Część V … [PDF]



Rozwiązywanie typowych problemów z pisaniem

Jak poznałeś w Części 4, dobra samodzielna edycja wymaga spojrzenia na swoje pisanie na dwóch poziomach: makro i mikro. Część 4 koncentruje się na tym, jak oceniasz swoje treści i skutecznie prezentujesz swój materiał. Tu omówiono jeszcze bardziej szczegółowe zagadnienia edycji: techniki porządkowania materiału oraz ulepszania zdań i słów. Każdy z nas ma własne demony pisania, uporczywe problemy, które pojawiają się we wszystkim, co piszemy. Na szczęście większość z tych problemów należy do wspólnych kategorii, które można skorygować za pomocą zdroworozsądkowego podejścia. Co więcej, nie musisz opanowywać setek reguł gramatycznych. Ta Część zawiera repertuar praktycznych technik rozpoznawania i radzenia sobie z własnymi słabościami. Gdy już je wchłoniesz i zaczniesz wprowadzać je w życie, pozwalają ci zażegnać problemy, zanim odciągną ci wiadomość lub podważą twój sukces. Jeśli potrzebujesz więcej motywacji niż radykalnie poprawić całą swoją komunikację pisemną, pamiętaj, że proces przemyślanego pisania wyostrza twoje myślenie. Kiedy zadajesz sobie trud przekształcenia swojego znaczenia w bezpośredni, zwięzły, przekonujący język, wyjaśniasz to sobie i swoim czytelnikom. W kilku przykładach pokazuję, jak to działa. Zaczynając od źle napisanego zdania, przechodzę przez trzy lub cztery kolejne etapy redakcyjne. Wszystkie wersje mogą być "poprawne", ale myślę, że zgodzicie się, że najlepiej sprawdza się ostatnia. Zwróć uwagę podczas edytowania własnego materiału, że każde ulepszenie otwiera drzwi do większej liczby możliwości ulepszeń. Sumują się, aby zwiększyć wpływ Twoich wiadomości i dokumentów. Edycja to potężne narzędzie komunikacji. Kiedy już przyswoisz tę prawdę, może się okazać, że warto poświęcić jej czas - i sprawić więcej frajdy, niż się spodziewasz.

Organizowanie dokumentu

Wiele osób, w tym wielu doświadczonych pisarzy, twierdzi, że organizacja jest ich największym wyzwaniem. Jeśli zastosujesz się do procesu opisanego w Części 2, który pokazuje, jak zaplanować każdą wiadomość w ramach swojego celu i odbiorców, możesz być w stanie znacznie ominąć wyzwanie organizacji. Ale to może nie rozwiązać całkowicie twoich problemów, zwłaszcza gdy dokumenty są długie lub skomplikowane, napisane przez więcej niż jedną osobę lub po prostu wydadzą ci się mylące lub nielogiczne po sporządzeniu. W tym momencie może być konieczne sprawdzenie organizacji i przetasowanie lub przekształcenie materiałów. Pomocne są następujące techniki. Możesz je wdrożyć na etapie pisania - lub na etapie edycji.

Akapit dla logiki

Być może pamiętasz, że w szkole powiedziano ci, żebyś ułożył "zdanie pracy dyplomowej" i rozwinął na tej podstawie każdy akapit. Jeśli uważasz, że ta rada jest trochę oszałamiająca, nie jesteś sam. Oto znacznie łatwiejszy sposób przeglądania akapitów. Zacznij od założenia, że każdy fragment tekstu powinien zawierać nie więcej niż trzy do pięciu zdań. Jeśli piszesz swój dokument w ten sposób, unikniesz wpadnięcia w gąszcz pogmatwanych myśli i łatwo osiągniesz logiczny przepływ samodzielnych jednostek - inaczej zwanych akapitami. Jeśli rutynowo tworzysz nieprzerwane ciągi zdań, nie rozpaczaj: poprawki możesz wprowadzić później, na etapie edycji. Przeczytaj to, co napisałeś i szukaj logicznych miejsc na przerwy. Nie możesz zdecydować, gdzie wstawić przerwy? Użyj następującej techniki:

1. Zeskanuj swój tekst, aby znaleźć miejsca, w których wprowadzasz nowy pomysł lub fakt lub zmieniasz kierunek. Podziel przepływ na akapity w tych punktach.
2. Jeśli twoje akapity nadal mają więcej niż trzy do pięciu zdań, przeanalizuj cały artykuł jeszcze raz i podejmij decyzje na zasadzie eksperymentu. Później sprawdzisz, czy działają. Wytyczna od trzech do pięciu zdań jest ogólna, dotyczy materiałów drukowanych. Ale sporadyczny akapit jednozdaniowy jest w porządku i dodaje różnorodności. Kiedy piszesz do czytania online, krótsze akapity działają lepiej.
3. Przyjrzyj się uważnie pierwszemu zdaniu każdego nowo utworzonego akapitu. Zobacz, czy nowe pierwsze zdanie ma sens w łączeniu się z tym, co następuje, czy też lepiej łączy się z poprzednim akapitem. Jeśli to drugie, przenieś zdanie w górę akapitu, a następnie przejdź do nowego akapitu. Jeśli wydaje się, że zdanie nie pasuje do żadnego akapitu, może być konieczne pozostawienie go samodzielnie lub przeformułowanie.
4. Ponownie przejrzyj swoje akapity w kolejności i sprawdź, czy są… sformułowania wymagające dostosowania. Zwróć szczególną uwagę na pierwsze i ostatnie zdanie każdego akapitu. Chcesz, aby każdy akapit łączył się z następnym. Pomaga w tym korzystanie z przejść.

Jeśli podczas skanowania całej wiadomości nie podoba ci się sekwencja akapitów, wygłupiaj się z ich tasowaniem. W razie potrzeby dostosuj język, aby akapity nadal wyraźnie łączyły się ze sobą. Na tym etapie często znajdujesz powtarzające się słowa lub całe pomysły, więc dokonaj niezbędnych cięć i wygładź wszystko. Sednem paragrafu jest jasność. Chcesz dostarczać informacje w przyswajalnych lub użytecznych fragmentach, które prowadzą od jednego do drugiego, zamiast pojedynczego, długiego, mylącego zrzutu słów. Czasami przyczyną problemów z uporządkowaniem materiału jest to, że nie rozumiesz go jeszcze na tyle dobrze, aby skutecznie zaprezentować go innym. Zadaj sobie pytanie: o co mi chodzi? Jakie są składniki mojej argumentacji? Ponumeruj je lub wymień, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś - możesz je pominąć później, jeśli jest to lepsze dla twojego celu. Zapytaj również, czy brakuje mi kluczowych elementów i muszę dodać informacje lub pomysły?

Budowanie z podtytułami

Inną strategią porządkowania, przydatną samodzielnie lub jako uzupełnienie strategii paragrafowej opisanej w poprzedniej sekcji, jest dodanie kilku prostych podtytułów. W Części 3. wymieniam podtytuły jako doskonałą technikę graficzną. Są one również przydatnymi drogowskazami do planowania tego, co piszesz, a także mogą pomóc w wyjaśnieniu wiadomości podczas edycji. Załóżmy, że jesteś kierownikiem działu, który pisze, aby poinformować swoich pracowników, że wkrótce zostanie wprowadzony nowy system zarządzania relacjami z klientami i będą oni zobowiązani do wzięcia udziału w warsztatach szkoleniowych. Zdajesz sobie sprawę, że spotka się to z oporem, ponieważ wszyscy są przyzwyczajeni do starego nieskoordynowanego i niechętnego do współpracy systemu. Przeprowadź burzę mózgów na temat punktów do zrobienia i zapisz je jako serię prostych podtytułów. Być może:

* Nowy system CRM zmienia sposób, w jaki pracujemy
* Każdy musi z niego korzystać
* System zaoszczędzi nam czas
* System będzie zachęcał do dzielenia się informacjami
* Plan obowiązkowych szkoleń warsztatowych w przyszłości
* Data wprowadzenia: 6 marca
* Spotkanie działu Q&A: 1 lutego

Ułóż podtytuły w logicznej kolejności. Zgodnie z zasadami przedstawionymi w Części 2, chcesz od razu zaangażować czytelników, sygnalizując, że wiadomość bezpośrednio do nich odnosi się i że jest ważna. Tak więc należy przetasować "datę wprowadzenia" i "każdy musi jej użyć" na początek i prawdopodobnie zamieścić oba pomysły w temacie. Następnie po prostu wpisz odpowiednie informacje pod każdym nagłówkiem. Gdy to zrobisz, mogą pojawić się dodatkowe tematy, o których początkowo nie myślałeś - na przykład, że tworzenie podgrup wsparcia pomogłoby ludziom poczuć się bardziej komfortowo w adaptacji do nowego systemu. Ponadto chcesz zmotywować czytelników, odwołując się do punktu widzenia "co jest dla mnie" (WIFM), więc możesz dodać podtytuł, taki jak "jak odniesiesz korzyści". Znajdź logiczne miejsce w sekwencji podtytułów i dodaj nowe. W końcowej wiadomości odrzuć podtytuły, jeśli chcesz - lub zostaw je. Podtytuły zwykle dobrze sprawdzają się, aby przeciągnąć czytelników przez wiadomość i utrzymać ich porządek. Odbiorą główne punkty, nawet jeśli tylko zeskanują lub nie przeczytają do końca. Co więcej, prezentacja jasno zorganizowanego przekazu ma efekt psychologiczny. Czytelnicy uważają, że dobrze opanowałeś sytuację i dokładnie wszystko przemyślałeś. Samo to uczucie wzbudza większe zaufanie zarówno do ciebie, jak i do nowego systemu, sprawiając, że ludzie są bardziej otwarci na zmianę. Ze strategii podtytułów korzystają również długie, złożone dokumenty. Na przykład w przypadku raportu lub propozycji określ niezbędne sekcje i zamiast podtytułów napisz dla każdej z nich nagłówek. Następnie napisz zestaw podtytułów dla każdej sekcji. Sporządzanie nagłówków i podtytułów to świetny sposób, aby mieć pewność, że obejmujesz wszystkie właściwe podstawy, wcześnie identyfikujesz brakujące elementy i budujesz dobrą organizację od początku projektu. Rozbijasz również proces pisania na wykonalne części, więc jest znacznie mniej groźny. Upewnij się, że używasz spójnego stylu dla wszystkich nagłówków. Twój edytor tekstu oferuje wbudowane style, więc wystarczy jedno kliknięcie, aby go zastosować.

Praca z przejściami

Przejścia, te mało znaczące słowa i wyrażenia, są jak tkanka łączna, która utrzymuje razem Twój szkielet i umożliwia poruszanie się tam, gdzie chcesz. Przejścia mówią czytelnikom, jak wszystkie pomysły, fakty i informacje są potrzebne. Przejścia informują czytelników, jak wszystkie idee, fakty i informacje zawarte w tekście łączą się ze sobą. Natłuszczają twoje pisanie i ciągną ludzi w kierunku, w którym chcesz ich poprowadzić. Dobre przejścia sygnalizują dobre pisanie i dobre myślenie. Pomagają ci uporządkować własne pomysły jako pisarza. A dla czytelnika dają poczucie, że twoja argumentacja jest rozsądna, a nawet niepodważalna. Przejścia to ważne narzędzia dla każdego pisania - a dla przekonującej kopii są niezbędne. Przejścia mogą składać się z pojedynczych słów, fraz lub zdań. Można je wykorzystać w zdaniu, łączyć zdania i łączyć akapity. Pomyśl o nich w następujących kategoriach. Aby kontynuować lub zmienić tok myślenia, lub wskazać zgodę lub dodanie:

dodatkowo : z drugiej strony
także : ale
i : jednak
w konsekwencji: alternatywnie
na przykład: pierwotnie
ponadto : niemniej jednak
głównie : pomimo
więc : innymi słowy
czasami : odwrotnie

Aby ustalić sekwencję lub ramy czasowe:

jak tylko : ostatecznie
w tej chwili : wreszcie
pierwszy, drugi, trzeci : później
na początek : następny
Podsumowując : na razie

Aby wskazać przykłady lub podkreślenie:

innymi słowy: z tego powodu
mianowicie: w tym przypadku
znacząco : często pomijane
zaskakująco : po stronie pozytywnej

Aby wzmocnić pożądaną ostrość lub ton:

rozczarowująco : brzmi dobrze, ale
równie ważne: pod warunkiem, że
Przykro mi to mówić: biorąc pod uwagę to
niezmiennie : sprzecznie z intuicją
na szczęście : szczególnie interesujące
niestety : w tym samym czasie
chyba że: w nadziei, że

Zwróć uwagę, że ostatni zestaw słów i wyrażeń jest szkodliwy - to znaczy orientuje czytelnika lub słuchacza, aby wyczuł to, co następuje. Używaj ich świadomie. Przejścia to dobry sposób na rozpoczęcie akapitów lub sekcji, jednocześnie umieszczając te informacje w kontekście pełnej wiadomości. Oto przykłady całych zdań, które służą jako przejścia:

Na podstawie tych danych podjęliśmy następujące decyzje.
Przeanalizowaliśmy wszystkie informacje i doszliśmy do pewnych wniosków.
Powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na dane dotyczące sprzedaży.
Należy rozwiązać szereg kwestii.
Nasze priorytety:

Zwróć uwagę, jak te wstępne stwierdzenia zapewniają super prosty sposób organizowania kolejnych materiałów, w tym w długich, skomplikowanych dokumentach. Jak w przypadku wszystkich zasad pisania, może być za dużo dobrego. Kiedy wykonujesz test czytania na głos, który brzmi sztywno i niezdarnie, przejrzyj swoje przejścia - może być konieczne usunięcie niektórych. Zrób to, a nadal będziesz mieć dobrze zorganizowaną, przekonującą wiadomość.

Praca na listach: Liczby i wypunktowanie

Listy to doskonały sposób na przedstawienie informacji w zwięzły, konkretny sposób. Pasują do wyszkolonych w Internecie nawyków czytania tekstu, a większość ludzi je lubi. Automatycznie promują również różnorodność graficzną, kolejny plus dla twojego dokumentu.

Listy numerowane

Użyj ponumerowanych list, aby przedstawić sekwencje zdarzeń, procedur i procesów. Na przykład lista numerowana może wskazać czytelnikom, jak coś zrobić. Wykonaj poniższe czynności, aby zapisać się na warsztaty online.

1. Przejdź do sekcji warsztatów listopadowych w intranecie firmy.
2. Wybierz "Opcje z listopada".
3. Sprawdź warsztat i wybraną datę rozpoczęcia.
Aktywnie badaj możliwości zorganizowania sekwencji według dat lub kamieni milowych:

1. 10 stycznia, Termin 1: Prześlij propozycje projektów
2. 10 lutego, termin 2: sfinalizuj plan pracy
3. 10 marca, termin 3: Prześlij ostateczny budżet
Korzystanie z list numerowanych może wydawać się proste, ale zapewniają one jasność, która jest tak jednoznaczna, że niewiele osób może błędnie zinterpretować twoje znaczenie - bez względu na to, jak bardzo się starają. Możesz także używać list numerowanych w bardziej wyrafinowany sposób. Blogerzy używają ich na przykład do prezentowania postów na blogu w popularnym i przyjaznym dla czytelnika stylu: nagłówek wyśrodkowany na numerach, po którym następuje każdy numerowany punkt, przeliterowany. Na przykład:

5 poufnych sekretów potrojenia konwersji w ciągu nocy

Jak omówię w Części 12, wielu doświadczonych blogerów najpierw wymyśla taki nagłówek, przeprowadza burzę mózgów w poszukiwaniu powiązanych pomysłów, a następnie pisze kopię. Ten format przemawia do czytelników i przekazuje Twoją wiedzę w inny sposób, pomagając Ci odkryć pomysły, o których nie wiedziałeś, że znasz. Przy pisaniu "Dziesięć sposobów na rozwój kariery dzięki pisaniu, zaangażowałem się w ten temat, ponieważ wydawało mi się, że jest to temat, o którym ludzie chcieliby wiedzieć. Następnie przeprowadziłem burzę mózgów z listą możliwości, przeglądając moją bazę wiedzy z nowej perspektywy. skończyłem z prawie 20 pomysłami i wybrał najlepsze. Numeracja to także podstawa dla prezenterów:

Podam Ci pięć powodów, dla których stosowanie tej strategii zmieni Twoje życie.
Oto 7 powodów, dla których nie będzie wojny.

Technika działa za każdym razem, ponieważ publiczność lubi wiedzieć, ile przed nimi, i uwielbia odliczać postępy mówcy. Daje im też łatwiejsze do zapamiętania dania na wynos. Musisz jednak wiedzieć, kiedy przestać. W przemówieniu przekroczenie więcej niż pięciu ponumerowanych elementów to zwykle więcej, niż mogą znieść słuchacze. W druku, podobnie jak w przypadku kul, sugeruję ograniczyć się do siedmiu. Jednak w "dziesięciu" jest coś magnetycznego. Spraw, by elementy na listach miały strukturę równoległą - zacznij je od tej samej części mowy. I działają najlepiej wizualnie, gdy są mniej więcej tej samej długości. Oba punkty odnoszą się również do punktorów i zostały zilustrowane w następnej sekcji.

Listy punktowane

Pomiędzy nawykami pisania na ekranie a prezentacjami typu PowerPoint, czytanie stało się ciężkim przeżyciem. Podobnie jak numeracja, listy punktowane przekazują informacje ściśle i zgrabnie. Nadają się do podsumowywania, oferowania list kontrolnych i dostarczania informacji na pierwszy rzut oka. Co więcej, czytelnicy je lubią - ale tylko do pewnego momentu. Używane na pierwszy rzut oka. Co więcej, czytelnicy je lubią - ale tylko do pewnego momentu. Nieprawidłowo użyte pociski mogą zabić. To znaczy zainteresowanie odbiorców. Aby skutecznie korzystać z wypunktowania, weź pod uwagę przedstawione tutaj wytyczne. Nie używaj zbyt wielu. Badania pokazują, że ludzie nie mogą wchłonąć więcej niż około siedmiu pocisków za jednym razem. Potem wyłączają się, ponieważ każda kula zwykle tworzy osobny punkt i nie daje logicznego połączenia, którego można się trzymać. Jeśli musisz przedstawić więcej niż siedem punktorów, podziel je na więcej niż jedną listę i przeplataj trochę materiału narracyjnego. Użyj tej samej struktury zdania dla każdego punktu. Rozpocznij każdy przedmiot w podobny sposób. Struktura zdania musi być równoległa, aby nie dezorientować czytelnika. Punktory można rozpocząć od czasowników czynności, na przykład podczas prezentowania osiągnięć w CV:

•  Innowacyjne…
•  Wygenerowano…
•  Usprawnione…
•  Przekształcony…
•  Pod opieką …
Możesz też utworzyć listę punktowaną, która zaczyna się od rzeczowników, na przykład:

Podczas weekendu w Timbuktu koniecznie spakuj:

•  Tropikalną odzież z mikrofibry
•  Okulary przeciwsłoneczne z dobrą powłoką UV
•  Kapelusz przeciwsłoneczny z wyjątkowo długim daszkiem

Nie bądź leniwy i twórz wypunktowane listy niepowiązanych myśli typu mix-and-match, takie jak:

Oto cele, do których należy dążyć w piśmie biznesowym:

•  Chcesz konwersacyjnego, ale profesjonalnego tonu.
•  Kiedy cytujesz liczby, sprawdź, czy Twoi czytelnicy ich używają.
•  Nie bądź emocjonalny ani nie wymyślaj rzeczy.
•  Jane stara się ujednolicić podobny wygląd na wykresach i wykresach. Kiedy to zrobi, użyj tego standardu.

Możesz udoskonalić tę listę, zmieniając kolejność punktów od 2 do 4, aby zacząć jak pierwsza:

•  Chcesz sprawdzić, czy wszystkie podane liczby są zgodne z systemami używanymi przez Twoich czytelników.
•  Chcesz uniknąć emocji lub wymyślania rzeczy.

Ale takie podejście powoduje irytujące powtarzanie tego, czego chcesz. Rozwiązanie: znajdź zdanie wprowadzające, które obejmuje punkty, które chcesz poruszyć. Na przykład:

W piśmie biznesowym spróbuj użyć:

•  Konwersacyjny, ale profesjonalny styl
•  Nieemocjonalny ton
•  Systemy liczbowe znane czytelnikom
•  Spójny styl wykresów i wykresów

Lub po prostu wydaj rozkazy:
W piśmie biznesowym:

•  Użyj stylu konwersacyjnego
•  Unikaj emocjonalnego tonu
•  Uwzględnij prawdziwe fakty i anegdoty

Konsekwentnie wypunktuj i formatuj punktory.

Na niektórych listach punktowanych każdy element zaczyna się wielką literą .W innych wszystkie są pisane małymi literami. Istnieje wiele zmiennych w interpunkcji i formatowaniu. Style zależą od sytuacji i organizacji. Ustal swój preferowany styl lub styl swojej firmy i stosuj go konsekwentnie do wszystkich swoich list i ogólnie do swojego pisania. Wiele organizacji wydaje przewodniki po stylu, które obejmują większość aspektów pisania i prezentacji graficznej, ponieważ spójność jest ważna dla brandingu. Jeśli taki przewodnik nie jest dostępny w miejscu, w którym pracujesz, możesz osiągnąć własną spójność z komercyjnym przewodnikiem stylu. Nadaj sens punktom. Nie polegaj na wypunktowaniach, aby przekonać ludzi do czegoś lub oczekuj, że czytelnicy wypełnią luki między nimi. Punktory to tylko formatowanie. Jeśli widziałeś tyle samo słabych prezentacji, co ja, wiesz, że gdy punktorom nadaje się znaczenia, mają one bardzo niewiele. Powiedz czytelnikom, co oznaczają Twoje wypunktowania, za pomocą dobrego pisania narracji lub krótkiego wprowadzenia, które umieszcza je w kontekście. Na przykład w biografii lub życiorysie używanie wszystkich punktorów do opisu zasobów jest nieczytelne. Zacznij od dobrze napisanego ogólnego opisu swojej obecnej pracy, a następnie listy swoich osiągnięć - ale umieść informacje w kontekście. Na przykład opis stanowiska może brzmieć "Stałe wyniki wykraczające poza cele firmy przez trzy lata", po którym następują wypunktowane dowody (ale nie więcej niż pięć do siedmiu i podane w zdaniach o konstrukcji równoległej). Nie idź automatycznie na łatwiznę i nie używaj punktorów i list numerowanych, gdy masz informacje do udostępnienia lub chcesz coś przekonująco zaprezentować - co dotyczy większości materiałów, które piszesz. Te formaty mogą być szybkie w przygotowaniu, ale jeśli nie przedstawiają Twojej wiadomości tak wyraźnie, jak to możliwe, podważasz swój sukces. Przyjrzyj się uważnie na etapie edycji, aby zobaczyć, czy Twój materiał może prezentować się lepiej i być bardziej przekonujący w formie narracyjnej lub przekładając niektóre fragmenty na wizualizację, taką jak tabela lub wykres.

Łapanie typowych błędów

W przeciwieństwie do zwykłego przeziębienia, powszechne problemy z pisaniem można leczyć, a nawet im zapobiegać. Recepta jest prosta: bądź świadomy własnych błędów, które prawie zawsze są spójne. Poprawa gramatyki jest w pewnym sensie sprawą osobistą, więc jeśli chcesz mieć solidne podstawy, polecam zbadać, co jest dostępne w książkach i Internecie. Wybierz zasób zgodny z twoim stylem uczenia się i zagłębiaj się. Moim, bardziej skromnym celem związanym z gramatyką, jest:

* Podnieś swoją świadomość, abyś mógł rozpoznać niektóre ze swoich problemów.
* Podaj praktyczne wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, które wymagają niewielkiej wiedzy gramatycznej.
* Uwolnij się od niektórych zmartwień. To, co robisz, może być całkowicie w porządku w dzisiejszej, mniej formalnej komunikacji.

Nieskończenie więcej można - i było - napisano o tym, jak dobrze to pisać. W kolejnych sekcjach pokazuję problemy, które najczęściej spotykam nawet u solidnych pisarzy - wszystkie są łatwe do naprawienia, aby Twoje pisanie było całością o wiele bardziej skuteczny od razu. Jedna ogólna wskazówka, która pomoże ci się zrelaksować: kiedy twoje własne pisanie stawia cię przed trudnym do rozwiązania problemem gramatycznym lub po prostu nie możesz dowiedzieć się, co jest nie tak, napisz zdanie inaczej, aby całkowicie ominąć wyzwanie.

Używanie sensu przecinka

Przestań się stresować przecinkami! Jeśli wizualne wskazówki nie działają dla Ciebie, używaj ustnych. Sztuczka z czytaniem na głos, którą polecam w rozdziale 4, działa z pewnością, aby powiedzieć, kiedy potrzebujesz przecinka. Zwróć uwagę na różnicę:

Zjedz dziadka!
Jedz, dziadku!

Jeśli czytasz na głos słowa, aby powiedzieć, co prawdopodobnie zamierzasz - że dziadek powinien zjeść - pierwsza opcja brzmi tak:

Jedz (pauza i przegięcie w dół) Dziadku

Długa pauza ze zmianą fleksji sygnalizuje, że przecinek jest potrzebny. I zdecydowanie to zdanie wymaga przecinka. Zauważ w tym przykładzie, że ton w dół może być wyrażony po "jedz" lub po pierwszej sylabie "Dziadek". Problemem może być również zbyt duża liczba przecinków:

Poleganie na Internecie, jako źródle wszelkich informacji, stwarza problemy dla połączonego pokolenia.

Przeczytaj to zdanie, a usłyszysz, że działa lepiej bez przerw w miejscu dwóch przecinków. Utrudniają płynne czytanie i powinny być przycięte. Źle umieszczone przecinki w takich przypadkach często sygnalizują problem z tekstem. Lepsza wersja mogłaby brzmieć:

Poleganie na Internecie w zakresie wszelkich informacji stwarza problemy dla połączonych pokoleń.

Głośne czytanie może również wyleczyć uciekające lub powtarzające się zdania, które zazwyczaj zależą od niewłaściwie użytych przecinków. Oto jeden, który wyłonił się z seminarium pisarskiego:

Gramatyka to coś, co każdy może zawsze poprawić, pisarze powinni używać prostej interpunkcji, właściwie umieszczać znaki interpunkcyjne, takie rzeczy jak zbyt wiele przecinków i średników mogą zmylić czytelnika.

Test czytania na głos pokazuje, że długa, przedłużająca się pauza po retuszu wzywa do rozpoczęcia nowego zdania. Przecinek między dwiema środkowymi myślami również nie działa, ponieważ powinien je łączyć. Wstaw ten spójnik, a wtedy stanie się jasne, że potrzebujesz kropki po znakach, ponieważ czytanie sensowne wymaga kolejnej dłuższej pauzy. Wynik:

Gramatyka to coś, co każdy może zawsze poprawić. Pisarze powinni używać prostej interpunkcji i prawidłowo umieszczać znaki interpunkcyjne. Rzeczy takie jak zbyt wiele przecinków i średników mogą zmylić czytelnika.

Innym sposobem naprawienia tego paragrafu jest połączenie całej drugiej części przejściem i wycięcie pewnej nadmiarowości, jak w:

Pisarze powinni używać prostej interpunkcji i prawidłowo umieszczać znaki interpunkcyjne, ponieważ zbyt wiele przecinków i średników może zmylić czytelnika.

Trenuj swoje ucho, a przy odrobinie praktyki szybko poprawisz interpunkcję. Kiedyś pokłóciłem się z najlepszym gramatykiem, jakiego znam, na temat metody czytania na głos, przeglądając całą listę przykładów. Wreszcie powiedziała: "Problem polega na tym, że działa tylko w 97 procentach czasu!" Myślę, że zaryzykuję z tymi 3 procentami, a Ty też możesz chcieć.

Prawidłowe używanie "jednak"

Podobnie jak w przypadku przecinków, czytanie na głos daje wskazówkę, jak używać jednak w pisaniu. Wielu całkiem przyzwoitych pisarzy zawstydza się takimi zdaniami:

Planowałem napisać raport na weekend, jednak zjadł go mój pies.
Zgłoszenia wydatków należy składać do 15 stycznia, jednak można zrobić wyjątki.



Czytanie tych zdań na głos pokazuje jednak, że przed każdym z nich konieczne są długie pauzy. Możesz podzielić oba stwierdzenia na dwa zdania z kropkami po weekendzie i 15 stycznia. Drugie zdanie w każdym przypadku zaczyna się od Jednak. Możesz również całkiem poprawnie oddzielić myśli, dodając średnik przed jednak w obu zdaniach. Ale ogólnie rzecz biorąc, średniki wydają się staromodne w piśmie biznesowym. Mają literacki charakter i wypadają z łask. Alternatywnie możesz ominąć problem "jednak", a także udoskonalić swoje sformułowanie na jeden z następujących sposobów: * Zastąp jednak ale. Jeśli to zastąpienie działa, idź z ale. Jest poprawny i mniej duszny.
* Używaj jednak tylko na początku zdania.
* Przesuń jednak, który znajduje się w środku zdania, na początek i sprawdź, czy jego znaczenie jest aktualne. Na przykład:
Zgodził się z Jane, jednak się myliła.
Chce jednak wiedzieć, żeby móc zaplanować wakacje.
Przejście jednak do przodu sprawia, że pierwsze zdanie jest nonsensowne. W drugim zdaniu ruch zachowuje jednak podstawowe znaczenie.

Dopasowanie rzeczowników i zaimków

Używanie niewłaściwego zaimka jest niezwykle powszechne, nawet w pracy profesjonalistów. W przypadku większości dzisiejszych zawodów komunikacyjnych kandydaci muszą przystąpić do testu pisemnego. Wszystkie te, które widziałem, zawierają nieproporcjonalną liczbę pytań mających na celu ujawnienie tego błędu. Zaimki mają prostą funkcję - zastępują rzeczowniki, dzięki czemu nie musisz ich powtarzać. Jedną z przyczyn nieporozumień jest to, kiedy używać mnie zamiast ja, on zamiast niego, i tak dalej. Na przykład:

Tuż między tobą a mną, Jean miał rację.
Mark, Harold i ja pojedziemy na konferencję.

Oba zdania są błędne. Jednym ze sposobów, aby się tego dowiedzieć: zamień niektóre sformułowania, aby poprawny zaimek stał się oczywisty. W pierwszym zdaniu, jeśli zastąpisz nas i mnie, to działa dobrze. Ale jeśli zastąpisz my (liczba mnoga zamiast ja), zdanie brzmi absurdalnie i wyraźnie się mylisz. Dlatego ja mam rację. W drugim zdaniu możesz wybrać, że pójdziemy na konferencję, a ponieważ liczba pojedyncza dla my to ja, zaimek ten jest poprawny. Albo możesz całkowicie wyeliminować Marka i Harolda ze sceny, w tym przypadku oczywiście musisz powiedzieć ja, nie ja. Zasadniczo idź z tym, co wydaje się naturalne; ale sprawdź sam. Spróbuj dodać lub odjąć słowa, jak w poprzednich przykładach. Inną przyczyną nieporozumień jest użycie zaimka w liczbie mnogiej (jak ich) w przeciwieństwie do liczby pojedynczej (jego, jego). W takich sytuacjach zwracaj uwagę na oryginalny rzeczownik.

Dziennikarz musi zawsze być nastawiony na zainteresowania swoich czytelników.

To zdanie jest błędne, ponieważ dziennikarz jest w liczbie pojedynczej, a nie mnogiej. Ale to zdanie rodzi inne kwestie. Jeśli poprawię to na:

Dziennikarz musi zawsze być nastawiony na zainteresowania swojego czytelnika

Czy zostanę oskarżony o seksizm? Być może, ale ława przysięgłych wciąż nie zastanawia się, jak tego uniknąć. Możesz

* Powiedz swoim czytelnikom, ale to powtarzanie staje się męczące.
* Przełączaj się między męskim a żeńskim. Takie podejście sprawdza się w dłuższych dokumentach i to właśnie często robię w tej książce.

* Zmień oryginalny rzeczownik na liczbę mnogą:

Dziennikarze muszą zawsze zwracać uwagę na zainteresowanie czytelników.

* Przerób zdanie, aby całkowicie uniknąć problemu:

Dziennikarze muszą być zawsze nastawieni na zainteresowanie czytelników.

Jeśli zmieniłeś zdanie tak daleko, jeśli spojrzysz jeszcze raz, zobaczysz opcję dalszego skrócenia i uczynienia go bardziej dynamicznym:

Dziennikarze muszą zawsze wsłuchiwać się w zainteresowanie czytelników.

To sztuczka dotycząca czasu teraźniejszego, o której mowa w Części 4. Dostrojenie brzmi pasywnie i przypomina raczej stan istnienia niż działanie. Musi się nastroić wydaje się być imperatywem i aktywnym procesem. Budzi nawet pewną ciekawość: Jak dziennikarz nastraja się do swoich czytelników? Oto kolejne zdanie. Sprawdź, czy możesz to poprawić, zanim spojrzysz na moją wersję:

Każdy powinien skorzystać z rabatu przy zamówieniu online.

Jest to bardzo częsty błąd, ponieważ chociaż każdy jest oczywiście pojedynczy, poprawność umieszcza cię na tym niezręcznym jego terytorium. Kilka alternatyw dzięki technice omijania:

Skorzystaj ze zniżki przy zamówieniu online.
Każdy powinien zastosować zniżkę przy zamówieniu online.
Kiedy zamawiasz online, skorzystaj ze zniżki.

Wszystko będzie działać. Mówią marginalnie różne rzeczy, więc Twój wybór zależy od kontekstu i medium przekazu. Jeśli piszesz artykuł drukowany, taki jak ulotka lub okólnik reklamowy, prawdopodobnie użyjesz pierwszego stwierdzenia. Jeśli piszesz bloga o wykorzystywaniu rabatów, prawdopodobnie ten drugi wydaje się najbardziej naturalny. Jeśli oświadczenie było przeznaczone dla strony internetowej, która sprzedaje produkt, zamawianie online staje się obce - oczywiste jest, że ludzie zamawiają przez Internet - więc lepiej by było

Skorzystaj ze zniżki przy składaniu zamówienia.

Słowa, które sprawiają najwięcej kłopotów w zestawieniu rzeczownikowo-zaimkowym, to:

Każdy, ktokolwiek, albo, ani, nikt

Wszystkie są pojedyncze. Zaimki, które je reprezentują, muszą być w liczbie pojedynczej, a nie mnogiej. Na przykład:

Wszyscy w klubie kobiet muszą głosować na jej wybór na prezydenta.

Nikt z ławy przysięgłych nie powinien ignorować swojego instynktu.

Oczywiście drugie zdanie umieszcza nas z powrotem na irytującym "jego" terytorium. Czy widzisz sposób na uniknięcie niezręczności?

Rozważenie "którego" kontra "tamtego"

Prawie zawsze wybiera to, a nie które. To ostatnie słowo odnosi się do czegoś konkretnego. Jeśli nie masz pewności, którego użyć, spróbuj tego użyć i sprawdź, czy zdanie ma to samo znaczenie. Jeśli tak, zachowaj to. Na przykład:

Te raport napisany w domu, leży teraz na biurku Johna.
Ale jeśli odkryjesz, że to nie odzwierciedla twojego znaczenia, możesz mieć na myśli które. Zauważ, że możesz napisać zdanie w ten sposób:
Raport, który napisałem w domu, leży teraz na biurku Johna.
Druga wersja zwraca uwagę na to, gdzie ją napisałeś. I zauważ, że potrzebujesz dwóch przecinków, aby włączyć klauzulę. Co zawsze wymaga dwóch przecinków, chyba że fraza pojawia się na końcu zdania. Inny przykład:
Zapewniamy przerwy popołudniowe, które, jak wiemy, pomagają zredukować stres.
Używasz tego poprawnie, jeśli możesz wyeliminować frazę wewnątrz przecinków (wiemy) bez zmiany podstawowego znaczenia zdania. Jeśli usuniesz nieistotne zdanie, zdanie stanie się:
Zapewniamy popołudniowe przerwy, które pomagają zmniejszyć stres.
Czy to zdanie ma dokładnie takie samo znaczenie jak oryginał? Zasadniczo tak, ale jeśli "wiemy" jest ważne, to nie. Aby zdanie miało znaczenie, musisz wiedzieć, co chcesz przekazać. Uważam, że mój edytor tekstu jest demonem w wyłapywaniu błędu "co-co", więc kiedy jest podświetlony na stronie lub na etapie sprawdzania pisowni, posłuchaj. Zwykle mówi ci, abyś zmienił na to.

Rozważenie "kto" kontra "to"

Z powodów, których nie potrafię zrozumieć ani wyjaśnić, współczesne pismo jest pełne tego i bardzo niewielu kogo. Ludzie zdepersonalizowali się w przedmioty. Mówiąc za siebie, uważam tę praktykę za lekceważącą. Wszystkie poniższe zdania są nieprawidłowe:

Nowy kierownik biura, który rozpoczął pracę w poniedziałek, już zachorował.
Nowi klienci, którzy chcą skorzystać z rabatu, muszą się zarejestrować.
Nie lubię osoby, która nigdy nie zmienia zdania.
Jako przysługę dla mnie proszę używać kto w odniesieniu do ludzi. Tym są przedmioty i idee nieożywione. Możesz odnosić się do zwierząt jako "kto", ale niektórzy wolą to.

Wybór "kto" kontra "kogo"

To jest bardziej mgliste terytorium. Entuzjaści gramatyki nalegają, abyś rozróżniał słowo używane jako podmiot (kto) i przedmiot (kto, jak do kogo). Ale przestrzeganie zasady może wylądować w niektórych dusznych miejscach.

Do kogo należy zaadresować przesyłkę?
Z kim mam rozmawiać?
Do tych których może to dotyczyć …

W pierwszych dwóch zdaniach mniej poprawna wersja sprawdza się lepiej w przypadku ogólnego pisania biznesowego - odzwierciedlając naturalny styl rozmowy, do którego dążysz:

Do kogo mam skierować ten pakiet?
Z kim mam porozmawiać?

W przypadku ostatniego przykładu nie używaj w ogóle archaicznego wyrażenia, kogo może to dotyczyć. Zawsze znajdź konkretną osobę, która może być zaniepokojona i używaj jej imienia. Jeśli to niemożliwe, użyj tytułu (Drogi Szefie Rekrutacji) lub ogólnego adresu (Szanowni Czytelnicy).

Zaczynając od "i" lub "ale"

Podobnie jak inne sformułowania omówione w tej sekcji, standardy gramatyczne uległy rozluźnieniu i tylko nieliczni skarżą się na zdania zaczynające się od i lub ale. Robi to Wall Street Journal, robi to New York Times. Często to robię. Ty też możesz.

Ale nie tak często, żeby tracić efekt. Rozpoczynanie zdań od tych spójników zwiększa twoją rytmiczną różnorodność i daje ci sposób na dodanie odrobiny werwy, zwłaszcza do pisania online. Najlepiej sprawdza się w przypadku krótkich zdań. Bo może być użyty w ten sam sposób, chociaż wciąż słyszę, jak ludzie powtarzają szkolne mantry przeciwko rozpoczynaniu zdań od tego słowa. Od czasu do czasu możesz rozpocząć zdanie od "jeszcze", "lub" i "tak".

Korzystanie z fragmentów zdań

Zapewne pamiętasz, jak nauczyciele w szkole podstawowej drążą ten pomysł do domu:

"Każde zdanie musi być kompletne! Rzeczownik, czasownik, dopełnienie!" Technicznie jest to prawdą, ale wraz ze wzrostem tempa naszego życia, nasz język pisany również musi.

Na przykład można - z wyjątkiem pisania najbardziej formalnych dokumentów - powiedzieć:

Oto podsumowanie. Wiem, dość długo.

Czy lubię przestrzegać zasad gramatyki? Nie tak bardzo.

We wszystkim, co piszesz, używaj dobrej gramatyki. Chyba że łamanie zasad ma sens i nie wygląda na pomyłkę. Fragmenty mają ton biznesowy, który sprawdza się w przypadku większości praktycznego pisania. Dają ci krótkie, mocne fragmenty, które przyspieszają czytanie, pomagają promocyjnej kopii brzmieć rześko, a nawet bezczelnie i zgrabnie przełamują rytm zdań: "Nigdy więcej!" "Może następnym razem." "Tak, jutro." Kiedy piszesz kopię online, chyba że materiał jest naprawdę formalny, używaj fragmentów, aby utrzymać zaangażowanie ludzi. Czytanie na ekranie jest bardziej męczące, dlatego szczególnie ważna jest szybka czytelność. Ale zachowaj fragmenty przeplatane "prawdziwymi" zdaniami i upewnij się, że twoja kopia pozostaje krystalicznie czysta. Zauważ w trzech przykładach, że fragmenty nie miałyby sensu bez poprzedzających zdań.

Kończąc przyimkami

Często cytowany żart przypisywany Winstonowi Churchillowi podkreśla głupota ścisłego przestrzegania pewnych zasad:

To jest rodzaj cholernych bzdur, z którymi nie będę się spierał.
Oczywiście bardziej naturalne jest powiedzenie:
To jest rodzaj cholernych bzdur, z którymi nie znoszę.
Podobnie zdania takie jak te, które kończą się przyimkami, są w porządku:
Zostań na koniu, na którym jechałeś.
Sprawdź, czy odpowiedzi się sumują.
To mężczyzna, z którym nie mogę się dogadać.
Nie wiedzieliśmy, skąd pochodził.

Nie wyśmiewaj się z gramatyków tylko dlatego, że niektóre z ich pomysłów nie trafiają tam, gdzie chcesz. Wiele standardowych fraz kończy się przyimkami i nie ma powodu, aby nie używać ich wszędzie tam, gdzie wchodzą w zdanie. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy "poprawne" pisanie wymaga nienaturalnie brzmiącej manipulacji językiem. Ogólna wytyczna dotycząca pisania w biznesie to: używaj tego, co jest wygodne w rozmowie.

Dostrajanie interpunkcji

Przecinki, kropki, znaki zapytania i inne znaki interpunkcyjne mają duże znaczenie: mówią ludziom, jak czytać twoje pismo. Często zastępują ton głosu, fleksję, gesty i język ciała, których naturalnie używamy, przekazując wiadomość osobiście. Niektóre znaki - takie jak przecinki, kropki i znaki zapytania - są niezbędne. Znak zapytania zawsze oznacza rosnącą fleksję. Czy wiesz, że każdy język na świecie zadaje pytania wraz z tym wzrostem? Ciekawość jest wbudowana w nasze ludzkie mózgi. Ale inne wskaźniki interpunkcyjne wchodzą i wychodzą z mody. Oto moje osobiste opinie na temat obecnego stylu interpunkcji w praktycznym pisaniu biznesowym. Weź je sobie do serca lub nie w oparciu o własne preferencje i każdą sytuację pisemną. Zauważyłem, że kiedy zajrzałem do tego, interpunkcja jest bardziej interesując, niż się spodziewałem, więc zobacz, czy też tak uważasz. Średnik powinien być używany oszczędnie w pismach biznesowych, w najlepszym razie, ponieważ zwykle towarzyszy złożoności - długim zdaniom, które wymagają rozszyfrowania. Nawiasy są podobnie niepopularne, ponieważ rozpraszają i spowalniają czytanie. Współczesne podejście polega na "trzymaniu się tematu" i nie myli ludzi z czymś więcej, niż powinni wiedzieć. Więc ogólnie rzecz biorąc, zdecyduj, czy to, co zawierają, jest warte umieszczenia w wiadomości, czy też całkowicie pomiń zdanie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy odwołujesz się do czegoś konkretnego. Mimo tych ostrzeżeń nawiasy pozostają przydatne do oznaczenia na bok - tylko upewnij się, że nie przeszkadzają w czytaniu. Z drugiej strony myślnik jest dość popularny i jak zapewne zauważyłeś, sam go nie lubię. Zapewnia ciasne wrażenie telegraficzne i oszczędza miejsce. Ale zbyt wiele zabije bulion, więc zachowaj liczbę na niskim poziomie i nie używaj ich, aby uchronić się przed przemyślanym pisaniem. I pamiętaj, że generalnie potrzebujesz dwóch, jednego przed i jednego po komentarzu. Dwukropki są pomocne, gdy są używane do poprzedzania list i przykładów. Mogą również generować efekty specjalne, gdy chcesz coś podkreślić: CEO wezwał do nowych wspaniałych pomysłów, które nie wiążą się z ryzykiem dla firmy: Cisza była ogłuszająca. W zależności od Twojego przewodnika stylu, część po dwukropku powinna być pisana wielkimi literami, jeśli jest to pełne zdanie, czy nie. Znaki cudzysłowu są nieco skomplikowane, a testerzy pisania lubią wpadać w pułapkę. Podstawowa zasada: w Stanach Zjednoczonych zawsze idą kropki i przecinki wewnątrz znaków. Znaki zapytania i wykrzykniki wchodzą do środka tylko wtedy, gdy są częścią faktycznego cytatu. Ale w Wielkiej Brytanii używa się pojedynczych cudzysłowów, a kropki i przecinki umieszczane są na zewnątrz. Oprócz emoji, wykrzykniki najlepiej ilustrują ideę żywego języka. Do niedawna utożsamiano je z "dziewczęcym entuzjazmem", a pisarze biznesowi skrupulatnie ich unikali. Ale dzisiaj, ponieważ w naszym życiu zawodowym tak bardzo polegamy na komunikacji pisemnej, często daje się odczuć emocjonalny deficyt języka pisanego. Pojawiły się wykrzykniki. Aby wyposażyć nasze współczesne media w odrobinę emocji na żądanie - entuzjazmu, ekscytacji, zaskoczenia, intensywności - przywrócono do użytku wykrzykniki. Wykrzykniki mogą również komunikować wyższy poziom ważności - Uwaga! Ale tak jak w przypadku ujawniania emocji na scenie pracy, wykrzyknij pisemnie z dyskrecją. Więcej niż jeden lub dwa na wiadomość i odbijają się na tobie. Emotikony potencjalnie dostarczają znacznie bardziej emocjonalnych treści, ale jak omówiłem w Części 4, używanie czegoś więcej niż uśmiechniętej buźki może być nieodpowiednie dla niektórych ważnych odbiorców. Przecinek seryjny to przecinek, którego używasz - lub nie - dla ostatniego elementu na liście. Na przykład możesz napisać zdanie w ten sposób: Nancy wzięła pietruszkę, szałwię, rozmaryn i tymianek. Albo Nancy wybrała pietruszkę, szałwię, rozmaryn i tymianek. Jeśli użyjesz przewodnika po stylu, zapewni on spójne podejście do naśladowania. Paradoks polega na tym, że podczas gdy przecinki seryjne pomagają czytać książki w sposób przemyślany i bardziej zapadający w pamięć, a tym samym wspierają naukę, nie promują szybkiego czytania, które jest niezbędne w pisaniu biznesowym. Jeśli masz wybór stylu, radzę nie używać przecinka seryjnego, z wyjątkiem przypadków, gdy okaże się, że wyjaśnia on zdanie. Spójność w tym zakresie nie jest dużym problemem w codziennych wiadomościach.

WYTYCZNE GRAMATYCZNE DZIENNIKARZA

Pisarze biznesowi mogą się wiele nauczyć od dziennikarzy, których pełnoetatowa praca polega na zastanawianiu się, jak przedstawiać idee i informacje w możliwie najbardziej przejrzysty, zwięzły i interesujący sposób. Niestety, gdy branża gazetowa się kurczy, stanowi coraz mniejszy poligon dla pisarzy. Ta klasyczna lista zasad została pierwotnie zaczerpnięta z tablicy ogłoszeń w Rocky Mountain News w Denver i pojawiła się wraz z różnymi dodatkami w wielu książkach dziennikarskich. Rocky Mountain News przestało publikować w 2009 roku, ale wielu pisarzy ma pod ręką tę demonstrację pułapek gramatycznych.

1. Nie używaj podwójnych negatywów.
2. Spraw, aby każdy zaimek zgadzał się z poprzednikiem.
3. Złącz klauzule dobre, tak jak powinien być spójnik.

4. Po nich fragmenty zdań. 5. Kiedy zawisasz, obserwuj swoje imiesłowy.
6. Czasowniki muszą zgadzać się z tematem.
7. Tylko między tobą a mną sprawa też jest ważna.
8. Nie pisz powtarzających się zdań, które są trudne do odczytania.
9. Nie używaj przecinków, które nie są konieczne.
10. Staraj się nigdy nie dzielić bezokoliczników.
11. Ważne jest, aby poprawnie używać apostrofu.
12. Sprawdź swoje pismo, aby zobaczyć, czy masz jakieś słowa.
13. Prawidłowa pisownia jest niezbędna (!)
14. Unikaj niepotrzebnej redundancji.
15. Bądź mniej lub bardziej konkretny.
16. Unikaj frazesów jak zarazy.

Recenzja i korekta: ostateczna kontrola

Przed wysłaniem wiadomości lub dokumentu w świat lub do jednej z grup docelowych, przejrzyj je zarówno na poziomie makro, jak i makro. Edycja jest niezbędna, ale prawie zawsze proces może w niezamierzony sposób zmienić znaczenie i wprowadzić nowe błędy. Zaplanuj przejrzenie wszelkich przerobionych fragmentów co najmniej jeden dodatkowy czas.

CZY MÓJ KOMPUTER NIE WYKRYWA BŁĘDÓW GRAMATYCZNYCH?

Powiedziałem to już wcześniej, ale warto powtórzyć: Microsoft Word i inne edytory tekstu mają funkcje sprawdzania gramatyki i pisowni, które identyfikują możliwe błędy i wskazują potencjalne poprawki. Chociaż te narzędzia mogą pomóc, bezkrytyczne akceptowanie poprawek jest jak zaufanie do funkcji odgadywania słów smartfona. Im bardziej wyrafinowane, tym większy potencjał chaosu. Zaledwie w ciągu ostatniej godziny mój komputer przetłumaczył "Mieli pasję dzielenia się swoimi pomysłami" na "Mieli pasję dzielenia się swoją chorobą". Zwróć uwagę na poprawki i zmiany, które Twój program do przetwarzania tekstu chce wprowadzić, zarówno w pisowni, jak i gramatyce, i dokładnie je oceń. Zawsze czytaj ponownie po sprawdzeniu.

Sprawdzanie pełnego obrazu

Po zredagowaniu wiadomości lub dokumentu i zadowoleniu z pisania nadszedł czas, aby powrócić do ogólnego obrazu i ocenić ogólną wiadomość pod względem treści, wpływu i tonu. Nie wystarczy wysłać technicznie perfekcyjną wiadomość, która nie jest gotowa do osiągnięcia tego, czego chcesz! Zapominając o całej pracy i decyzjach, które wpłynęły na to, co napisałeś i zredagowałeś, spójrz na swój tekst jako samodzielny kawałek i zastanów się:

* Czy mój cel - to, co chcę osiągnąć - jest całkowicie jasny?
* Czy utwór wspiera mój osobisty program? Na przykład, czy promuje relacje, które chcę budować, reprezentuje mnie w najlepszym profesjonalnym świetle i przyczynia się do realizacji moich większych celów?
* Czy szybko przejdę do sedna i będę na bieżąco? Czy każdy element wiadomości wspiera oczekiwany przeze mnie wynik?
* Czy wiadomość przechodzi dobrze i płynnie z sekcji na sekcję, z akapitu na akapit?
* Czy poziom szczegółowości jest prawidłowy? Nie za dużo, nie za mało, akurat na tyle, żeby załatwić sprawę?

Cofnij się jeszcze bardziej i przeczytaj dokument z punktu widzenia odbiorcy.

* Czy czytelnik będzie wiedział, czego chcę i jak dokładnie odpowiedzieć?
* Czy przekaz jest dobrze dopasowany pod względem tonu, stylu komunikacji i cech odbiorców? Czy skupia się na tym, co jest ważne dla czytelnika?
* Gdybym był odbiorcą, czy zależałoby mi na tej wiadomości na tyle, aby ją przeczytać - i odpowiedzieć?
* Czy przedstawiłem odpowiednie dowody na poparcie mojej sprawy? Jakie pytania bez odpowiedzi mógłby mieć czytelnik?
* Gdybym był czytelnikiem, czy dałbym pisarzowi to, czego chce?
* Czy cokolwiek w wiadomości może zostać błędnie zinterpretowane lub niezrozumiany? Czy to może kogoś zawstydzić?
* Jak to wygląda: dostępne? Czytelny? Mnóstwo białej przestrzeni? Dobre urządzenia graficzne? Wizualizacje, jak trzeba?

I w końcu,

* Czy będę czuł się doskonale, jeśli ten dokument zostanie przekazany prezesowi, zatweetowany tysiącom nieznajomych, wysłany pocztą do mojej babci lub wydrukowany w codziennej gazecie?

Rozwiąż wszelkie problemy, korzystając z pomysłów i wskazówek oraz własnego zdrowego rozsądku.

Korekta Twojej pracy

W profesjonalnych kręgach komunikacyjnych korekta jest postrzegana jako oddzielona od pisania i redagowania. Ale w tych ekonomicznie napiętych czasach copywriterzy, dziennikarze, a nawet autorzy książek często noszą wszystkie trzy kapelusze. Wiele publikacji zleca teraz swoje usługi sprawdzania na zewnątrz lub całkowicie je eliminuje. Jeśli zauważyłeś rosnącą liczbę błędów w tym, co czytasz, to jest powód. Na co dzień korekta oczywiście zależy wyłącznie od Ciebie. Ale nadal możesz zwrócić się o pomoc. Wielu pisarzy korzysta z systemu koleżeńskiego, aby tworzyć kopie zapasowe ważnych materiałów. Ty też możesz. Kolega, przyjaciel lub partner może z przyjemnością udzielić Ci porady redakcyjnej w zamian za tę samą pomoc. Jak to się mówi, dwie pary oczu to nie jedna.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE NIEZAWODNEJ KOREKCJI

Wypróbuj to: Oto kilka sposobów na wykonanie najlepszej pracy sprawdzającej twoją własną lub cudzą pracę. Opierają się na moim własnym, ciężko zdobytym doświadczeniu i dzielę się nimi, tak jak wszystko w tej książce, aby oszczędzić ci tych wszystkich prób i błędów.

1. Użyj jednego z systemów, aby Twoja korekta była systematyczna i przejrzysta.
2. Upewnij się, że w przypadku ważnego dokumentu zachowałeś oryginalną, nieedytowaną wersję.
3. Staraj się dokonywać korekty, gdy twoje oczy i umysł są świeże i rób częste przerwy.
4. Przeprowadź korektę więcej niż jeden raz - najlepiej trzy razy - i daj trochę czasu między sesjami.
5. Dokładnie sprawdzaj zdania przed i po każdej dokonanej zmianie, ponieważ edycja zwykle generuje nowe błędy.
6. Zwróć szczególną uwagę na miejsca, w których znajdziesz błąd, ponieważ błędy często zbijają się w całość (być może byłeś zmęczony pisząc tę część).
7. Szukaj słów, które często są błędnie napisane. Każda książka do gramatyki zawiera te listy lub możesz łatwo znaleźć jedną w Internecie; trzymaj kopię na swoim biurku.
8. Zbadaj wszystkie "małe słowa", w tym na, w, przy, dla ,do. Mogą się powtórzyć lub zniknąć bez twojej uwagi, jeśli nie zwrócisz na to uwagi.
9. Sprawdź wszystkie słowa, których nie jesteś pewien. Wybierz słownik, który Ci się podoba, lub po prostu wpisz w Google słowo.
10. Trzykrotnie sprawdź nazwiska, tytuły, numery, podtytuły i nagłówki.
11. Odpoczywaj regularnie, zwłaszcza jeśli robisz korektę na ekranie. Pomaga spojrzeć przez okno w dal. Podobnie jak ustawienie ekranu komputera na wygodną jasność.
12. Spróbuj powiększyć tekst wyświetlany na ekranie, aby ułatwić przeglądanie - ale nie tak bardzo, że nie zobaczysz całego zdania, akapitu lub sekcji.
13. Czytaj trudne fragmenty tekstu od tyłu. Takie podejście bardzo pomaga w przypadku materiałów, które są wysoce techniczne lub zawierają liczby.
14. Oprzyj się opierając się wyłącznie na funkcji autokorekty komputera lub smartfona. Im bardziej agresywne stają się te systemy, tym więcej dużych błędów i potencjalnych katastrof wprowadzają.
15. Sprawdź ponownie wszystkie miejsca, w których pomyłka okazałaby się najbardziej żenująca: nagłówki, główne zdania, cytaty.

Tworzenie osobistego przewodnika po doskonaleniu pisania

Większość pisarzy jest bardzo konsekwentna w popełnianych przez siebie błędach, więc utworzenie listy niedociągnięć w pisaniu pomaga wyostrzyć i ostatecznie przyspieszyć pisanie.

Spróbuj: Zafunduj sobie dogłębną sesję, aby przejrzeć ważny dokument lub partię mniejszych wiadomości. Lub zbieraj informacje i spostrzeżenia w czasie. Jeszcze lepiej, zrób jedno i drugie. Zacznij od dokładnej edycji wybranej pracy, korzystając z różnych kryteriów, które wyjaśnię w tej książce. Szukaj wzorców błędów i mniej niż cudownego pisania. Rozwiązanie tych konkretnych problemów naprawdę przyniesie ci korzyści. Systematycznie zapisuj wyzwania i rozwiązania. Na przykład podczas redagowania rozdziału, który teraz czytasz, zrobiłem notatki na temat tego, co uznałem za wymagające poprawy. Ta lista pojawia się po lewej stronie. Następnie spisałem rozwiązania po prawej stronie

Moje problemy: rozwiązania

Zbyt wiele długich zdań : Rozerwij je lub dokręć, przycinając.
Musisz często poprawiać rytm zdań: Czytaj zdania na głos i dodawaj lub wycinaj słowa, aby lepiej się poruszały.
Zbyt wiele zdań w akapicie : Podziel je.
Zbyt wiele długich słów : Zastąp najczęściej krótkimi.
Za dużo strony biernej : Zastąp aktywnymi bardziej interesujące czasowniki.
Powtarzające się i nudne słowa: Zastąp je. Aby to zrobić szybko, wyszukaj słowo w górę, aby znaleźć synonimy w tezaurusie online (na przykład wyszukaj "nudny" syn).
Ogólne przegadywanie : miej oko na statystyki czytelności programu Microsoft Word i znajdź ciekawsze czasowniki, które promują wrażenie akcji.
Zbyt wiele kwalifikatorów (tak jak możesz, możesz, powinieneś) i dodatkowych fraz: tnij, dokręcaj i/lub przepisuj. Wytnij słowa żywopłotu i napisz w czasie teraźniejszym

Ta analiza tworzy mapę drogową, której mogę użyć, aby przejrzeć wszystko, co piszę, od e-maila, przez stronę główną, po propozycję. Uzyskaj jeszcze bardziej szczegółowe informacje i dodaj kategorie, takie jak słowa, które często błędnie piszesz lub nieprawidłowe użycie dzierżawców. Poszukaj rozwiązań w tej książce i innych źródłach oraz wyposaż się w narzędzia do rozwiązywania problemu.

Skąd mam wiedzieć, kiedy można naginać reguły gramatyczne, a kiedy nie?

Dobra praktyczna zasada: czy to wygląda na niezamierzony błąd? A może czytelnik może to zinterpretować jako błąd? Jeśli jest to możliwe, naginanie zasad nie jest w porządku. Nie chcesz wyglądać na nieostrożnego lub jakbyś starał się być słodki lub sprytny. To po prostu zbyt drogie pod względem wiarygodności i autorytetu. A błędy nie szanują czytelnika. W takich przypadkach, nawet jeśli bardziej formalne boli, ugryź kulę i przepisz bardziej statecznie. Ta zasada dotyczy zarówno ogólnego tonu, jak i języka. Ironia i sarkazm mogą być wręcz niebezpieczne w komunikacji pisemnej, w której nie ma przegięcia ani uśmiechu, aby odbić się na krawędzi. Nie zakładaj, że uśmiechnięta buźka załatwi sprawę. Dbanie o to, co piszesz, to inny sposób myślenia. Czy naprawdę musisz planować, szkicować, edytować, wycinać, przepisywać, dodawać, odejmować, edytować i sprawdzać wszystko, co piszesz? Ty będziesz sędzią. Ale zanim zdecydujesz, że większość procesu nie jest konieczna, zastanów się, czy Twoja reputacja i skuteczność są zagrożone prawie za każdym razem, gdy piszesz. Założę się, że są. Wypróbuj to: użyj procesu edycji planu, szkicu i edycji codziennych wiadomości, i zobacz, czy zaczynasz częściej otrzymywać to, czego chcesz. Wierzę, że tak. Dobra wiadomość - nie, świetna wiadomość - jest taka, że kiedy ćwiczysz proces edycji planu, szkicu i edycji małych rzeczy, jesteś gotowy do użycia go w dużych rzeczach: propozycjach, raportach, artykułach, witrynach internetowych, blogach i materiałach marketingowych . Ostatecznie zaoszczędzisz czas i mnóstwo bólów głowy. Teraz, gdy jesteś gotowy, aby zastosować wszystkie te pomysły w codziennym życiu pisarskim, w następnym rozdziale skoncentruję się najbardziej na wysyłaniu wiadomości e-mail. Ta krótka komunikacja jest siłą napędową większości organizacji i stała się główną podstawą marketingu, przysłaniając jej bardziej efektownego kuzyna, media społecznościowe. Nie przeocz jego wartości ani nie rezygnuj z doskonalenia swoich umiejętności za pomocą poczty e-mail.