Kurs Pisania

Część IV … [PDF]

Samodzielna edycja: profesjonalne sposoby usprawnienia pracy

Jeśli spodziewasz się stworzyć udanego e-maila, listu lub dokumentu biznesowego w jednym ujęciu, pomyśl jeszcze raz. Nie wymagaj od siebie zbyt wiele. Bardzo, bardzo niewielu profesjonalnych pisarzy jest w stanie ukończyć skończony utwór - niezależnie od tego, czy piszą powieści, sztuki, artykuły, strony internetowe czy komunikaty prasowe - z pierwszym szkicem. Dotyczy to zwłaszcza pisarzy znanych ze swojej prostoty i łatwej lektury. Edycja to sposób, w jaki piszą pisarze. Dla nich procesy pisania i edycji są nierozłączne, ponieważ nie marzyliby o przesyłaniu pracy komuś, kto jest mniej niż najlepszy. Niestety wiele osób onieśmiela pomysł edycji własnej pracy. Ale wyposażony w skuteczne metody i techniki możesz bez obaw edytować. Opanowanie setek reguł gramatycznych nie jest konieczne, aby zostać dobrym redaktorem. Poznaj wskazówki, które pokazują, gdzie Twoje pisanie wymaga pracy, i możesz wyostrzyć to, co piszesz, aby osiągnąć dokładnie to, czego chcesz. Ta Część przedstawia podstawy.

Zmiana kapeluszy: od pisarza do redaktora

Role pisarza i redaktora wzmacniają się nawzajem.

•  Pisemnie planujesz swoją wiadomość lub dokument w oparciu o to, co chcesz osiągnąć i swoją analizę możliwości czytelnika, przeprowadzasz burzę mózgów, organizujesz je logicznie i tworzysz pełną wersję roboczą. Zawsze myśl o tym utworze jako o pierwszym szkicu, ponieważ każda wiadomość, bez względu na jej charakter i długość, zasługuje na edycję i wiele z niej skorzysta.
•  Podczas edycji przeglądasz swój pierwszy szkic i znajdujesz sposoby na ożywienie doboru słów, uproszczenie zdań i upewnienie się, że Twoje pomysły są spójne. Oceniasz także stronę "makro": czy treść i ton dostarczają najsilniejszy przekaz do odbiorców i pomagają budować relacje. Co więcej, ponieważ masz nawyk regularnego edytowania wiadomości, poprawia się również pisanie pierwszego szkicu.
•  Podczas korekty sprawdzasz swoje pismo z najdrobniejszymi szczegółami, aby znaleźć i poprawić błędy - błędy w pisowni, gramatyce, interpunkcji, faktach, odnośnikach, cytatach, obliczeniach i nie tylko, które są istotne dla materiału. Nigdy nie pomijaj tego kroku, ponieważ błędy, które wyglądają jak błędy, podważają twoje dobre myślenie i wiarygodność wobec czytelnika.
Nie oczekuj, że ominiesz cały proces edycji w miarę dalszego doskonalenia swoich umiejętności pisania. Profesjonalni pisarze nigdy nie przestają polegać na swoich umiejętnościach redakcyjnych, bez względu na to, jak dobrzy są w swoim rzemiośle. Poprawa umiejętności edytowania znacznie wpływa na poprawę oddziaływania każdej wysyłanej wiadomości, krótkiej lub długiej. Poniższe narzędzia i sztuczki sprawiają, że stajesz się bardziej sprawnym i pewnym siebie redaktorem.

Wybór sposobu edycji

Masz trzy główne sposoby edytowania pisma. Wypróbuj każdą z poniższych opcji i zobacz, która wolisz - ale pamiętaj, że zawsze możesz zmienić metodę edycji, aby najlepiej pasowała do bieżącego zadania pisania lub osi czasu.

Opcja 1: Zaznacz wydruki

Przed komputerami zarówno pisarze, jak i redaktorzy pracowali z "papierem", ponieważ był to jedyny wybór. Przez około sto lat przed pojawieniem się komputerów ludzie pisali na maszynach do pisania, ręcznie poprawiali wyniki, a następnie przepisywali cały dokument. Jeśli przeglądałeś odbitki próbne drukarskie - wstępne wersje materiału do druku - używałeś skróconego zestawu symboli, aby powiedzieć zecerowi, co zmienić. Te symbole oferowały jednolitość; każdy redaktor i drukarz wiedział, co mają na myśli. Procesy pisania i drukowania uległy radykalnym zmianom, ale znaki są nadal używane i pozostają pomocnym sposobem komunikowania zmian tekstu wśród ludzi. Wielu profesjonalnych pisarzy wciąż edytuje swoje prace na wydrukach papierowych, ponieważ edycja na ekranie męczy oczy i czyni nas bardziej podatnymi na błędy. Fizyczna edycja kopii za pomocą uniwersalnych znaków może być bardziej satysfakcjonująca; masz coś do pokazania za swoje wysiłki, kiedy skończysz. Ponadto edycja na papierze może pomóc w przejściu na stronęa redaktora tabeli. Oczywiście musisz wtedy przenieść zmiany na komputerze.

Opcja 2: Edytuj na ekranie

Po napisaniu dokumentu możesz go po prostu przeczytać i wprowadzić zmiany. Młodsi pisarze być może nigdy nie brali pod uwagę żadnego innego systemu. Możesz zastępować słowa i reorganizować materiał, wycinając i wklejając za pomocą kilku kliknięć myszą lub naciśnięć klawiszy. Wadą tej metody edycji jest to, że nie masz żadnych zapisów dotyczących procesu zmiany. Zachowanie kopii oryginalnego tekstu ma znaczenie, zapisz nową wersję jako osobny dokument. Zmień jego nazwę, aby uniknąć późniejszych kłopotów, w przypadku pojawienia się serii poprawionych wersji. Zachowaj prostą, ale konkretną zmianę nazwy. Jeśli dokument nosi tytuł "Gidget", zatytułuj edytowaną wersję na przykład "Gidget 2" lub daj jej datę "Gidget 11.13". Kiedy edytujesz czyjś dokument, dodaj swoje inicjały: na przykład "Gidget.nc". Upewnij się, że tytuł pozwala na łatwą identyfikację różnych wersji, aby uniknąć późniejszego zamieszania i marnowania czasu.

Opcja 3: Śledź zmiany

Większość programów do edycji tekstu oferuje przydatną funkcję rejestrowania każdej zmiany wprowadzonej w tekście w dokumencie. Na przykład w programie Microsoft Word wybierz kartę Recenzja, a zobaczysz okienko śledzenia. Kliknij opcję Śledź zmiany "Włącz" i edytuj dalej. Możesz usuwać i dodawać słowa, poprawiać pisownię i gramatykę oraz przenosić fragmenty do woli. Zmiany będą widoczne na kopii w kolorze innym niż czarny lub w małych polach tekstowych z boku (w zależności od wybranego widoku ekranu). Usunięcia są wyświetlane jako tekst przekreślony lub z boku. Możesz dodawać "komentarze" do siebie, a jeśli udostępniasz dokument, możesz dodawać komentarze do innych czytelników. System wymaga pewnych osobistych prób i błędów, ale zapewnia przydatne narzędzie do eksperymentów edycyjnych. Łatwo zmienić zdanie na temat korekty lub zastąpienia i przywrócić tekst do oryginału. Jednak gdy śledzisz zmiany w mocno edytowanym dokumencie, możesz skończyć z czymś dość skomplikowanym. Oszczędź sobie zamieszania, wybierając wyświetlanie dokumentu jako "Ostateczny" z wprowadzonymi wszystkimi proponowanymi zmianami lub zrezygnuj z wyświetlania wstawek i usunięć, w zależności od wersji programu Word. Nie tracisz swoich edycji; są po prostu ukryte przed bezpośrednim wzrokiem. Po zakończeniu edycji zapisz wersję, która pokazuje poprawki, a następnie wróć do karty Recenzja i wybierz "Zaakceptuj" lub "Odrzuć" zmiany. Zaakceptuj wszystkie zmiany lub przejrzyj swój dokument sekcja po sekcji, a nawet zdanie po zdaniu. Pojawiasz się z czystą kopią; zapisz tę wersję oddzielnie od oryginału. Sprawdź uważnie nową wersję, ponieważ podczas edycji pojawiają się nowe błędy. Zawsze.

Narzędzie śledzenia zmian w programie Word może pomóc ulepszyć proces pisania i oferuje sposób udostępniania etapów udoskonalania innym osobom w razie potrzeby. (Liczne narzędzia online, takie jak Dokumenty Google, również pomagają w udostępnianiu opracowywanych dokumentów). Ale kiedy ostatecznie wyślesz wiadomość do odbiorców, upewnij się, że ostateczna zapisana wersja nie ujawnia procesu zmian: Wyłącz śledzenie zmian i upewnij się, że wszystkie zmiany zostały zaakceptowane.

Dystansowanie się od tego, co piszesz

Pierwszym krokiem dla autoedytora jest świadome przyjęcie tej roli. A profesjonalista, o którym wiem, ma specjalny kapelusz, który może fizycznie założyć, aby pomóc mu zmienić role. Zapomnij o tym, jak trudno było naszkicować część materiału lub jak bardzo jesteś przywiązany do niektórych pomysłów lub języka. Postaraj się jak najbardziej obiektywnie ocenić, w jakim stopniu Twoje przesłanie odnosi sukces w realizacji celów, które sobie wyznaczyłeś, i znajdź sposoby, aby je wzmocnić. Najlepszym narzędziem do osiągnięcia tego dystansu jest to, które leczy wszystkie dolegliwości: czas. W Części 2 sugeruję, abyście przywiązywali jednakową wagę do znaczenia planowania, redagowania i redagowania. Ale najlepiej, aby ta ostatnia część nie była wykonywana w tym samym czasie, co dwa pierwsze etapy. Spróbuj zrobić przerwę między szkicowaniem a edycją. Wstrzymywanie na noc (lub dłużej) jest wysoce zalecane w przypadku dużych dokumentów biznesowych. Jeśli Twój dokument jest naprawdę długi lub ważny, spróbuj edytować i ponownie edytować w serii etapów w ciągu dni lub nawet tygodni. Niektóre kopie, takie jak strona główna witryny internetowej lub materiały marketingowe, mogą nigdy nie zostać "ukończone". Z czasem ewoluuje. W przypadku krótkich i/lub mniej istotnych wiadomości pomaga godzina lub dwie między redagowaniem a edycją. Naczelny e-mail lub wiadomość tekstowa, która nie wydaje się ważna, może nadal powodować wiele kłopotów, jeśli wyślesz ją bez weryfikacji. Jeśli godzina nie jest możliwa, wystarczy krótka wycieczka do ekspresu do kawy lub trochę czasu na inne zadanie, aby oczyścić umysł i odświeżyć oczy. Więc odłóż wiadomość, a następnie wróć do niej po umyślnym opóźnieniu. Kiedy wracasz, widzisz swoje słowa świeżymi oczami - redaktora, a nie pisarza.

PRAKTYKOWANIE SZTUKI STRIPPERA: W PIŚMIE MNIEJ ZNACZY WIĘCEJ

Twój cel dla każdej wiadomości i dokumentu biznesowego to "wystarczy". Dotyczy to zarówno treści, jak i języka:

Istota: staraj się wyrazić swój punkt widzenia i osiągnąć swój cel bez przesady, która spowoduje utratę czytelnika lub zniszczenie argumentu.
Język: wietrzna prezentacja osłabia wpływ i może spowolnić czytanie do punktu, z którego nie ma odwrotu. Postaraj się przedstawić swoją sprawę, złożyć lub odpowiedzieć na prośbę, przedstawić argument lub osiągnąć dowolny cel w najbardziej zwięzły sposób.

Buduj każdą wiadomość za pomocą pełnych słów, zdań i powszechnie akceptowanej gramatyki. (Jednak skrócone wiadomości mają swoje miejsce).Jaka jest Twoja idealna długość? Wiele dokumentów sugeruje własne odpowiedzi. Jeśli odpowiadasz na zapytanie ofertowe o długości dziesięciu stron, odpowiedź jednostronicowa prawdopodobnie nie wystarczy. Musisz podać szczegóły i kopię zapasową. Jeśli starasz się o pracę, nawet dobrze zrobiony akapit nie może zastąpić CV. Zawsze bierz pod uwagę cel dokumentu, aby ocenić odpowiednią długość i głębokość.

Przeglądanie dużych i małych zdjęć

Twoim zadaniem podczas samodzielnej edycji jest przejrzenie tego, co napisałeś na dwóch poziomach:

•  Poziom makro: myślenie leżące u podstaw wiadomości i podjętych decyzji dotyczących treści
•  Poziom mikro: Jak dobrze używasz języka, aby wyrazić swój punkt widzenia i poprosić o to, czego chcesz

Przyjrzyjmy się obu.

Ocena sukcesu treści

Rozpocznij edycję od ogólnego przeglądu, wykorzystując mentalny dystans, który uzyskałeś, odkładając kawałek na jakiś czas. Przeczytaj cały dokument i zadaj sobie pytanie:

•  Czy to, czego chcę, jest jasne po przeczytaniu wiadomości?
•  Czy treść wspiera ten cel?
•  Czy czegoś brakuje w mojej argumentacji, sekwencji myśli lub moich wyjaśnieniach? Czy dołączam całą niezbędną kopię zapasową?
•  Czy daję czytelnikowi powód do obaw?
•  Czy dołączam jakieś niepotrzebne pomysły lub stwierdzenia, które nie przyczyniają się do mojego głównego celu lub które go pomniejszają?
•  Czy ton jest odpowiedni dla osoby lub grupy, z którą się komunikuję?
•  Czy całe przesłanie przedstawia "mnie" w najlepszym możliwym świetle?
•  Czy są jakieś sposoby, w jakie mój czytelnik może źle zrozumieć lub źle zinterpretować moje słowa?
•  Jak poczuje się czytelnik, gdy to przeczyta? Jak bym się czuł? Co zrobi czytelnik?

Początkowym wyzwaniem edycji jest dotarcie do sedna wiadomości. Jeśli przy tworzeniu dokumentu postępowałeś krok po kroku, przedstawionym w Części 2, sprawdź teraz, czy spełniłeś własne kryteria i czy każdy element działa, aby osiągnąć swój cel. Twoje obiektywne odpowiedzi na te dziewięć pytań mogą doprowadzić do częściowej lub znacznej zmiany treści. W porządku - nie ma sensu pracować nad poprawą prezentacji, dopóki nie masz odpowiedniej treści. Możesz od razu wykonać ogólną korektę lub zaplanować ją i przejść do drugiego etapu, mikro-poziomu edycji tworzenia słów. Znacznie łatwiej jest sprawić, by język był skuteczniejszy, gdy dokładnie wiesz, jaką wiadomość chcesz przekazać.

Ocena skuteczności Twojego języka

Masz dwa sposoby na uzyskanie natychmiastowej, obiektywnej informacji zwrotnej na temat tego, jak dobrze posługiwałeś się językiem.

•  Użyj indeksu czytelności. Większość programów do edycji tekstu zapewnia dobry przegląd trudności dowolnego tekstu pisanego. Jak szczegółowo opisano w Części 3, pole statystyk czytelności programu Microsoft Word zawiera przydatne informacje dotyczące długości słowa, zdania i akapitu; liczba konstrukcji pasywnych; oraz stopień łatwości, z jaką ludzie mogą czytać i rozumieć Twoje przesłanie. Skorzystaj z tych statystyk, aby określić, w jaki sposób możesz poprawić swoje zdania i wybory słów.
•  Przeczytaj to głośno. Czytanie na głos tego, co piszesz, jest ulubioną metodą wielu pisarzy. Mówiąc cicho - nawet pod nosem - identyfikujesz problemy z płynnością, jasnością i doborem słów. Poproszenie kogoś o przeczytanie na głos twoich słów może jeszcze bardziej postawić cię w roli słuchacza.

Poza informacją, czy uzyskałeś ton konwersacyjny, test czytania na głos ostrzega o ośmiu konkretnych problemach typowych dla słabego pisania.

Problem 1: Zdanie jest tak długie, że przejście przez nie trwa więcej niż jeden oddech.
Rozwiązanie: Rozbij lub skróć.
Problem 2: Słyszysz monotonny wzór, a każde zdanie zaczyna się w ten sam sposób.
Rozwiązanie: Zmień niektóre struktury zdań, aby naprzemiennie używać długich i krótkich, prostych i złożonych.
Problem 3: Wszystkie lub większość zdań brzmi krótko i nierówno, co powoduje nagły ton i przytępia treść.
Rozwiązanie: Połącz kilka zdań, aby ułatwić czytanie.
Problem 4: Potykasz się o słowa.
Rozwiązanie: Zastąp te słowa prostszymi, najlepiej słowami o długości jednej lub dwóch sylab.
Metoda czytania na głos może ujawnić cztery dodatkowe wyzwania. Przyjrzymy się każdemu problemowi bardziej szczegółowo w kolejnych sekcjach, ale oto krótki przegląd.
Problem 5: Słyszysz siebie używając przegięcia w górę iw dół, aby przejść przez zdanie.
Rozwiązanie: Spraw, aby zdanie było mniej skomplikowane.
Problem 6: Słyszysz powtarzające się dźwięki lub inny sufiks.
Rozwiązanie: Restrukturyzacja zdania.
Problem 7: Zauważasz liczne wyrażenia przyimkowe połączone razem - z, w, do, dla.
Rozwiązanie: Zmień sformułowanie, aby mieć mniej przyimków.
Problem 8: Słyszysz słowa powtórzone w tym samym akapicie.
Rozwiązanie: Znajdź substytuty.

Jeśli przeczytasz swoją kopię na głos i przećwiczysz techniki naprawy omówione w Części 3 i następnych sekcjach, podarujesz sobie prezent: możliwość ominięcia lekcji gramatyki. Gdy już wiesz, jak rozpoznać problem, możesz użyć narzędzi skrótów, aby go naprawić. Co więcej, możesz śledzić własne wzorce i zapobiegać występowaniu problemów. Każdy pisze według własnych, osobistych wzorców. Im lepsze radzenie sobie z własnymi wzorcami, tym lepiej piszesz i tym szybciej osiągasz rezultaty.

Unikanie charakterystycznego przegięcia w górę i w dół

"Fantazyjne" słowa, nadmiarowe frazy i niezręczne konstrukcje wymuszają czytanie na głos zdań w nienaturalny wzór. Efekt jest podobny do typowego przegięcia tej bajki: wiem, kto to ZROBIŁ. Na przykład przeczytaj na głos następujące zdanie i zobacz, jaki wzór narzucasz swojemu głosowi:

Wszystkie publikowane teksty są reprezentacją naszej firmy, więc błędy ortograficzne i gramatyczne mogą sprawić, że będziemy wyglądać nieprofesjonalnie i zakłócić publiczne postrzeganie nas jako kompetentnych biznesmenów.

Wystarczy zeskanować zdania, aby poznać ich przegadywanie. Nie musisz być lingwistą, aby napisać lepsze zdanie. Po prostu wybierz proste i jasne. Rozbij długie zdanie. Pozbądź się niepotrzebnych słów i fraz. Zastąp krótszymi, bardziej przyjaznymi słowami.

Jeden sposób: Reprezentuje nas pismo całej naszej firmy. Błędy ortograficzne i gramatyczne sprawiają, że wyglądamy nieprofesjonalnie i niekompetentnie.

Po uproszczeniu często można znaleźć trzeci, jeszcze lepszy sposób na napisanie zdania.

Trzeci krok mógłby brzmieć: Kiedy popełniamy błędy ortograficzne i gramatyczne, wyglądamy nieprofesjonalnie i niekompetentnie.

Szukasz powtarzających się zakończeń słów

Wielkie wskazówki dotyczące rozwlekłych, nieefektywnych zdań zawierają nadużywane sufiksy. Niemal zawsze słowa te składają się z trzech lub więcej sylab i mają pochodzenie francuskie lub łacińskie i oznaczają abstrakcje. Kilka w zdaniu sprawia, że brzmisz pompatycznie i nieaktualnie. Często zmuszają cię do zawiłych, pasywnych konstrukcji, które osłabiają twoje pisanie i zniechęcają czytelników. Dodaj te słowa do swojego pisanego słownictwa, ale nigdy nie pozwól im dominować. Spróbuj jednego w zdaniu, najwyżej dwóch. Unikaj używania ciągu tych słów w jednym zdaniu. Znajdź te duszne słowa albo wizualnie, skanując to, co piszesz, albo ustnie - przeczytaj materiał na głos, a na pewno zauważysz, kiedy zaśmiecają twoje zdania.

Przyimki do przycinania

Innym sposobem na zredukowanie przegadania jest szukanie zbędnych fraz przyimkowych - to znaczy wyrażeń, które zależą od słów takich jak od, do i w. Tutaj znowu dobrą ogólną zasadą jest unikanie powtarzania tej samej formy mowy w jednym zdaniu, gdy tylko jest to możliwe . Na przykład:

Oryginał: Naszą misją jest uświadomienie ludziom społeczności biznesowej, jak ważne jest dobre pisanie.
Poprawione: Naszą misją jest budowanie świadomości społeczności biznesowej, że dobre pisanie ma znaczenie.

Zdanie z niepotrzebnymi przyimkami jest często niezdarne:

Oryginał: Zainwestował 10 lat w rozwój systemu, aby poprawić wydajność swojej organizacji.
Poprawiony: Spędził 10 lat, opracowując system, aby ulepszyć wydajność swojej organizacji.
Oryginał: Czy możliwe jest zinterpretowanie tego przez czytelnika jako błąd?
Poprawiony: Czy czytelnik może zinterpretować to jako błąd?

I zauważ, że kiedy skrócisz przyimki, odkryjesz dodatkowe sposoby na poprawienie zdania. Kilka przykładów tego postępowego myślenia:

Oryginał: Oto niektóre z imperatywów bycia dobrym komunikatorem.
Poprawiony: Oto kilka imperatywów, aby stać się dobrym komunikatorem.
Lepiej: Oto jak zostać dobrym komunikatorem.

Zwróć uwagę, jak słabe sformułowanie generuje więcej słabych sformułowań - pasywne czasowniki i nadużywanie przyimków występują w pęczkach. Napraw jeden problem w zdaniu, a będziesz w stanie łatwo zidentyfikować i naprawić inne. Dzięki temu możesz podążać różnymi drogami w kierunku poprawy. Możesz świadomie szukać dodatkowych "małych słówek" w zdaniu, na przykład, zwłaszcza gdy się powtarzają, i podążać za wskazówkami, które dostarczają, co do nudnych czasowników i niezręcznej konstrukcji. Dobrze sprawdza się w tym przypadku metoda edycji na głos. Oto kilka innych sposobów na zredukowanie swoich słownych fraz:

•  Użyj apostrofu.
•  Połącz dwa słowa i usuń apostrof.
•  Użyj łącznika.

Wycinanie wszystkich niewnoszących słów

Dodatkowe słowa, które nie wspierają twojego znaczenia, osłabiają siłę pisania. Celuj w zwięzłość. Użyj zestawu wskazówek, które opisałem w poprzednich sekcjach i skoncentruj się na poszczególnych zdaniach, aby uzyskać sposoby zaostrzenia. Oto przykład:

Z wykorzystaniem tego nowego i unikalnego pomysłu zwiększymy zyski magazynu w jednym konkretnym miesiącu, lipcu.

Dodatkowe słowa szkodzą czytelności zdania i generują złą gramatykę. Choć zdanie jest dość krótkie, udaje mu się zaciąć w dwóch przyimkach (z i w), zupełnie bezużytecznej frazie (z wykorzystaniem) i niepotrzebnym powtórzeniu słów - nowego i unikalnego. Oczywiście w rezultacie konstrukcja zdania jest myląca. Lepsza wersja:

Ten nowy pomysł zwiększy zyski magazynu, szczególnie w lipcu.

Obiektywne spojrzenie na twoje zdania może ujawnić słowa i frazy, które oczywiście powtarzają ten sam pomysł. Oto zdanie, które mówi o edycji papierowej z wydruku komputerowego:

Oczywiście musisz następnie przenieść swoje zmiany do oryginału na swoim komputerze.

W kontekście, oryginalny dokument wyraźnie znajdował się na komputerze, więc usunąłem niepotrzebną frazę:

Oczywiście musisz następnie przenieść zmiany na swój komputer.

Zastanów się nad tym wyjaśnieniem dotyczącym śledzenia zmian, które napisałem:

Teraz, gdy dokonasz zmiany, zmiana jest oznaczona kolorem, a każde usunięcie jest pokazane po prawej stronie.

Przepisanie:

Twoje zmiany są następnie wyświetlane w kolorze, a usunięcia pojawiają się poza tekstem po prawej stronie.

Rewizja działa lepiej, ponieważ eliminuje niepotrzebne słowa, a wraz z nimi wskazuje pasywną konstrukcję zmiany i pokazuje usunięcie.

Celuj w popularne zwroty, które spowalniają czytanie. Zastąp proste słowa. Często możesz zastąpić formalne, marnujące przestrzeń frazy pojedynczymi słowami. Słowa po lewej prawie zawsze nie wnoszą wkładu; wybierz te po prawej. Spróbuj sporządzić listę fraz, których często używasz i świadomie je minimalizuj. Twoje pisanie zrobi duży krok naprzód.

Przegadane : Lepiej

w tej chwili : teraz
w celu: za, do
powód tego : bo
zgodnie z : poniżej
potrafi: umie
konieczne jest, aby: musi, powinien
w celu : do
w odniesieniu do : około
w wysokości : po
w przypadku : jeśli
w oczekiwaniu na : przed
w niedalekiej przyszłości : wkrótce
z okazji : kiedy
wskazuje na: wskazuje
niezależnie od tego, że : chociaż

UMIESZCZANIE EMOJI, SMS-ÓW I KOMUNIKACJI NATYCHMIASTOWYCH W PERSPEKTYWIE

Najpierw pojawiły się piktogramy - wizualne symbole reprezentujące rzeczy i idee. Wczesne istoty ludzkie rysowały swoje obrazy na ścianach jaskiń i innych powierzchniach skalistych, a pierwsze pismo - wynalezione zaledwie 5000 lat temu - składało się z symboli wizualnych. Alfabet został opracowany później, ponieważ jest to szybsze i wygodniejsze niż używanie tysięcy różnych zdjęć. Tym później, ponieważ jest to szybsze i wygodniejsze niż używanie tysięcy różnych zdjęć. Rzymianie wbijali swoje wiadomości w kamienne tablice i pomniki, ale było to tak trudne, że wpychali się w całe ciągi skrótów i akronimów, które wciąż utrudniają tłumaczenie. Starożytni Egipcjanie również polegali na skrótach słownych i pominięciach, aby wyrazić swój punkt widzenia. Później matematyka rozwinęła się jako język do przekazywania pojęć dotyczących świata fizycznego z tego samego powodu, zwięzłości. Tak więc my, ludzie, zawsze szukaliśmy szybszych i łatwiejszych sposobów komunikowania zarówno codziennych transakcji, jak i wielkich pomysłów - i wciąż tego szukamy. W tym kontekście wiadomości błyskawiczne (IM) i SMS-y, ze skrótami i pomijaniem słów, mają sens. Pisanie na maleńkich klawiaturach naszych smartfonów mniej lub bardziej tego wymaga. Eksperci językowi wskazują na plus - uczy zwięzłości. A emotikony? Możemy postrzegać to zjawisko jako powrót do początku: piktogramów. Członkowie Pokolenia Z (ci ludzie urodzeni po 1995 roku) używają ich w bardzo subtelny sposób do przekazywania treści emocjonalnych, czego brakuje w bezosobowych formatach, takich jak e-mail. Ale komunikatory, SMS-y i emotikony stanowią problem: nie można zakładać, że wszyscy rozumieją skróty i symbole lub lubią się z nimi komunikować. Ogólnie rzecz biorąc, osoby starsze mają tendencję do pozostawania w tyle w przyjmowaniu nowych trendów komunikacyjnych. Nawet młodsi czytelnicy mogą nie uznać tych formularzy za odpowiednie do użytku biznesowego. Konkluzja: Pisanie w sposób, którego czytelnicy mogą nie rozumieć lub lubić, nie ma sensu. Czytelnicy, którym dobrze jest posługiwać się skrótami do wysyłania SMS-ów, mogą nadal oczekiwać bardziej formalnego stylu w innych mediach, w tym w e-mailach. Nie ryzykuj więc swojej skuteczności, przenosząc nieformalne strategie pisania SMS-ów do innych tekstów biznesowych. Ogranicz to do odpowiednich mediów i odbiorców, które na pewno dobrze zareagują. Jeśli lubisz posypywać uśmiechnięte i zmarszczone twarze wokół swoich e-maili, wyobraź sobie czytelnika i jego reakcję, zanim to zrobisz. Obecnie intensywni entuzjaści emoji używają ich jako języka prywatnego, nieprzeznaczonego do użytku zewnętrznego, więc komunikacja międzypokoleniowa nie stanowi jeszcze problemu. Ale jeśli należysz do starszego pokolenia, pomyśl dwa razy o modnym podejściu, aby wyglądać fajnie!

Przejście z pasywnego do aktywnego

Większość ludzi pisze zbyt biernie. Używają zbyt wielu czasowników, które są formami bycia, które wymuszają na zdaniach zawiłe kształty, które trudno jest rozplątać czytelnikom. Co gorsza, wszystkie te czasowniki sprawiają, że pisanie jest tak nudne, że wielu czytelników nie chce nawet próbować. Spójrzmy na czasowniki bierne pod kątem edycji. Czasowniki aktywne mówią wszystko bardziej bezpośrednio, wyraźnie, zwięźle i kolorowo. Jeśli chcesz szybko przekształcić wszystko, co piszesz, zwracaj uwagę na czasowniki i buduj zdania wokół tych aktywnych.

Myślenie "aktywne"

Aktywne czasowniki głosowe i czasowniki akcji nie są gramatycznie tym samym, ale to nie jest przewodnik po gramatyce. Ze względów praktycznych nie przejmuj się rozróżnieniem. Pamiętaj tylko, aby ograniczyć następujące wybory słów:

Jest wymagana jest Twoja uwaga.
Najlepsze zabawki są tworzone przez naukowców.
Kierownictwo firmy obawiało się słabych pisarzy, którym nie udało się zbudować dobrych relacji z klientami.
Komputer dostarczyła Jenny.
Cieszymy się, że skończyliśmy studiowanie gramatyki.
CEO powiedział, że nowy plan marketingowy będzie być uruchomiony w przyszłym roku.

Rozwiązanie w każdym przypadku jest takie samo: dowiedz się, kto co robi, i odpowiednio przeformułuj pomysł:

Prosimy o uwagę. Lub zwróć uwagę!
Naukowcy tworzą najlepsze zabawki.
Szefowie firm obawiają się, że źli pisarze nie tworzą dobrych relacji.
Jenny dostarczyła komputer.
Chętnie kończymy naukę gramatyki.
Prezes planuje wprowadzić nowy plan marketingowy w przyszłym roku.

Czasowniki często podnoszą tę samą czerwoną flagę. Na przykład : Do Waszyngtonu zawiezie mnie samolot India Airways, lepiej wyrazić jako : Samolot India Airways zawiezie mnie do Waszyngtonu lub Polecę do Waszyngtonu liniami Indiami Airways.

Kiedy pozbędziesz się zdania z czasownikami, zyskujesz szansę na zastąpienie aktywnych czasowników w czasie teraźniejszym nudnymi, biernymi, przeszłymi. Wielu profesjonalistów samodzielnie opracowuje tę taktykę przez lata prób i błędów (zaufaj mi w tym). Pisanie w czasie teraźniejszym zajmuje trochę więcej czasu na myśli na początku, ale szybko staje się nawykiem. Używaj czasu teraźniejszego wszędzie, gdzie tylko możesz, i zobacz, jak Twoje pisanie robi jeden wielki krok naprzód. Przyjrzyj się uważnie wszystkim swoim zdaniom, które zawierają jest , są i inne czasowniki. Sprawdź, czy czasownik czynności może ożywić Twoje zdania. Często można użyć czasu teraźniejszego tego samego czasownika:

Nadal jest szkodnikiem całego biura w kwestii poprawnej gramatyki.
jest lepiej określić jako,
Wciąż nęka cały urząd o poprawną gramatykę.

Innym razem uprość czasownik do czasu teraźniejszego lub przeszłego, aby przekazać wrażenie rzeczywistego zdarzenia:
Michałowi udało się przełamać schemat oczekiwania, jest bardziej angażujący, ponieważ:
Michael złamał schemat oczekiwania.

Przycinanie "jest" i "są"

Najwięksi winowajcy w pasywnych loteriach to kombinacje, jest i są. Ten problem jest łatwy do naprawienia - po prostu zobowiąż się, że nigdy nie zaczynasz zdania od żadnego. Trzymaj się z daleka od tego, że będą, były i wszystkie wariacje. Nie chowaj ich też w swoich zdaniach.

Sprawdź następujące przykłady i ulepszenia:

Oryginał: Raport zawierał 23 odniesienia do public relations.
Poprawione: Raport cytował public relations 23 razy.
Oryginał: Na górze strony znajduje się pomocna sekcja o nazwie "nowe wpisy".
Poprawiona: Pomocna sekcja o nazwie "nowe wpisy" pojawia się u góry strony.
Oryginał: Oczekuje się, że w przyszłości będą łatwiejsze sposoby komunikowania się.
Poprawiony: Spodziewamy się łatwiejszych sposobów komunikacji w przyszłości.
W każdym przypadku użycie aktywnego czasownika załatwia sprawę i prawie wszystkie przerobione zdania są w czasie teraźniejszym.

Wycinanie rzeczy, które mają i nie mają

Podobnie jak czasownik być, używamy różnych form czasownika mieć, aby uzyskać sygnały leniwego pisania. Znajdź zastępcze słowa i szybszy sposób na wyrażenie tego, co masz na myśli tak często, jak to możliwe. Kilka przykładów i możliwe przepisania:

Oryginał: Nie udało mi się skorygować wniosku na czas, aby dotrzymać terminu.
Poprawiony: Nie dotrzymałem terminu propozycji.
Oryginał: Oto, co można osiągnąć w tym roku, pod warunkiem współpracy z odpowiednimi osobami.
Poprawiony: Oto, co mogę osiągnąć w tym roku, jeśli odpowiednie osoby będą współpracować.
Celowe używanie biernego

Pomimo wszystkich powodów minimalizowania zdań biernych, czasowniki bierne nie są "złe". Potrzebujesz ich w sytuacjach, gdy "aktor" jest oczywisty, nieznany lub nieważny, albo jest puentą. Na przykład:

Komputer w swojej nowoczesnej formie był rozwijany przez wiele lat. Po długich próbach i błędach winowajca został ostatecznie zidentyfikowany jako Czerwona Ropucha.

Możesz również argumentować za użyciem głosu pasywnego, gdy potrzebujesz sformułować komunikat w kategoriach Ciebie, a nie my lub ja. Na przykład podczas pisania do klienta możesz być bardziej skuteczny, aby rozpocząć.
Twoje zadowolenie z produktu to jest to, na czym nam najbardziej zależy.
Zamiast,
Najbardziej zależy nam na Twoim zadowoleniu z produktu.
Drugie stwierdzenie sprawia wrażenie, że "chodzi o nas ". Oczywiście nie pisz całego listu, jak pierwszy początek - tylko pierwsze zdanie. Pasywny jest również przydatny, gdy nie chcesz brzmieć oskarżycielsko. Rachunek nie został zapłacony jest bardziej neutralny niż Nie opłaciłeś rachunku.

Omijanie żargonu, frazesów i dodatkowych modyfikatorów

Poleganie na słowach, które mają niewielkie znaczenie, marnuje cenną przestrzeń przekazu i spowalnia czytanie. Nadużywane wyrażenia osłabiają również wpływ, a "wewnętrzny" język może zmylić "zewnętrznych" czytelników. Żargon, frazesy i nieprzydatne przymiotniki to znaki rozpoznawcze nieudanego pisania biznesowego.

Trzymanie w żargonie

Niemal każdy specjalistyczny zawód ma swój żargon: terminologię i symbole, które skracają komunikację, a w niektórych przypadkach sprawiają, że członkowie grupy czują się bardziej profesjonalni i "wewnętrzni". Jeśli fizyk pisze do innych fizyków, nie musi wyjaśniać formuł, symboli i języka technicznego. Jego publiczność ma wspólną bazę wiedzy. Podobnie prawnik może pisać do kolegów w specyficznym języku, który on i jego rówieśnicy opanowali poprzez edukację i praktykę. Muzyk może wymieniać się notatkami z wykonania z innymi muzykami w sposób, który niewiele znaczy dla nie-muzyków. Ryzyko powstaje, gdy ludzie rozmawiają lub piszą do kogokolwiek innego niż koledzy specjaliści i używają żargonu. Zapominają, że opinia publiczna nie podziela ich profesjonalnego języka. Jeśli na przykład jesteś naukowcem, który musi wytłumaczyć swoją pracę dziennikarzowi, zdać raport z postępów kierownictwu firmy, zamówić materiały eksploatacyjne, negocjować zatrudnienie lub porozmawiać na imprezie, najlepiej całkowicie pominąć naukowy żargon. Poza naszymi wyspecjalizowanymi dziedzinami wszyscy jesteśmy generalistami. Chcemy, aby zwracano się do nas jasnym, prostym językiem, który możemy od razu zrozumieć. Sądząc po wiadomościach do klientów, wielu prawników i księgowych należy do tych, którzy zapominają o tej podstawowej zasadzie - a może nie pamiętają już, jak komunikować się prostym angielskim. Ale pisarze biznesowi stoją przed dodatkowym wyzwaniem. Wyspecjalizowany, przeładowany żargonem język pełen jest modnych słów, które niewiele znaczą - nawet dla tych, którzy go używają. Na przykład firma technologiczna stwierdza w publikacji:

Te widoczne możliwości IT wraz z udziałem IT w procesie identyfikacji projektu mogą napędzać infuzję dźwigni IT na poprawę przychodów w podobny sposób, w jaki IT wykorzystało redukcję kosztów i wydajność.
Co to znaczy? Kto wie? Zbyt często dyrektorzy korporacji i konsultanci łączą ze sobą zestawy modnych słów i frazesów, które komunikują niewiele poza niechęcią do myślenia. Znam wielu redaktorów, którzy zarabiają niezłe pieniądze, ratując niektórych z tych ludzi przed ich najgorszymi wypowiedziami, ale na pewno nie wyłapują ich wszystkich. Oczywiście czasami pisarz lub organizacja celowo decyduje się ukryć fakt lub prawdę za starannie dobranymi słowami i frazami. Wtedy możesz argumentować, że komunikat zbudowany na pustym żargonie biznesowym działa dobrze. Ale ja nie zalecam celowego zniekształcania prawdy, pisanie bez treści lub maskowanie każdej sytuacji złym pismem. Takie postępowanie po prostu nie działa i może być bumerangiem. Ten szeroko rozpowszechniony komunikat prasowy Citigroup z 2012 r. sprawił, że bank wyglądał śmiesznie:

Citigroup ogłosiła dzisiaj serię działań repozycjonujących, które jeszcze bardziej ograniczą wydatki i poprawią wydajność w całej firmie przy jednoczesnym zachowaniu unikalnych zdolności Citi do obsługi klientów, zwłaszcza na rynkach wschodzących. Działania te doprowadzą do zwiększenia wydajności biznesowej, usprawnienia operacji i zoptymalizowania śladu konsumenckiego w różnych lokalizacjach geograficznych.

Tłumaczenie: Zwalniamy wielu ludzi, aby poprawić nasze liczby. Aby uniknąć tworzenia pustej mowy biznesowej, unikaj słów i fraz, takich jak:

Widok 360 stopni
najlepsze praktyki
krwawiąca krawędź
myślenie błękitnego nieba
buty na ziemię
płonąca platforma
podstawową kompetencją
z lotu ptaka
pełen serwis
wpływ
przesuń igłę
otwórz kimono
optymalizacja
przez mur
obierz cebulę
solidny
skalowalny
zmienić paradygmat
pływać tor
Wejdź na wyższy poziom
propozycja wartości
pionowy
klasa światowa
Jeśli piszesz informację prasową, witrynę internetową lub inną kopię promocyjną, sprawdź, czy nie jest modna, zadając sobie pytanie: czy ta kopia może być wykorzystana przez dowolną firmę, w dowolnej branży, do opisania dowolnego produktu lub usługi? Jeśli zamienię banały na przyziemne słowa, czy przesłanie ma sens? Czy mój 17-letni siostrzeniec będzie się śmiać, gdy to przeczyta?

Chłodzenie frazesów

Żargon można postrzegać jako frazesy ze świata biznesu. Polski, jak wszystkie języki, ma ogromną skarbnicę "ogólnych" frazesów, wyrażeń tak nadużywanych, że mogą stracić na znaczeniu. Kilka przypadkowych przykładów, które mogą pojawić się w komunikacji biznesowej: Wszystko dobrze, co się dobrze kończy, myśl nieszablonowo, owijanie w bawełnę, czytanie między wierszami. Utarte schematy są tak liczne, że często trudno ich uniknąć. Często są to idiomy i można je znaleźć w każdym języku. Nie bez powodu są popularne - komunikują znaczenie w skrócie. I można je dobrze wykorzystać w kontekście. Opłaca się jednak zwracać uwagę na wszystko, co nie ma sensu lub go trywializuje. Zamiast tego powiedz, czego chcesz, prościej, a może opracuj oryginalne porównanie, jak wyjaśniam w części 3. I nigdy nie zapominaj, że idiomy i frazesy rzadko są rozumiane przez osoby niebędące rodzimymi użytkownikami języka angielskiego, więc staraj się ich całkowicie unikać, pisząc do nich. odbiorców.

Minimalizowanie modyfikatorów

Najlepsza rada dotycząca używania słów opisowych - przymiotników i przysłówków - pochodzi od wielkiego XIX-wiecznego amerykańskiego powieściopisarza Marka Twaina:

Zauważyłem, że używasz prostego, prostego języka, krótkich słów i krótkich zdań. Tak pisze się po angielsku - to jest nowoczesny i najlepszy sposób. Trzymaj się tego; nie pozwól, aby wkradły się puch, kwiaty i gadatliwość. Kiedy złapiesz przymiotnik, zabij go. Nie, nie mam na myśli do końca, ale zabij większość z nich - wtedy reszta będzie cenna. Osłabiają, gdy są blisko siebie. Dają siłę, gdy są szeroko rozstawione. Nawyk przymiotnikowy lub rozwlekły, rozmyty, kwiecisty habit, raz przywiązany do osoby, jest tak samo trudny do pozbycia się, jak każdego innego występku.

Twain napisał tę radę w 1880 roku 12-letniemu chłopcu, który wysłał mu szkolny esej, ale jest on słuszny w dzisiejszych komunikatorach biznesowych. Jeśli w zależności od modnych słów i frazesów jest to grzech nr 1 pustej biznesowej mowy, to nadużywanie przymiotników jest grzechem nr 2. Rozważmy na przykład najnowsze, najbardziej innowacyjne, najnowocześniejsze rozwiązanie dla ostatecznych wyzwań XXI wieku…

Co, inne rozwiązanie?

W miarę możliwości stosuj mantrę pisarza fikcji: Pokaż, nie mów. Przymiotniki na ogół niewiele przekazują. W fikcji, a zwłaszcza w pisaniu scenariuszy, scenarzyści muszą znaleźć sposób, aby wprowadzić widzów w to doświadczenie, aby wyciągnęli własne wnioski na temat tego, czy postać podejmuje złe decyzje, czy jest nieetyczna, czuje się brzydka lub ładna, czy cierpi i tak dalej. W pisaniu biznesowym "pokaż, nie mów" oznacza przekazanie odbiorcom treści i szczegółów: faktów, pomysłów, statystyk, przykładów - wszystkiego, czego potrzeba, aby udowodnić, że potrzebują Twojego produktu lub pomysłu albo Ciebie. Stwierdzenie, że coś jest innowacyjne, niczego nie dowodzi. Dodanie przysłówka, takiego jak "bardzo" innowacyjny, po prostu mnoży pustkę. Witamy możliwości zastąpienia pustej retoryki treścią! Nic nie zastąpi dobrej treści. Używaj dobrych technik pisania, aby treść była przejrzysta, prosta i żywa. W rozdziale 5 przechodzę od skupiania się na zdaniach do tworzenia solidnych akapitów, rozwiązywania problemów organizacyjnych, używania silnych przejść i rozwiązywania problemów technicznych, które najczęściej utrudniają wielu autorom biznesowym.

NIEJASNE PISANIE JEST WBREW PRAWU!

Zgodnie z długą tradycją, najgorsze przykłady nieprzejrzystego, mylącego i trudnego do zrozumienia pisma pochodzą od nikogo innego jak rząd. Ruchy "prostego języka" nabrały rozpędu w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii, od lat 70. XX wieku. Zwolennicy podkreślają, że jasne pisanie jest niezbędne, aby ludzie mogli uzyskać dostęp do usług, przestrzegać przepisów i rozumieć prawo. W Stanach Zjednoczonych ciągła praca kilku organizacji non-profit doprowadziła do uchwalenia ustawy Plain Writing Act z 2010 r., która wymaga od agencji federalnych pisania wszystkich nowych publikacji, formularzy i publicznie rozpowszechnianych dokumentów w "jasny, zwięzły i dobrze zorganizowany" sposób zgodne z najlepszymi praktykami pisania prostym językiem. Rozszerzenie prawa na regulacje rządowe to nieustający wysiłek. W Anglii kampania przeciwko pisanemu drobnym drukiem, biurokratycznemu językowi jest podobnie energiczna, ale odpowiednie prawo nie zostało uchwalone. W obu krajach trwają również starania o wyjaśnienie pisarstwa prawniczego. A organizacja o nazwie PLAIN - Międzynarodowe Stowarzyszenie Plain Language Association - służy jako centralne źródło globalnego ruchu prostego języka. Szczególny punkt zainteresowania: niektóre badania pokazują, że wytyczne dotyczące lepszego pisania są zasadniczo takie same w różnych językach: krótkie słowa, krótkie proste zdania, mniej słów opisowych i dobre techniki graficzne sprawdzają się dobrze w przypadku pisania po szwedzku, tak jak w przypadku Język angielski. Inne interesujące amerykańskie witryny to The Plain Language Association (www.plain-writingassociation.org) i Center for Plain Language (www.centerforplainlanguage.org), które przyznaje nagrody za godne podziwu i najbardziej oburzające przykłady w języku rządowym. Te i powiązane strony internetowe oferują bogactwo przydatnych informacji oraz dobre przykłady "przed" i "po" napisaniu zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego. Liderzy ruchu mają nadzieję, że promowanie jasnego języka w rządzie przeniknie do świata korporacji i zainspiruje tam językowe sprzątanie domów.