopodobnie sprawdzi Ciebie i Twoją organizację w Internecie. Twoja strona internetowa i profile LinkedIn, a także inne platformy, powinny być w dobrym stanie, aby wspierać Twój przekaz marketingowy. A jeśli znajdziesz jakieś wstydliwe posty związane z Twoim życiem osobistym, możesz być pewien, że potencjalny klient również to zrobi. Uporządkuj swoje działania - i sprawdzaj się w przyszłości, aby uniknąć utraty okazji, których pragniesz.

Zbieranie na Twoich fakturach

Bez względu na to, jak starannie pisane są faktury i umowy, każdy konsultant, freelancer i przedsiębiorca ma czasami problemy z zebraniem pieniędzy. Jak utrzymać dobrą relację z naciskiem na zapłatę? Zminimalizuj ryzyko utraty pieniędzy i/lub klienta, prosząc o zaliczkę przy podpisywaniu umowy, bez względu na to, jak bardzo ufasz osobie, z którą masz do czynienia i jak stałym klientem była. Wiadomo, że ludzie odchodzą z pracy, a ci, którzy ich zastępują, wolą własnych dostawców lub przynoszą pracę we własnym zakresie. Wiadomo, że firmy wypadają z rynku i składają wnioski o upadłość bez ostrzeżenia. Możesz również napotkać spory o to, czy w opinii kupującego dostarczyłeś zgodnie z oczekiwanym standardem. Nikt ze szczerymi intencjami nigdy nie będzie cię winił za działanie w sposób biznesowy, aby chronić siebie, żądając zaliczki. I nie kładź podwaliny pod oszukiwanie siebie, jeśli charakter pracy oznacza, że na początku wykonasz większą część, na przykład wymyślanie pomysłów lub tworzenie planu. Skonfiguruj harmonogram płatności, aby uwzględnić ten aspekt pracy w przypadku rozwiązania umowy. Umowa jest tak dobra, jak gotowość stron do jej spełnienia. Jeśli klientowi nie podoba się to, co tworzysz, egzekwowanie prawa może nie być pożądane lub praktyczne. Kiedy płatność jest trochę spóźniona, zminimalizuj urazę, mówiąc jak najmniej w całkowicie neutralnym, bez winy, bezosobowym tonie. Spraw, aby osoba, do której piszesz, partner w wysiłkach windykacyjnych:

Temat: Czy możesz pomóc?
Drogi Tardee,
Moja płatność za projekt Tylera jeszcze nie wpłynęła, choć prace zostały ukończone dwa miesiące temu. Czy możesz w moim imieniu trochę popchnąć maszynerię?
Bardzo to docenię. - Marty

Lub:

Wiersz tematu: Przyjazne przypomnienie
Drogi Tardee,
Zastanawiam się, czy jest możliwe przyspieszenie przetwarzania mojego drugiego czeku za pracę Curio Design. Zgodnie z naszą umową minął 4 września, ale nie dotarł.
Docenię twoją pomoc w tym.
Dzięki, Marty

Nigdy nie ma powodu, by apelować o ubóstwo. Nie mów, że potrzebujesz pieniędzy na opłacenie rachunków. Wiadomości o opóźnionych płatnościach, w przeciwieństwie do większości , działają lepiej, gdy są bezosobowe. To samo minimalistyczne podejście przydaje się, gdy ponosisz pewną odpowiedzialność. Przyjaciółka z zakłopotaniem odkryła, że zaniedbała zrealizowania czeku, a bank nie mógł go zaakceptować. Napisała do klienta:

Drogi Panie Blak:
Śledząc faktury i płatności do celów podatkowych, księgowość zwróciła nam uwagę, że czek nr 9174 wypisany 12 stycznia tego roku został odrzucony przez ABC Bank z powodu wymagań dotyczących potwierdzenia. Z naszych danych wynika, że czek nie został ponownie zdeponowany. W załączeniu kopia czeku, który nie został zaksięgowany na koncie Marketing Pro. Czy mógłbyś wystawić nowy czek, aby zastąpić ten, który został pierwotnie dostarczony? Przepraszamy za wszelkie związane z tym niedogodności. Dziękuję Panu,

Marcia Biała

Zakładając, że redakcja lub królewskie "my" wraz z formalnym tonem depersonalizuje prośbę i przedstawia ją jako usterkę między biurokracjami, chociaż pisarz prowadzi bardzo małą firmę z wirtualnego biura. Czasami jednak, aby udokumentować zdarzenie lub problem lub przedstawić swoje roszczenie w bardziej formalny sposób, potrzebny jest prawdziwy "pismo z rejestracją". Tego rodzaju pismo może mieć konsekwencje prawne, które dotyczą prawników. To wykracza poza mój zakres, ale mogę podzielić się strategią, aby trzymać w tylnej kieszeni poważnie opóźnione płatności i inne konfrontacyjne sytuacje: rachunkowość chronologiczną. Tutaj wszystko sprowadza się do faktów. Zorganizuj wszystkie istotne fragmenty i ułóż je na osi czasu. Następnie stwórz list, który po prostu maszeruje po każdej pozycji na liście w beznamiętny, rzeczowy sposób: bez dodatków, bez przymiotników kwiecistych, bez emocji. Rozpocznij każdą pozycję od daty. Załóżmy, że jesteś niezależnym grafikiem, a klient nie zapłacił ostatniego rachunku, który był należny sześć miesięcy temu. Teraz daje do zrozumienia, że praca nie została wykonana w sposób zadowalający i nie będzie odbierać telefonów. Nie chcesz iść do sądu, ale chcesz pieniędzy. Twój list może iść w ten sposób:

Drogi Melu:
6 lipca tego roku skontaktowałeś się z moją firmą MorningGlory Design, aby zapytać o usługi internetowe dla Twojej firmy Thompson, Ltd.
8 lipca spotkaliśmy się w Twoim biurze na dwie godziny, aby omówić potrzeby i cele Thompsona.
15 lipca wysłałem Ci podsumowanie naszej rozmowy z naszymi sugestiami, aby strona internetowa spełniała Twoje wymagania. Zadzwoniłeś i powiedziałeś "Bardzo mi się podoba podejście, śmiało". 22 lipca wysłałem ci umowę, w której określono, że MorningGlory zapewni wymienione usługi (patrz załączone strony umowy 1 i 2) za proponowaną opłatą (patrz załączona strona umowy 3) i harmonogramem płatności. 22 lipca oboje podpisaliśmy umowę. Przekazałeś jedną trzecią należnej płatności. 10 sierpnia przedstawiłem projekt wstępny. Powiedziałeś, że "z pewną poprawką byłoby dokładnie to, czego chcę" i że wyślesz drugą płatność pod koniec tygodnia. 19 sierpnia przedstawiłem poprawioną wersję w oparciu o Wasze uwagi. Powiedziałeś: "Wygląda fantastycznie, pozwól, że przyjrzę się dokładniej moim pracownikom, a sprawdzę płatność, której nie otrzymałeś".
I tak dalej. Dalsze wpisy mogą zawierać daty wysłania faktur, kiedy pojawił się nowy projekt strony internetowej i każdy inny istotny szczegół - im więcej, tym lepiej. Podsumowanie:
Podsumowując, wywiązałem się ze wszystkich zobowiązań wynikających z naszej umowy terminowo i za Państwa pełną aprobatą. Strona jest online dokładnie tak, jak ją zaprojektowałem. Ale sześć miesięcy później nie zapłaciłeś dwóch trzecich opłaty, na którą zgodziłeś się na piśmie. Prosimy o natychmiastowe przekazanie należnego salda.

Bardzo szczerze twoja, Natasha

To chyba jedyne miejsce w tej książce, które polecam jako formalny język o archaicznym tonie. Taki list brzmi tak, jakby doradzał ci prawnik. A przynajmniej twój czytelnik rozpozna, że masz dobrą sprawę i jesteś gotowy na dochodzenie roszczeń prawnych. Jeśli Mel nie dotrze i zdecydujesz się skorzystać z drogi prawnej, Twój list stanie się częścią tego procesu i dobrze Ci służy. Podejście działa równie dobrze, gdy jesteś po drugiej stronie ogrodzenia. Co więcej, jeśli nie chcesz płacić nieuczciwego rachunku i wyraźnie oświadczasz, że nie masz zamiaru płacić, regres drugiej strony może być ograniczony, w zależności od stanu, w którym mieszkasz. Podkreśl prawne podteksty swojego listu, wysyłając go pocztą lub jeszcze lepiej, poświadcz to i zażądaj podpisu, aby potwierdzić odbiór.

Podniesienie struktury opłat

Większość freelancerów, których znam, nienawidzi mówić o pieniądzach. Często dobrym sposobem na to jest pisanie. Możesz zebrać swoje myśli i skuteczniej je wyartykułować bez obecności osoby, a także dać jej chwilę wytchnienia, aby rozważyć również twoją prośbę. Klienci zazwyczaj nie lubią tych rozmów bardziej niż Ty i mogą wyrzucić negatywną odpowiedź, którą trudno ponownie rozważyć. Wielu konsultantów, którzy odnieśli sukces, omija pytania dotyczące kosztów przed przedstawieniem oferty, ponieważ mogą napisać całą związaną z tym pracę (podobna do struktury faktury, którą sugeruję w sekcji "Przeliterowanie wykonanych usług"). Pisanie umożliwia im również analizę i zdefiniowanie większej wartości proponowanej pracy dla firmy. To przygotowuje grunt pod lepszą rozmowę. Jedną z trudnych potrzeb jest prośba o podwyżkę opłaty. Większość ludzi, którzy zatrudniają niezależnych pracowników, jest zadowolona z tego, że na zawsze pozostanie w tym samym rytmie. Nie przypominam sobie, bym słyszała o przypadkach, w których freelancerowi oferowano podwyżkę. nie przypominam sobie, by słyszałem o przypadkach, w których freelancerowi zaproponowano podwyżkę. Zapytaj, czy Twoja firma i koszty utrzymania rosną jak wszyscy inni, czy też doświadczyłeś "pełzania zakresu" - to znaczy, że inwestujesz więcej czasu, niż sprawiedliwie pokrywa Twoja struktura opłat. W przypadku tego problemu sprawdza się również podejście do inkasowania na fakturach. Wymień możliwe punkty treści. Będziesz mieć szczegółowe informacje w zależności od sytuacji, ale oto kilka dość uniwersalnych punktów, które należy wziąć pod uwagę przy formułowaniu wiadomości:

Podnoszę stawkę o 5 proc.
Od trzech lat nie podniosłem opłat.
Moje koszty ogólne i operacyjne nieuchronnie rosną.
Moja praca jest dla Ciebie cenna, o czym świadczą…
Moja usługa w nadchodzącym roku będzie jeszcze lepsza, ponieważ…
Ostatni punkt jest opcjonalny, ale jeśli możesz wymyślić coś, co tak naprawdę nic Cię nie kosztuje - na przykład powiększenie personelu lub nowe możliwości, które i tak zaplanowałeś, oferta częstszych spotkań lub sposób na zmianę przeznaczenia swojej pracy na dodatkowe zastosowań - podajesz czynnik łagodzący, który skłania klienta do łatwiejszego wyrażenia zgody. Wydaje więcej, ale dostaje więcej. Pamiętaj, że wiadomość taka jak ta zostanie prawdopodobnie przekazana w górę łańcucha menedżerskiego i przejrzana przez osoby zajmujące się finansami, więc podaj swojemu kontaktowi informacje, które pomogą mu uzyskać aprobatę w Twoim imieniu. I używaj bezosobowego, ale wciąż przyjaznego stylu pisania. Kiedy najpierw przedstawisz swoje podstawowe punkty, oszczędzisz sobie wiele męczarni. Po prostu podążaj tropem!

Drogi Jerzy,
Piszę, aby ostrzec Cię, jako wieloletniego klienta, że Siostry Marsh podniosą stawkę naszego projektu o 5 procent w nadchodzącym roku. Wiem, że zrozumiesz, że podobnie jak Tailor Enterprises, nasze koszty operacyjne stale rosną. Nie podnosiliśmy stawek od trzech lat i zrobiliśmy to tylko raz w ciągu siedmiu lat naszej wspólnej pracy. Oczywiście chcemy nadal zapewniać Tailorowi najlepszą możliwą obsługę. Byliśmy bardzo dumni, że w ubiegłym roku zdobyliśmy nagrodę Stowarzyszenia March Association of Merit for the Chancellor Project, a jeszcze bardziej cieszy nas, że nasza praca przyczyniła się do zwiększenia przychodów firmy Tailor w Blue Division w minionym kwartale. Mamy plany, aby jeszcze skuteczniej wspierać Cię w osiąganiu celów biznesowych. Wdrażamy teraz nowy system oprogramowania, który zapewni bardziej szczegółowe raporty z jeszcze szybszą realizacją. Wszyscy w Marsh czekamy na współpracę z Państwem w tym roku i razem wiemy, że osiągniemy nowe wyżyny.
Z poważaniem,
Maggie

Komunikowanie się jako wirtualny pracownik

Praca w domu i wirtualne zespoły z roku na rok mają tendencję wzrostową. Oprócz rosnącej liczby osób, które pracują nad projektem lub w trybie godzinowym, więcej pracowników niż kiedykolwiek pracuje ze swojej macierzystej części tygodnia. Wielu innych wykonuje swoją pracę z dala od centrali i mogą znajdować się poza kontynentami i strefami czasowymi lub poza miastem. Współpraca z ludźmi, których nigdy nie widujemy, stała się dla wielu z nas powszechnym doświadczeniem. Technologia komunikacyjna otwiera wszystkie te możliwości dzięki coraz łatwiejszym sposobom pracy wirtualnej. Ale niewielu z nas jest przeszkolonych, aby dobrze funkcjonować w wirtualnej rzeczywistości. Pisanie strategiczne daje ci kluczową przewagę jako członek wirtualnego zespołu lub lider projektu. Z wyjątkiem sytuacji, gdy widzimy naszych wirtualnych współpracowników na ekranie, interakcja między wirtualnymi współpracownikami odbywa się zazwyczaj za pomocą pisemnych wiadomości i rozmów telefonicznych. Ma to wiele wad. Musisz współpracować bez możliwości odczytywania wyrazu twarzy, mowy ciała i być może intonacji. Zrozumienie perspektywy ludzi, zbudowanie zaufania i poznanie, czego można oczekiwać od każdego, może potrwać znacznie dłużej, aby móc skutecznie wchodzić w interakcje. Jeśli za każdym razem uczestniczysz w krótkoterminowych projektach z nowymi zespołami, opracowanie zestawu praktyk jest szczególnie ważne. Jeśli masz wybór, spróbuj rozpocząć współpracę osobiście lub blisko niej. Spotkanie twarzą w twarz z zespołem jest najlepsze, ponieważ spędzenie czasu na poznanie się przynosi wiele korzyści. Konferencje wideo to wybór drugi lub użyj Skype'a lub miejsca spotkań wideo w chmurze, takiego jak Zoom. Telefon to trzeci wybór. Niezależnie od tego, jak się uda, twoje pierwsze spotkanie powinno dotyczyć dobrych praktyk i ustalić uzgodnione wytyczne, które zostaną rozesłane na piśmie wszystkim zaangażowanym. Ten dokument powinien określać cel grupy; indywidualne obowiązki; wzajemne zobowiązania; kamienie milowe w kierunku celu i terminów; i każda dostępność danej osoby, biorąc pod uwagę lokalizacje i strefy czasowe, a także preferencje dotyczące pracy (na przykład, czy ludzie są osiągalni w nocy? W weekendy?). Dołącz listę kontrolną, aby oznaczyć postęp. Zdecyduj się na mechanizmy udostępniania, takie jak Dysk Google, Dokumenty Google czy Dropbox. Lepiej jest planować okresowe spotkania grupowe online, jeśli nie osobiście, aby utrzymać tempo, rozwiązać problemy osobowości i rozwiązać nieuniknione przeszkody - wszystkie są znacznie lepiej obsługiwane twarzą w twarz. Ważne jest, aby wiedzieć, kto tu rządzi. Jeśli istnieje wyznaczony lider projektu, jego rola powinna być w pełni sprecyzowana. Jeśli "wszyscy są równi" i nikt nie jest centralnie odpowiedzialny, dobrym pomysłem jest, aby grupa uzgodniła, że konkretna osoba będzie koordynować, utrzymywać wszystkich na właściwej drodze i pociągać członków zespołu do odpowiedzialności. Notatnik lub główny komunikator powinien być przeznaczony na spotkania. Jeśli to niepopularne zadanie jest do wzięcia, zgłoś się na ochotnika! W robieniu notatek leży władza. Dowiesz się więcej: wszyscy dzielą się z Tobą informacjami. A kiedy jesteś reporterem, tworzysz perspektywę. Oto kilka sposobów, które pomogą Ci być dobrym wirtualnym współpracownikiem i ogólnie dobrym członkiem zespołu:

•  Komunikuj się zawsze w pozytywny, optymistyczny sposób, który promuje budowanie relacji. Wyrażaj uznanie dla dobrej pracy lub wkładu innych osób w pisemnych notatkach, które są szczególnie cenione.
•  Przekaż odpowiednie notatki osobiste. Dopóki nie poznasz lepiej ludzi, możesz pytać o przyziemne sprawy, takie jak pogoda lub czyjś weekendowy wyjazd. Zwróć uwagę, że badania dotyczące pracy zespołowej wykazały, że "mała rozmowa" i dobre słuchanie, które budują komfort i poziom zaufania, charakteryzują zespoły, które odnoszą największe sukcesy.
•  Napisz taktowne wiadomości. Szanuj swoich kolegów z drużyny, pisząc jasno, zwięźle, rzeczowo i kompletnie. .
•  Wprowadź pisemną technikę powtarzania, aby potwierdzić, że wszyscy są na tej samej stronie. Takie postępowanie zapobiega błędnym interpretacjom, zwłaszcza w przypadku zmiany kierunku. Na przykład potwierdź swoje działania za pomocą notatek, takich jak: "Aby kontynuować naszą rozmowę we wtorek, planuję następujące … ".

Prezentacja mediów

Relacje w mediach drukowanych lub internetowych to atrakcyjna propozycja dla większości firm. Daje ci darmową ekspozycję, prawda? Haczyk polega na tym, że wszyscy o tym wiedzą, więc zdobywanie przestrzeni medialnej jest konkurencyjne. Z drugiej strony, każdego dnia pojawia się coraz więcej punktów sprzedaży i wymaga stałego dopływu nowych treści. Możesz znaleźć możliwości, jeśli jesteś gotowy zainwestować trochę czasu i energii. Pamiętaj, że dzisiejszy magiczny Internet umożliwia publikowanie i rozpowszechnianie własnych wiadomości. Możesz zamieścić go na własnej stronie internetowej, rozesłać mailem lub skorzystaj z usług takich jak PR Newswire (www.prnewswire.com), 24-7 Press Release (www.24-7pressrelease.com) i eReleases (www.ereleases.com). Niezależnie od tego, jak ją rozpowszechniasz, Twoja informacja prasowa musi wyglądać profesjonalnie. Jeśli potrzebujesz miejsca na promocję swojego produktu lub usługi w druku lub w sklepie internetowym, wiedz, że im większa i szersza publiczność, tym bardziej jest zalana profesjonalnie przygotowanymi akcjami medialnymi. Nawet średniej wielkości organizacje utrzymują wewnętrzne działy PR lub zatrudniają agencje, które wykonują tę pracę w takim stopniu, w jakim widzą korzyści. Jeśli prowadzisz małą firmę lub jednoosobową działalność, logiczne jest stwierdzenie, że:

•  Twoim najlepszym celem są lokalne media. Lokalni redaktorzy postrzegają swoją rolę jako dawanie ludziom w społeczności możliwości zabłyśnięcia i oczywiście dzielenia się interesującymi wiadomościami z czytelnikami. W wielu lokalizacjach rozkwitają gazety społecznościowe i miejskie, regionalne publikacje biznesowe i lokalne czasopisma. Większość publikuje również wersje online.
•  Najlepszą strategią jest promocja przez e-mail. Ewentualnie telefonicznie, w zależności od redaktora. Jeśli studiujesz media, którymi jesteś zainteresowany, możesz łatwo dowiedzieć się, czego organizacja szuka i dowiedzieć się, jak odnieść się do tych możliwości. Zwróć uwagę na odwieczne potrzeby, takie jak historie związane z porą roku i świętami oraz pomysły, które sprawiają, że czytelnicy czują się dobrze. Publikacje też chcą przemawiać do serca. Nieformalne wydania, które nie są zgodne z tradycyjnym formatem, mogą być w porządku, ale wiele z Twoich celów wymaga znanego podejścia. W każdym razie wiedza o tym, jak napisać oficjalne oświadczenie, wyostrza twoje myślenie.

Pisanie tradycyjnych "informacji prasowych"

Ten tradycyjny format informacji prasowej sprawdza się najlepiej, gdy masz do przekazania "prawdziwe wiadomości", co oznacza, że dzieje się coś interesującego dla reportera lub redaktora. Na przykład, jeśli organizujesz koncert benefisowy i pojawi się znany wykonawca, jest to interesujące; otrzymujesz znaczącą nagrodę; lub Twoja firma otwiera nowe biuro. Takie wydarzenia są dobrą pożywką dla lokalnej gazety lub regionalnej publikacji biznesowej. Jeśli szukasz relacji z wydarzenia, pamiętaj, że statyczne spotkanie, przemówienie lub prezentacja nie są warte czasu dziennikarza. Ale możesz zapewnić konto po fakcie samodzielnie. Jeśli poradzisz sobie z tym tak, jak zrobiłby to reporter, pisząc w stylu publikacji i dostarczając dobre zdjęcie, a redaktor ma miejsce na wypełnienie tego numeru, twoje wydarzenie może trochę zarobić. Nawet statyczne wydarzenie można urozmaicić szczegółami. Jeśli znany dyrektor generalny wygłosił przemówienie, na przykład zrelacjonowanie tego, co powiedział, pod warunkiem, że miało to wartość, jest o wiele bardziej atrakcyjne niż po prostu stwierdzenie, że tam był. Jeśli uczeń liceum otrzymał nagrodę, co dokładnie zrobił, żeby na nią zasłużyć? Co powiedział podczas ceremonii? Jakie są jego plany na przyszłość? Komunikat prasowy ma tradycyjnie następującą strukturę. Załóżmy, że tematem jest wydarzenie.

•  Data i pełne dane kontaktowe - konkretna osoba osiągalna w dzień, w nocy, w weekendy!
•  Przekonujący nagłówek akcji.
•  Podtytuł z dodatkowymi informacjami.
•  Lead skupiony na najciekawszych lub najbardziej istotnych informacjach dla odbiorców redaktora. Ważne: Czy publiczność jest zaproszona? Czy redaktor?
•  Kilka akapitów z niezbędnymi informacjami. Wytyczne mają obejmować kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego i mogą zawierać interesujący cytat i wszelkie zdjęcia.
•  Jak redaktor powinien śledzić. Czy istnieje harmonogram wydarzeń?
•  Oświadczenie "Boilerplate" opisujące Twój biznes w kilku linijkach.

Pisanie prezentacji e-maili

Dobrą alternatywą dla pisania tradycyjnego wydania jest e-mail pitch, który w rzeczywistości preferuje wielu redaktorów. Ale trzeba to dokładnie przemyśleć. Poznaj swoją historię. Tutaj również potrzebujesz przekonującego nagłówka w temacie. Następnie musisz skonstruować kilka zwięzłych akapitów, które sprawią, że Twoje wydarzenie będzie interesujące, ważne i istotne, a także odpowiedzieć na pytania "kto-co-kiedy-gdzie-dlaczego". Na przykład:

Temat: Inteligentne komputery pomagają niepełnosprawnym mieszkańcom domów opieki odkrywać Internet

Drogi Mike:
Życie w domu opieki jest samotnym przedsięwzięciem dla wielu członków naszej społeczności. Im bardziej zapracowani są członkowie rodziny, tym mniej mogą zwiedzać, a wielu mieszkańców ma niewielkie szanse na opuszczenie ograniczonego lokalu. Moi koledzy i ja z Clever Computers uczyliśmy mieszkańców domów opieki, jak nawiązywać kontakty towarzyskie z rodziną i przyjaciółmi w Internecie oraz realizować swoje osobiste zainteresowania poprzez zasoby i kursy online. Ale odkryliśmy, że wielu z tych seniorów nie radzi sobie wystarczająco dobrze z klawiaturą.
W poniedziałek 24 lipca pokażemy dziesięciu mieszkańcom Maple Tree Home, którzy nie są w stanie wpisać, jak uzyskać dostęp do cudów Internetu za pomocą samej kontroli głosowej. Bylibyśmy zachwyceni, gdybyś Ty lub członek Twojego personelu mógł do nas dołączyć i na własne oczy przekonać się, jak ci seniorzy doświadczają swojej mocy, by po raz pierwszy otworzyć świat. Clever Computers (www.clevcomp@bgs.net) to 14-letnia firma działająca w społeczności, która służy społeczności biznesowej w zakresie rozwiązywania problemów z komputerami, systemów sieciowych i szkoleń.
[Godzina wydarzenia, miejsce, data, wskazówki dojazdu tutaj] Zadzwoń do mnie, aby uzyskać więcej informacji. Fotograf jest mile widziany.


Sharon Fisher, dyrektor generalny
Nieco bardziej ustrukturyzowanym podejściem jest zaproszenie do relacji z mediami i powiadom co najmniej tydzień przed wydarzeniem:
Z:
Kontakt:
Wydarzenie: (Nagłówek)
Data wydarzenia:
Miejsce:
Miejsce:
Opis tego, co się wydarzy i jego znaczenie, kim jest organizator (w sumie trzy krótkie akapity)
Więcej informacji o organizatorze (z adresem strony internetowej)

Bezpośrednie zaproszenie do udziału

Publikacja lokalna (w przeciwieństwie do ogólnokrajowej) prawdopodobnie zareaguje na każdą formę prezentacji. Lokalne gazety, magazyny regionalne i publikacje biznesowe są coraz mniej dostępne i pojawiają się tylko na wydarzeniach o wysokim priorytecie. W związku z tym redaktor może zaprosić Cię do wysłania po fakcie komentarza lub zdjęcia i podpisu w wysokiej rozdzielczości. Wtedy im lepiej wykonujesz pracę reportera i dostarczasz dobrze napisany, gotowy do użycia materiał, tym większe masz szanse na zdobycie przestrzeni medialnej. Jeśli chcesz wnieść pełnoprawny artykuł lub kolumny oparte na twojej specjalistycznej wiedzy, dobrze jest przedstawić pomysł w ten sam sposób przed napisaniem. W razie zainteresowania redaktor udzieli wskazówek, które pomogą ci wyprodukować to, czego potrzebuje. Moja rada dotycząca pisania blogów w rozdziale 12 może pomóc. Nie zapomnij o lokalnych kanałach informacyjnych online, które zawsze są głodne wiadomości. I rozważ lokalną telewizję. Ale aby przyciągnąć ekipę wideo na scenę, musisz być w stanie obiecać mocne efekty wizualne. Ponieważ technologia wideo rozwija się o wiele lepiej przez cały czas, możesz być w stanie samodzielnie stworzyć akceptowalny materiał filmowy z wydarzenia i przesłać go. Lub zatrudnij lokalnego kamerzystę.

Poszukiwanie pomysłów dla mediów

Być może pomyślałeś, czytając to, że nie prowadzisz interesujących zajęć, takich jak uczenie osób z domu opieki, jak korzystać z komputera, organizowanie koncertu charytatywnego lub otwieranie nowego biura. Firmy i organizacje non-profit identyfikują dobre pomysły na dwa podstawowe sposoby: po pierwsze, stale mają oczy i uszy otwarte, aby zauważyć, w co jest zaangażowana organizacja i każdy jej członek, co jest warte dzielenia się. Po drugie, tworzą działania, które zasługują na rozgłos. Na przykład firma Clever Computers mogła zdecydować się na uruchomienie programu domów opieki, ponieważ ktoś dostrzegł potrzebę. Albo mogli pomyśleć o tym, co mogliby wnieść do społeczności, co byłoby myślą o tym, co mogliby wnieść do społeczności, co byłoby wartościowe i uzasadnione zainteresowanie mediów. Pragnienie rozgłosu jest motywującą siłą wielu wspaniałych programów. Każde przedsiębiorstwo dzisiaj chce być znane jako dobry członek społeczności i aktywnie szuka sposobów na nawiązanie kontaktu z tą społecznością poprzez dobre cele. Jeśli robisz coś wspaniałego lub naprawdę innowacyjnego w swojej branży, spójrz na szerszy wachlarz możliwości. Publikacje branżowe i profesjonalne również potrzebują materiałów, a jeśli masz coś do zaoferowania, ich drzwi mogą się otworzyć. Zaprezentuj redaktorom, jak opisałem w poprzednich sekcjach, biorąc pod uwagę wartość twojej sugestii dla publiczności. Serwisy informacyjne również rozwijają się dzięki relacjom. Odrób pracę domową i zapoznaj się z lokalnymi punktami sprzedaży: co je interesuje, styl prezentacji, zakres. Dowiedz się, jak dotrzeć do redaktorów i reporterów. Na poziomie lokalnym znajdź okazję, aby z nimi porozmawiać. Na poziomie krajowym i regionalnym pamiętaj, że większość najważniejszych publikacji szuka dziś pomysłów i akceptuje oferty za pośrednictwem mediów społecznościowych. Chętnie nawiążą kontakt, jeśli możesz zaoferować im coś wartościowego i wykazać zrozumienie ich potrzeb. Śledź ich na Twitterze i Facebooku i dowiedz się o nich na LinkedIn, a będziesz znacznie lepiej przygotowany do produktywnego łączenia się. Następnie przyjrzymy się zastosowaniu technik pisania, które omawialiśmy we wcześniejszych rozdziałach, do typowych wyzwań związanych z pisaniem w zarządzaniu.