Część II … [PDF]



Planowanie wiadomości za każdym razem

Pomyśl przez chwilę o tym, jak podszedłeś do ostatniego zadania pisania. Jeśli była to wiadomość e-mail, ile czasu poświęciłeś na zastanawianie się, co napisać? Kilka minut? Sekundy? A może po prostu zacząłeś pisać? Teraz przypomnij sobie bardziej złożony dokument: wymagający list, propozycję, raport, artykuł marketingowy, post na blogu lub cokolwiek innego. Czy poświęciłeś trochę czasu na przemyślenie i ukształtowanie swojego przekazu, zanim zacząłeś pisać, czy po prostu się zanurzyłeś? Ta Część pokazuje, jak ważne jest poświęcenie czasu, zanim zaczniesz pisać, na rozważenie, do kogo piszesz, co naprawdę masz nadzieję osiągnąć i jak możesz wygenerować odpowiednią treść.

Przyjęcie zasady planu-projektu-edycji

Przygotuj się na jedną z najważniejszych rad zawartych w tym tekście. Poświęć czas na planowanie swoich wiadomości. A to oznacza każdą wiadomość. Nawet codzienna komunikacja, taka jak e-mail, może mieć ogromny wpływ na Twój sukces. Wszystko, co piszesz, pokazuje ludziom, kim jesteś. Nie liczę, ile razy otrzymywałem maila z prośbą o skierowanie lub wywiad informacyjny, który był źle napisany i pełen błędów. Nie odpowiedziałem. Czy chciałbyś? Albo długi, drogi dokument z odpowiedzią. Czy chciałbyś? Lub długi, drogi dokument z notatką przewodnią e-maila, która jest nagła i niechlujna. Źle napisana wiadomość e-mail nie pomaga sprawie - niezależnie od przyczyny. Nie sugeruję, że przed napisaniem każdego e-maila odchylaj się na krześle i pozwól umysłowi wędrować w tryb błękitnego nieba, aby zobaczyć, co się pojawi. Planowanie, które polecam, to proces krok po kroku, który prowadzi do dobrych decyzji o tym, co powiedzieć i jak to powiedzieć. To proces, który nigdy Cię nie zawiedzie, bez względu na to, jak duże (lub małe) jest wyzwanie pisarskie. I jest to dość proste w adaptacji - w rzeczywistości możesz osiągnąć zaskakująco szybkie rezultaty. Może się również okazać, że po zastosowaniu tego procesu pisanie sprawia Ci dużo więcej przyjemności. To strategiczne podejście nie ma żadnego związku z tym, jak nauczyłeś się pisać w szkole, chyba że miałeś nietypowego nauczyciela, który był nastawiony na pisanie, aby uzyskać wyniki. Zacznij od odrzucenia wszelkich z góry przyjętych pomysłów dotyczących twojej niezdolności do pisania, ponieważ z mojego doświadczenia wiem, że każdy może nauczyć się lepiej pisać. Kiedy masz wiadomość lub dokument do napisania, oczekuj, że Twój czas zostanie równo podzielony między te zadania:

Planowanie
Redakcja
Redagowanie

Poświęć jedną trzecią swojego czasu na podejmowanie decyzji, co powiedzieć (planowanie), jedną trzecią na napisanie pierwszej wersji roboczej (redagowanie), a na koniec jedną trzecią na wyostrzenie tego, co napisałeś (edycja). Pewnie zastanawiasz się, czy ten system pomaga ci pisać szybciej czy wolniej. Dla większości ludzi to przesunięcie w czasie. Kiedy przyjmujesz podejście "najpierw pisz-to-myśl", prawdopodobnie gubisz się w środku, a następnie wpatrujesz się przez chwilę w ważne wiadomości z niejasnymi pytaniami, czy mogłyby lepiej czytać lub być bardziej przekonujące. Zaplanowane wiadomości są łatwe do zorganizowania, a skuteczność jest wbudowana, ponieważ już dostosowałeś treść do swojego celu i czytelnika. A co z czasem montażu na końcu? Jeśli w ogóle nie przeglądasz swoich wiadomości przed ich wysłaniem, robisz sobie krzywdę. Profesjonalny pisarz z wieloletnim doświadczeniem w pisaniu nigdy nie wysłałby komunikacji biznesowej - nawet prostego e-maila - bez starannego przeglądu i ulepszeń. Ty też nie powinieneś. Stawka jest zbyt wysoka. Musisz być najlepszy we wszystkim, co piszesz. Prawdziwym problemem jest nie tyle czas, co wyniki. Zaplanowane wiadomości znacznie częściej przynoszą to, czego chcesz. Wypróbuj strategię, którą polecam i zobacz, co się stanie. Moje pieniądze są na większe sukcesy. Ponadto takie podejście szybko staje się nawykiem, a nawet więcej - staje się rozwiązaniem problemu. Ćwicz to codziennie za pomocą rutynowych wiadomości, a będziesz gotowy do stawiania czoła dużym wyzwaniom , z pewnością.

Dopracowywanie planu: Twoje cele i odbiorcy

Dobrze skonstruowany przekaz opiera się na dwóch kluczowych aspektach: Twoim celu i odbiorcach. Poniższa sekcja pokazuje, jak poznać obie te osoby w sposób intymny.

Zdefiniuj swój cel

Twoim priorytetem jest wiedzieć dokładnie, co chcesz aby się wydarzyło, gdy osoba, do której piszesz, przeczyta to, co napisałeś. Ustalenie tego jest znacznie mniej oczywiste, niż się wydaje. Rozważ list motywacyjny do swojego CV. Postrzegany jako formalna, ale nieistotna konieczność w dążeniu do ostatecznego celu - zdobycia pracy - list motywacyjny może po prostu powiedzieć:

Szanowny Panie Kowalski, oto moje CV. - Jacek Szlade

Intuicyjnie zapewne wiesz, że to nie wystarczy. Ale przeanalizuj, co chcesz osiągnąć, a zobaczysz wyraźnie, dlaczego to się nie udaje. Twój list motywacyjny musi:

•  Połączyć Cię z odbiorcą, aby stać się osobą, a nie innym zestawem dokumentów.
•  Wyróżnić się pozytywnie na tle konkurencji.
•  Przekonać odbiorcę, że warto przeczytać twoje CV.
•  Pokazać, że rozumiesz pracę i firmę.
•  Skonfigurować osobę, aby sprawdziła Twoje kwalifikacje z przychylnym nastawieniem.

Potrzebny jest również list motywacyjny, aby wykazać Twoje osobiste kwalifikacje, zwłaszcza umiejętność dobrej komunikacji. Jeśli widzisz, że osiągnięcie swojego wielkiego celu, zdobycie szansy na wykonanie pracy, zależy od tego zestawu bardziej szczegółowych celów, oczywiste jest, dlaczego jednowierszowy, pobieżny komunikat nie sprawdzi się dobrze w porównaniu z konkurencją. List motywacyjny do formalnej propozycji biznesowej ma swój wielki cel: pomóc przekonać osobę lub instytucję do sfinansowania Twojego nowego produktu. Aby to zrobić, rolą listu motywacyjnego jest nawiązanie kontaktu z potencjalnym nabywcą, zachęcenie go do przeczytania przynajmniej części dokumentu, predysponowanie go do tego, by polubić to, co widzi, zaprezentowanie swojej firmy jako lepszej niż konkurencja i pokazanie dobrej komunikacji umiejętności. A co z samą propozycją? Jeśli podzielisz ten cel na bardziej szczegółowy podzbiór, zdasz sobie sprawę, że w idealnym przypadku propozycja musi wykazywać:

•  opłacalność finansową tego, co planujesz wyprodukować
•  zminimalizować ryzyko inwestycyjne i wysoki potencjał zysku
• twoje własne doskonałe kwalifikacje i osiągnięcia
•  znakomitą kopią zapasową przez doświadczony zespół
•  specjalną wiedzę w tej dziedzinie
•  dogłębna znajomość rynku, konkurencji, otoczenia biznesowego itd.

Określanie celów jest niezwykle przydatne, ponieważ proces ten utrzymuje Cię w zgodzie z ogólnym obrazem, jednocześnie zapewniając natychmiastowe wskazówki dotyczące skutecznej treści. Dzięki dobremu planowaniu z przodu, już zmierzasz w kierunku osiągnięcia tego, czego chcesz. Aby czerpać korzyści z definicji celu, musisz poświęcić trochę czasu na spojrzenie poza powierzchnię. Napisz każdą wiadomość z jasnym zestawem celów. Jeśli nie znasz swoich celów, w ogóle nie pisz.

Spróbuj tego: niezmiennie jednym z Twoich celów jest przedstawienie się na piśmie jako profesjonalnego, kompetentnego, kompetentnego, kreatywnego, empatycznego itd., ale nie pozwól powiedzieć, kim jesteś lub kim chcesz być! Stwórz listę cech osobistych i zawodowych, które chcesz, aby inni ludzie w tobie dostrzegli. Pamiętaj, że za każdym razem, gdy piszesz, bądź tą osobą. Zadaj sobie pytanie, jak ta osoba radzi sobie z trudnymi sprawami. Twoje odpowiedzi mogą cię zadziwić. Ta technika nie jest mistyczna, tylko sposób na dostęp do własnej bazy wiedzy i intuicji. Być może będziesz w stanie skierować tę zwycięską osobowość również do swoich osobistych doświadczeń.

Definiowanie odbiorców

Bez wątpienia zauważyłeś, że ludzie naprawdę różnią się od siebie na niezliczone sposoby: co cenią, jakie mają motywacje, jak lubią spędzać czas, ich stosunek do pracy i sukcesu, jak się komunikują i podejmują decyzje i wiele więcej. Jedną z konsekwencji tych zmiennych jest to, że czytają i reagują na Twoje wiadomości na różne, a czasem nieoczekiwane sposoby. W ramach planowania musisz przewidywać reakcje ludzi zarówno na treść, jak i styl pisania. Kluczem do skutecznego przewidzenia reakcji czytelnika jest zaadresowanie wszystkiego, co do kogoś piszesz konkretne, a nie anonimowe, pozbawione twarzy "każdy". Kiedy spotykasz kogoś osobiście i chcesz przekonać go do swojego punktu widzenia, automatycznie dostosowujesz się do jej reakcji w miarę postępów. Odpowiadasz na wiele wskazówek. Poza przerwami, komentarzami i pytaniami dostrzegasz również wyraz twarzy, język ciała, ton głosu, nerwowe maniery i wiele innych wskaźników.

Oczywiście w wiadomości pisemnej brakuje wszystkich wskazówek osobistych. Aby Twoje przesłanie odniosło sukces, musisz odgrywać obie role - czytelnika i swoją. Na szczęście nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać. O ile nie wysyłasz naprawdę banalnej wiadomości, zacznij od utworzenia profilu osoby, do której piszesz. Robienie tego przynosi naprawdę duże korzyści ludziom, którzy są dla Ciebie ważni, na przykład szef. Wyłaniasz się z pouczającymi wskazówkami, jak poprawić wszystkie swoje interakcje z nim, a także wiesz, co i jak powiedzieć. Pomaga to w interakcji twarzą w twarz, a także w pisaniu. Kiedy sytuacja dotyczy kogoś, z kim nie masz do czynienia często lub w ogóle nie znasz, głębia profilu, który tworzysz, zależy od tego, jak ważne są dla Ciebie wyniki. Jeśli odpowiadasz na zapytanie klienta, nie musisz znać jego stylu podejmowania decyzji. Jeśli piszesz do szefa działu z prośbą, możesz chcieć dowiedzieć się, ile informacji woli mieć, jakie są jego priorytety i nie tylko. Zanim spróbujesz zbudować profil, może wydawać się zniechęcające scharakteryzowanie kogoś, gdy tak wiele, co napędza każdą osobę, jest niewidoczne. Zaufaj mi, ty wiesz znacznie więcej o swoich odbiorcach, niż myślisz. W przypadku osoby już Ci znanej, Twoje spostrzeżenia, doświadczenie i intuicja idą bardzo daleko. Chodzi o systematyczne czerpanie z tych zasobów, zwłaszcza z pamięci o tym, jak reagowała na poprzednie interakcje. Spróbuj tego: Oto system, który polecam. Na razie załóżmy, że ta osoba to ktoś, kogo znasz. Zacznij od zwykłych podejrzanych: danych demograficznych. Zapisz, co już wiesz o tej osobie, lub zgadnij najlepiej:

•  Ile lat?
•  Mężczyzna czy kobieta?
•  Zawód?
•  Żonaty, kawaler czy inny układ?
•  Członek grupy etnicznej lub religijnej?
•  Wykształcony do jakiego stopnia?
•  Pozycja społeczna i ekonomiczna?

Po danych demograficznych weźmy pod uwagę psychografię, rodzaj czynników, które specjaliści od marketingu spędzają dużo czasu na studiowaniu. Marketerzy są zainteresowani tworzeniem profili klientów, aby zrozumieć i manipulować zakupami konsumenckimi. Dla twoich celów niektóre czynniki psychograficzne, które mogą mieć znaczenie, to:

•  Styl życia
•  Wartości i przekonania
•  Opinie i postawy
•  Zainteresowania
•  Wypoczynek i wolontariat
Musisz także wziąć pod uwagę czynniki, które odzwierciedlają czyjąś pozycję, osobowość i, tak naprawdę, całą historię życia i światopogląd. Niektóre czynniki, które mogą bezpośrednio wpływać na to, jak dana osoba odbiera Twoją wiadomość, obejmują:

•  Profesjonalne przygotowanie i doświadczenie
•  Stanowisko w organizacji: Jaki poziom? Poruszasz się w górę czy w dół?
•  Szanowany? Jak ambitny? Zadowolony z pracy i organizacji?
•  Stopień autorytetu
•  Styl przywództwa: oparty na zespole? Dyktatorski? Współpraca? Niedostrzegalny?
•  Preferowany styl komunikacji: osobiście? Krótkie lub szczegółowe pisane wiadomości? Telefon? Wysyłasz SMS-y? PowerPoint? Facebook czy inne media społecznościowe?
•  Podejście do podejmowania decyzji: współpraca czy odgórne? Spontaniczny czy przemyślany? Ryzykowny czy grający bezpieczniej?
•  Preferencje informacyjne: szeroka wizja? Dogłębnie? Statystyki i liczby?
•  Wykresy i wykresy?
•  Priorytety pracy i presja
•  Wrażliwość i gorące przyciski: Co ją denerwuje? Szczęśliwy?
•  Styl interakcji i preferencje: osoba zajmująca się ludźmi czy liczbami, systemami lub technologią? Dobry członek zespołu czy nie?
•  Rodzaj myślenia: logiczne czy intuicyjne? Oparte na statystykach czy na pomysłach?
•  Duży obraz czy zorientowany na mikro? Szukasz dalekiego zasięgu lub natychmiastowych wyników?
•  Słabości (dostrzegane przez osobę lub nie): Brak znajomości technologii? Słabe umiejętności ludzi? Brak edukacji i szkoleń? Brak doświadczenia?
•  Typ ludzi, z którymi dana osoba lubi, z którymi czuje się komfortowo i szanuje, i na odwrót: kto lubi i dogaduje się z nim?
•  Poczucie humoru, osobiste pasje, hobby

Czy wiesz, lub możesz dowiedzieć się, o co martwi się twój czytelnik? Co nie pozwala mu spać w nocy? Jego największy problem? Znając obawy danej osoby, możesz tworzyć bardziej przekonujące wiadomości. Nie sugeruję, że twój cel powinien być manipulowany. Podejmowanie trudu myślenia w ramach innej osoby jest pełne szacunku. Czy nie wolałbyś, aby zwracano się do Ciebie w sposób, który uwzględnia to, co jest dla Ciebie najważniejsze, na przykład, gdy musisz podjąć decyzję? I oczywiście liczy się Twoja dokładna relacja z osobą, jak również Twoja pozycja względna oraz stopień wzajemnej sympatii, szacunku i zaufania - czynnik simpatico.

Jestem pewien, że zastanawiasz się, jak możesz wziąć tak wiele pod uwagę lub dlaczego chciałbyś to robić. Dobra wiadomość: Kiedy Twoja wiadomość jest naprawdę prosta, zwykle nie. Więcej dobrych wiadomości: nawet jeśli Twój cel jest złożony lub ważny, znaczenie mają tylko niektóre czynniki. Daję ci długą listę, z której możesz czerpać, ponieważ każda sytuacja wnosi do gry inne cechy. Zastanowienie się, które z nich się liczą w Twojej konkretnej sytuacji, jest kluczowe i rzadko trudne. Lub na przykład załóżmy, że chcesz uzyskać pozwolenie na wyprodukowanie filmu wyjaśniającego pracę Twojego działu, który ma być pokazywany na imprezie pracowniczej. Być może twój szef to ktoś, kto entuzjastycznie podchodzi do wideo. Możesz też zgłosić się do kogoś, kto ceni relacje i chce pielęgnować pozytywne środowisko. Ten szef ceni relacje i chce pielęgnować pozytywne środowisko. Ten szef prawdopodobnie przyjąłby sposób na pokazanie członkom personelu, że są cenieni. Lub może być osobą, która lubi innowacyjność i szansę na bycie pierwszym w sąsiedztwie. Aby uzyskać aprobatę, najlepiej ułożyć historię inaczej dla konkretnego decydenta. Nie mówię, że powinieneś zniekształcać fakty lub pomijać jakiekolwiek: historia, którą opowiadasz, musi być prawdziwa i uczciwa. Ale skupienie i nacisk można dostosować. Odnosisz sukces, gdy poświęcasz czas na patrzenie na rzeczy oczami innej osoby, a nie wyłącznie własnymi. Takie postępowanie nie narusza twoich zasad. Pokazuje, że jesteś rozsądny i wrażliwy na różnice między ludźmi i pomaga w związkach. Mówi ci, jak oprawić to, o co prosisz.

LUKI POKOLENIOWE: ZROZUMIENIE I WYKORZYSTANIE ICH

W prawie każdym miejscu pracy zatrudniającym więcej niż kilka osób różnice pokoleniowe stanowią poważne wyzwanie. Ogólne uogólnienia oparte na tym, kiedy ludzie się urodzili, mogą wydawać się podejrzane, ale wszyscy jesteśmy kształtowani przez kulturę i okres, w którym dorastamy. Nasze przekonania, style komunikacji i podejmowania decyzji, wzorce interakcji i oczekiwania mogą być sprzeczne . Kwitną nieporozumienia. W odpowiedzi konsultanci pracują, wyjaśniając sobie nawzajem grupy, marketerzy badają młodych ludzi, którym muszą sprzedawać, a specjaliści ds. zasobów ludzkich starają się łagodzić konflikty międzypokoleniowe, aby ich firmy mogły lepiej funkcjonować. Bez względu na to, do jakiej grupy wiekowej należysz, skorzystasz z pewnej empatii dla innych kohort. Uzupełnij poniższe pomysły własnymi obserwacjami, a odkryjesz sposoby na uszczęśliwianie podwładnych i przełożonych bez ryzyka narażania własnych wartości. Oto kilka wskazówek, jak wspierać sympatyczne relacje w miejscu pracy:

•  Pokolenie wyżu demograficznego (ur. 1946 do 1964) jest bardzo konkurencyjne i definiuje się przez osiągnięcia. Wielu to pracoholicy. Chociaż Boomers chcieli zmienić świat i walczyli o zmianę (prawa obywatelskie, rola kobiet), ogólnie szanują autorytet, lojalność, pozycję i ciężką pracę, która tworzy postęp w górę. Chcieliby, aby dzisiejsi młodzi ludzie robili postępy w ten sam sposób, co oni: stopniowo zdobywali nagrody (i pewność siebie).

Styl komunikacji: dobry w konfrontacji i twarzą w twarz; często organizować spotkania; jak telefon, e-mail i szczegółowe informacje; uzyskać informacje z gazet i telewizji; wielu korzysta z Facebooka, LinkedIn i Twittera.

Reaguje źle na: Dostrzegany brak szacunku u młodych ludzi, niski poziom zaangażowania, oczekiwania szybkiego postępu, ciągłą potrzebę mentoringu, arogancję w stosunku do własnych doskonałych umiejętności technologicznych i nieostrożne pisanie!

Reaguje dobrze na: Postawę "potrafię", gotowość do ciężkiej pracy i pokonywania przeszkód, szacunek dla ich osiągnięć i wiedzy oraz dobrze zaplanowane i sprawdzone komunikaty.

•  Pokolenie X (ur. 1965-1980) to stosunkowo małe pokolenie, dosłownie złapane pośrodku. Często są menedżerami średniego szczebla i muszą tłumaczyć między tymi, którym podlegają, a tymi, którzy im podlegają. Są pracowici, indywidualistyczni, oddani zmianom i poszukujący życiowej równowagi. Cenią możliwości budowania umiejętności.

Styl komunikacji: zależny od e-maila, najlepiej krótki i skuteczny; wolałby pominąć spotkania; w różnym stopniu swobodnie obcuje się z nową technologią i mediami społecznościowymi (zwłaszcza Facebookiem), ale bez pełnego entuzjazmu młodych ludzi; w celu uzyskania informacji zwracaj się do telewizji i w mniejszym stopniu do gazet.

Reaguje źle na: autokratycznych, niedoceniających menedżerów; atmosfera uprawnień ze strony podwładnych i podwładnych, potrzeba ciągłej uwagi, zachęty i nadzoru oraz niechęć do pójścia o krok dalej i dostosowania się do potrzeb miejsca pracy; niecierpliwość; "niezasłużona" pewność siebie.

Dobrze reaguje na: Zaradność, niezależność, poczucie odpowiedzialności, dbałość o szczegóły, chęć podjęcia "nieciekawych" zadań, dobrą komunikację.

•  Millenialsi (znani również jako Pokolenie Y) (urodzeni w latach 1981-1996) należą do szczególnie dużego pokolenia i mają do czynienia z silną konkurencją, ale z mniejszymi możliwościami. Są bardzo towarzyscy, wolą pracować w zespołach i mieć bliski kontakt ze wszystkimi w biurze i poza nim. Chcą odpowiedzialności - szybko - oraz intensywnego mentoringu. Spodziewają się, że spędzą swoją karierę na zmianie pracy i eksperymentowaniu z innymi źródłami dochodów. Są niematerialistyczni i zazwyczaj szybko opuszczają pracę, gdy są niezaangażowani, nawet bez widocznej innej osoby. Przyznaj wysoką wartość aktywnemu doświadczeniu, inkluzywności i tolerancji.

Styl komunikacji: w pełni cyfrowy; wolą wchodzić w interakcje za pośrednictwem wiadomości tekstowych, wiadomości błyskawicznych i mediów społecznościowych, zwłaszcza Facebooka; czerpać wiadomości i informacje z Internetu; używaj poczty e-mail tylko w razie potrzeby; nie entuzjastycznie nastawiony do kontaktu telefonicznego, spotkań i konfrontacji.

Reaguje źle na: Brak szacunku; niewystarczające zachęty, uznanie, włączenie i szybkie nagrody; brak podania powodów oddelegowania; nieprzystosowanie się do preferencji dotyczących stylu życia; konieczność pracy ze starą technologią.

Dobrze reaguje na: coaching, możliwości uczenia się i rozwoju, poczucie celu, bycie docenianym, wyjaśnienia, nowe doświadczenia, stałą komunikację, tworzenie zespołów i wgląd w szerszy obraz.

•  Pokolenie Z (znane również jako Pokolenie Ojczyzny) (ur. 1997 do 2010) jest jak dotąd nieznanym elementem miejsca pracy. Dorastając z doświadczeniem Wielkiej Recesji i Wojny z Terroryzmem, ta najbardziej chroniona przez rodziców grupa ze wszystkich wykazuje oznaki bycia bardziej konserwatywną, bojaźliwą, pragmatyczną i troszczącą się o prywatność. Są pierwszymi "prawdziwymi cyfrowymi tubylcami" i używają swoich smartfonów do wszystkich informacji, rozrywki i komunikacji, ale niewiele rozmów telefonicznych. W mediach społecznościowych wolą efemeryczny Snapchat i Instagram.

Burza mózgów, która najlepiej pasuje do Twojego celu

Być może tak dokładne zdefiniowanie celu i odbiorców brzmi jak niepotrzebna praca. Ale robienie tego niezmiernie pomaga, gdy zwracasz się do kogoś z pomysłem, produktem lub usługą, w które chcesz go kupić. Załóżmy, że Twój dział planuje uruchomić duży projekt, którym chcesz poprowadzić. Możesz napisać notatkę wyjaśniającą, jak ważna jest dla Ciebie okazja, ile możesz wykorzystać dodatkowych pieniędzy lub jak bardzo docenisz wybór na nową rolę. Ale jeśli twój szef, Mark, nie jest całkowicie bezinteresowną osobą bez własnych ambicji i priorytetów, dlaczego miałby się tym przejmować? O wiele lepiej jest podkreślić swoje odpowiednie umiejętności i osiągnięcia. Twoi konkurenci o pozycję lidera mogą równać się, a nawet lepiej, takiemu podsumowaniu, więc musisz zrobić wszystko, co w twojej mocy. Myśl poza sobą o tym, co jest najważniejsze dla Marka. Szybki profil Marka ujawnia kilka cech, z którymi warto pracować:

•  Lubi widzieć dobrą pracę zespołową u podległych mu osób.
•  Jest pracoholikiem, który zwykle jest przesadnie zaangażowany.
•  Lubi uruchamiać projekty, a potem w zasadzie o nich zapominać, dopóki nie przyjdą wyniki.
•  Jest ambitny i zawsze dąży do kolejnego kroku w górę.

Biorąc pod uwagę to, co wiesz o Marku, treść Twojej wiadomości może odpowiadać tym cechom, obejmując:

•  Twoje dobre wyniki jako gracza zespołowego i lidera zespołu
• * Twoje zaangażowanie w nowy projekt i chęć do pracy poza normalnymi godzinami, aby zrobić to dobrze
•  Twoja umiejętność samodzielnej pracy i dobrego osądu przy minimalnym nadzorze
•  Twój entuzjazm dla tego konkretnego projektu, który, jeśli się powiedzie, będzie wysoko ceniony przez dział i firmę

Ponownie, wszystkie Twoje roszczenia muszą być prawdziwe i musisz udowodnić, że są. Na przykład możesz dołączyć przypomnienie o innym projekcie, który pomyślnie wyreżyserowałeś i zarządzałeś niezależnie. Twój profil czytelnika może ci powiedzieć jeszcze więcej. Jeśli zastanawiasz się, jak długa powinna być Twoja notatka, rozważ preferencje komunikacyjne Marka. Jeśli woli krótkie notatki, a następnie podejmowanie decyzji twarzą w twarz, zachowaj zwięzłość notatki, ale nadal omawiaj główne punkty, aby zapewnić to najważniejsze spotkanie. Jeśli jednak najlepiej zareaguje na pisemny szczegół, przekaż mu z góry więcej informacji. Utworzenie profilu czytelnika umożliwia stworzenie schematu treści wszystkich wiadomości i dokumentów. Po określeniu, czego chcesz i przeanalizowaniu odbiorców w odniesieniu do prośby, przeprowadź burzę mózgów, które mogą pomóc Ci wygrać sprawę z tą osobą. Twoja burza mózgów daje ci listę możliwości. Odgadnięcie najbardziej przekonujących punktów jest łatwe i można je po prostu uporządkować, ustalając priorytety. Zastanowienie się, jak sprofilować czytelnika, działa równie dobrze, gdy piszesz główną propozycję, biznesplan , raport, wniosek o dofinansowanie, list od klienta, artykuł marketingowy, blog, prezentację programu Microsoft PowerPoint, wiadomość sieciową lub kopię witryny internetowej. Poznaj swój cel. Dowiedz się, kim są Twoi odbiorcy i na czym zależy tej osobie lub grupie. Następnie myśl szeroko w tej perspektywie. Innym sposobem myślenia o treści jest rozważenie, że wszystko, co piszesz, to "prośba". Nawet wiadomość, która tylko przekazuje informacje, prosi odbiorców, aby ją przeczytali i zastosowali się do niej w jakiś sposób, choćby po to, aby ją wchłonąć lub zapisać. Ogłoszenie o wydarzeniu prosi odbiorcę o zanotowanie, a zwykle prosisz ją, aby poczuła się zmotywowana do wzięcia udziału. Notatka z gratulacjami z okazji awansu prosi szczęśliwą osobę, aby zauważyła, że jesteś po jej stronie. Spróbuj wymyślić pisemną komunikację, która o nic nie prosi. To dość trudne. Widzenie każdej wiadomości jako prośby ma tę zaletę: dość trudne. Widzenie każdej wiadomości jako prośby ma tę zaletę: w ten sposób ustawisz ramkę wiadomości z odpowiednią treścią dla osoby, do której piszesz.

Pisanie do grup i nieznajomych

Profilowanie kogoś, kogo znasz, jest stosunkowo łatwe, ale często piszesz do grup, a nie do pojedynczych osób, a także do osób, których nie spotkałeś i o których nic nie wiesz. Te same pomysły, o których mowa w poprzedniej sekcji, dotyczą grup i nieznajomych, ale wymagają od ciebie nieco większej wyobraźni. Oto dobra taktyka pisania wiadomości adresowanych do grup: Wizualizuj pojedynczą osobę - i/lub kilka kluczowych osób - które są uosobieniem tej grupy. Finansista Warren Buffet wyjaśnił, że pisząc do akcjonariuszy, wyobraża sobie, że pisze do swoich dwóch sióstr: Są inteligentne, ale nie mają wiedzy na temat finansów. Świadomie dąży do bycia przez nich zrozumianym. Wynikiem są godne podziwu jasne komunikaty finansowe, które są dobrze odbierane i mają wpływ. Podobnie jak w Buffer, możesz pomyśleć o konkretnej osobie, która będzie reprezentować większą grupę. Jeśli na przykład wymyśliłeś nowy sprzęt narciarski, pomyśl o narciarzu, którego znasz, który byłby zainteresowany Twoim produktem i profiluj tę osobę. Lub stwórz złożony profil kilku takich osób, czerpiąc z tego, co ich łączy plus wariacje. Jeśli jesteś konsultantem ds. strategii biznesowej, pomyśl o swoich najlepszych klientach i wykorzystaj to, co o nich wiesz, aby profilować swoich potencjalnych klientów.

Wyobraź sobie swoich czytelników

Nawet jeśli publiczność jest dla Ciebie zupełnie nowa, nadal możesz dobrze uogólniać, jacy są ci ludzie, a nawet lepiej, ich potrzeby. Załóżmy, że jesteś dentystą, który przejmuje gabinet i pisze, aby przedstawić się pacjentom swojego poprzednika. Twoim podstawowym celem jest utrzymanie tej klienteli. Nie musisz znać ludzi, aby przewidzieć wiele z ich prawdopodobnych obaw. Możesz na przykład założyć, że twoja wiadomość będzie niemile widziana, ponieważ długoletni pacjenci prawdopodobnie lubili starego dentystę i nie lubią zmian i niedogodności, tak jak prawdopodobnie ty sam. Możesz iść dalej. Przewiduj pytania czytelników. Postaw się na ich miejscu.Pacjenci stomatologiczni mogą się zastanawiać:

•  Dlaczego miałbym ufać Tobie, komuś, kogo nie znam?
•  Czy odczuję przerwę w opiece? Czy będzie krzywa uczenia się?
•  Czy polubię Cię i znajdę w Tobie to, co cenię u lekarza - aspekty takie jak życzliwość, szacunek dla mojego czasu, uważność i doświadczenie?

Zaplanuj swoje treści, aby odpowiedzieć na pytania, które zadają czytelnicy, a nie pomylisz się. Zaoszczędzisz też czas. Ile notatek robisz i wysyłasz lub otrzymujesz codziennie, prosząc o wyjaśnienie lub próbując załatwić sprawę? Nieostrożna komunikacja jest ogromnym problemem dla liderów biznesu. Jeden źle napisany e-mail wysłany do dziesięciu osób może zmarnować wiele godzin wspólnej pracy na samo odzyskanie sytuacji. Jeszcze większym zmartwieniem jest wpływ błędów generowanych przez słabą komunikację. Ostatnio inżynierowie firmy motoryzacyjnej nie opisali wyraźnie problemu bezpieczeństwa kierownictwu wyższego szczebla, co miało katastrofalne konsekwencje. Na co dzień wszędzie pojawiają się drobne wariacje na ten temat. Zauważ, że oprócz skupienia się na "mnie", prawie wszystkie pytania zadawane przez pacjentów dentystycznych mają charakter emocjonalny, a nie faktyczny. Niewielu pacjentów jest skłonnych zapytać o przeszkolenie nowego lekarza i konkretną wiedzę. Biorą to za pewnik. Bardziej przejmują się tym, kim jest i jak będą traktowani. Ta nieco sprzeczna z intuicją prawda dotyczy wielu sytuacji. Dobrzy sprzedawcy nie rzucają się na siebie - oni rzucają się na siebie, aby uczynić życie klienta lepszym. Zauważ również, że pytania byłyby zasadniczo takie same dla nowego księgowego lub każdego innego usługodawcy. Podczas pisania może być konieczne zbudowanie nieco pośredniej odpowiedzi na niektóre pytania, których oczekujesz od czytelników. Napisanie do pacjentów dentystycznych czegoś w stylu "Jestem naprawdę miłą osobą" raczej ich nie przekona, ale możesz spokojnie zawrzeć w swoim liście dowolne lub wszystkie z poniższych stwierdzeń:

Uważnie przejrzę wszystkie zapisy, więc osobiście poznam Twoją historię.
Mój personel i ja zobowiązujemy się skrócić czas oczekiwania do minimum. Korzystamy z najnowszych technik, aby Twoje wizyty były komfortowe i bezbolesne.
Nie mogę się doczekać spotkania z Tobą osobiście i poznania Ciebie.
Jestem częścią Twojej społeczności i uczestniczę w jej dobrych celach, takich jak …

Zastosuj tę strategię analizy odbiorców do aplikacji o pracę, propozycji biznesowych, mediów internetowych i innych ważnych materiałów. Zadaj sobie pytanie, do kogo chcę dotrzeć? Czy osoba jest kierownikiem działu kadr? CEO? Potencjalnym klientem mojego produktu lub usługi? Następnie zanotuj profil opisujący, jaka prawdopodobnie jest ta osoba oraz jakie mogą być jej obawy i pytania. Każdy ma problem do rozwiązania. Jaki jest problem twojego czytelnika? Dyrektor HR musi obsadzać wolne stanowiska w sposób, który zadowoli innych. Można liczyć na to, że dyrektor generalna będzie miała jedno oko na wyniki, a drugie na całościowy obraz - to jej rola. Jeśli przedstawiasz produkt, możesz oprzeć profil potencjalnego klienta na osobie, dla której produkujesz ten produkt.

Dbanie o ludzi

Wysyłanie swoich słów do dzisiejszego, pełnego wiadomości świata przypomina wrzucanie ich do morza w butelce. Co gorsza, twoja wiadomość jest teraz wśród bilionów butelek, z których wszystkie próbują dotrzeć do tych samych ruchomych i unikających celów. Twoja przewaga konkurencyjna polega więc na kształtowaniu lepszej butelki …a raczej przekazu. Każda wysyłana wiadomość musi być dobrze przygotowana i celna, niezależnie od nośnika czy formatu. Wyzwaniem jest sprawienie, aby ludzie byli na tyle zainteresowani, aby czytać Twoje wiadomość i działać na nią w jakiś sposób. W poniższych sekcjach omówiono narzędzia, których potrzebujesz, aby upewnić się, że butelka osiągnie swój cel, że cel zostanie przesunięty, aby wydobyć wiadomość i że wiadomość wywrze pożądany wpływ.

Błyskawiczne łączenie się z czytnikiem

Tylko w rzadkich przypadkach w dzisiejszych czasach masz luksus budowania wielkiego wniosku, krok po kroku. Twoi odbiorcy po prostu nie będą się trzymać. Akapit otwierający wszystko, co piszesz, musi natychmiast przyciągnąć czytelników. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest bezpośrednie powiązanie z ich głównymi interesami i obawami w ramach twojego celu. Załóżmy, że informujesz personel, że biuro będzie zamknięte we wtorek, aby zainstalować nową klimatyzację. Możesz pisać:

Temat: O przyszły wtorek
Szanowni Pracownicy:
Jak wiecie, firmie zawsze zależy na Twoim komforcie i dobrym samopoczuciu. W ramach planu doskonalenia naszej firmy w ubiegłym roku zainstalowaliśmy ulepszone oświetlenie w korytarzach, a w odpowiedzi na Państwa prośbę, abyśmy …

Zatrzymaj się! Nikt tego nie czyta! Zamiast tego wypróbuj to:

Temat: Biuro zamknięte we wtorek
Instalujemy nową klimatyzację! Wtorek to dzień pracy , więc dajemy Ci święto. Cieszę się, że firma jest w stanie odpowiedzieć na Twoją prośbę numer jeden w ankiecie dla pracowników i mam nadzieję, że Ty też.

Jednym z najlepszych sposobów na przyciągnięcie czytelników jest również najprostszy: Przejdź do sedna. Technika ta dotyczy nawet długich dokumentów. Zacznij od wyników końcowych, takich jak osiągnięty wynik, zalecana strategia lub pożądane działanie. W raporcie lub propozycji często można to zrobić w streszczeniu wykonawczym, ale pamiętaj, że nawet ta mikrowersja pełnej wiadomości nadal musi zawierać najważniejszy punkt.

Zwróć uwagę, że w poprzednim przykładzie wiersz tematu wiadomości e-mail jest częścią leadu i planuje przyciągnąć czytelników tak samo jak pierwszy akapit samej wiadomości.

Koncentrowanie się na tym, co jest dla mnie

W terminologii marketerów akronimem jest WIIFM (co jest dla mnie). E-mail dotyczący klimatyzacji w poprzedniej sekcji przechwytuje czytelników, mówiąc im najpierw, że mają dzień wolny, a następnie mówiąc, że dostają coś, czego chcą. Ustalenie, co zainteresuje Twoich czytelników, często wymaga trochę przemyślenia. Aby ludzie się tym przejmowali, najpierw musisz sam umieć odpowiedzieć na to pytanie. Dlaczego mieliby się tym przejmować? Następnie umieść swoją odpowiedź w czołówce, a nawet w nagłówku. Jeśli na przykład sprzedajesz produkt lub usługę, skoncentruj się na problemie, który rozwiązuje. Zamiast nagłówka komunikatu prasowego mówiącego:

Nowy model widżetów zadebiutuje na Expo Magnus w czwartek

Spróbuj:
Widget 175F Kamera wideo z dnia na noc natychmiast kończy kradzież

Jeśli zbierasz pieniądze dla organizacji non-profit, możesz pokusić się o napisanie listu do poprzednich darczyńców, który zaczyna się tak, jak wiele, które prawdopodobnie otrzymujesz:

Od 25 lat Freedom′s Path pomaga uwięzionym kobietom przenieść się do świata zewnętrznego, zapewniając szkolenia zawodowe, doradztwo i usługi wsparcia. Wasze darowizny były niezbędne, aby wyposażyć młodych przestępców do …

Brzmi to godnie, ale wywołuje ziewanie. Czy odpowiedziałbyś lepiej na list, który otwiera się bardziej w ten sposób?

Kiedy rozmawialiśmy z 19-letnią Janiny Y., powstrzymywała łzy.
- Jasne, wyjdę za sześć miesięcy, ale co z tego? Gdzie jest moje życie? Brak rodziny. Brak edukacji. Zaraz wrócę na ulicę i co innego mogę zrobić, niż wrócić z przyjaciółmi, którzy mnie tu przywieźli. Nie chcę. Ale nie mam wyboru. Wbrew przeciwnościom i po raz pierwszy w życiu Jenny miała szczęście. Wybraliśmy ją do Programu Drugiej Szansy i daliśmy jej nowy start …
Chcemy pomóc większej ilości Janin. A z Twoją pomocą możemy…

Druga wersja działa lepiej nie tylko dlatego, że jest bardziej konkretna, ale dlatego, że bierze pod uwagę dwa czynniki, które prawdopodobnie podzielają wszyscy odbiorcy: (1) troska o młodych ludzi znajdujących się w niekorzystnej sytuacji oraz (2) potrzebę zapewnienia, że ich darowizny są dobre używany.

Podkreślanie korzyści, a nie funkcji

Ludziom zależy na tym, co produkt lub usługa może dla nich zrobić, a nie na tym, czym jest.
•  Cechy opisują charakterystykę: samochód z silnikiem o prędkości 200 km/h; napój energetyczny zawierający 500 jednostek kofeiny; pokój hotelowy wyposażony w bezcenne antyki.
•  Korzyści to cechy, które dają nam: poczucie, że możesz być najszybszym zwierzęciem na ziemi (biorąc pod uwagę otwartą autostradę bez pułapek radarowych); możliwość pozostania na nogach przez 56 godzin, aby nadrobić całą zaniedbaną pracę; doświadczenie wysokiego luksusu za cenę pokoju hotelowego, przynajmniej krótko.

Korzyści mają więcej wspólnego z uczuciami i doświadczeniami niż z rzeczywistymi danymi. Marketerzy od dawna rozumieją siłę korzyści, ale psychologowie potwierdzają teraz, że większość decyzji zakupowych podejmowana jest raczej emocjonalnie niż logicznie. Wybierasz samochód, który przemawia do naszej osobowości, zamiast tego o najlepszych parametrach technicznych, a następnie próbujesz uzasadnić swoją decyzję racjonalnymi podstawami. Kupujesz sukienkę, w której czujesz się piękna, nie dlatego, że szwy są sprytnie zaprojektowane.

Lekcja dla pisania biznesowego jest jasna: ludziom zależy na przekazach opartych na tym, co jest dla nich naprawdę ważne. Nie zgub się w szczegółach technicznych. Skoncentruj się na wpływie wydarzenia, pomysłu lub produktu. Możesz opisać specyfikacje, ale trzymaj je w osobnej sekcji lub jako materiał zapasowy. Podejdź do informacji w sposób, w jaki większość gazet zawsze robiła (a teraz również online). Umieść to, co jest najciekawsze lub najbardziej przekonujące, z przodu, a następnie dołącz szczegóły z tyłu (lub link do nich) dla czytelników, którzy chcą więcej.

Znajdowanie konkretu, ograniczanie abstrakcji

Przykład Ścieżki wolności z poprzedniej sekcji pokazuje, że skupienie się na jednej osobie zapewnia bardziej skuteczne przesłanie. Jeden konkretny przykład jest prawie zawsze lepszy niż ryzy hałaśliwej prozy i pustych przymiotników. Urzeczywistnij rzeczy za pomocą technik takich jak:

•  Opowiadaj historie i anegdoty. Muszą ucieleśniać ideę, którą chcesz przekazać, charakter Twojej organizacji lub Twoją własną wartość. Wczesny program telewizyjny o Nowym Jorku używał sloganu w stylu: "Osiem milionów ludzi, osiem milionów historii". Dobra historia jest zawsze tam, czai się, nawet w tym, co może wydawać się przyziemne lub zwyczajne. Ale znalezienie go może wymagać trochę myślenia i aktywnego szukania.
•  Użyj konkretnych przykładów. Poinformuj klientów, w jaki sposób Twój produkt był używany lub w jaki sposób Twoja usługa pomogła rozwiązać problem. Przekaż im solidne studia przypadków wdrożeń, które zadziałały. W firmie powiedz pracownikom odpornym na zmiany, w jaki sposób inny dział zaoszczędził trzy godziny dzięki nowemu procesowi zamawiania lub w jaki sposób zmiana świadczeń może obniżyć koszty opieki zdrowotnej z własnej kieszeni o 14 procent. A jeśli chcesz, aby ludzie korzystali z nowego systemu, daj im jasne wytyczne, być może opis procesu krok po kroku.
•  Użyj wizualizacji, aby wyjaśnić i podzielić słowa. Czytelnicy, którzy muszą zostać schwytani i zaangażowani, zazwyczaj unikają nieprzerwanego pisania. Wiele badań pokazuje, że ludzie są znacznie bardziej zainteresowani czytaniem materiałów takich jak blogi, artykuły i posty społecznościowe, gdy istnieje dobry element wizualny. Kiedy polegasz na słowach, poszukaj sposobów na graficzne przedstawienie trendu, zmiany, planu, koncepcji lub przykładu. Dołącz zdjęcia, ilustracje, wykresy, wykresy i wideo, aby dopasować je do swoich celów. Kiedy musisz przekazać swoją wiadomość głównie słowami, użyj technik graficznych, takich jak nagłówki, podtytuły, wypunktowania, odmiany kroju pisma i ikony!
•  Daj czytelnikom wizję. Dobrzy liderzy wiedzą, że wizja jest niezbędna, niezależnie od tego, czy prowadzą firmy, czy ubiegają się o urząd publiczny. Zazwyczaj najlepiej jest sformułować swoją wiadomość w kategoriach całościowych, które sprawią, że ludzie będą wierzyć, że przyszłość będzie w jakiś sposób lepsza. Nie składaj pustych obietnic; zamiast tego szukaj najszerszych implikacji tego, co chcesz przekazać, i użyj szczegółów, aby poprzeć tę centralną koncepcję i uczynić ją bardziej realną. Czy Twój produkt lub usługa zaoszczędzi czytelnikom czas lub pieniądze? Czy są zdrowsze lub bardziej atrakcyjne? To są najważniejsze wiadomości dla wszystkich. Ujęcie skomplikowanego dokumentu w szerszą wizję sprawia, że jest on bardziej zorganizowany i zapada w pamięć - duże zalety.
•  Wyeliminuj bezsensowną hiperbolę. Jaki sens ma mówienie czegoś w stylu: "To najbardziej dalekosiężny, innowacyjny, przełomowy projekt wzornictwa przemysłowego, jaki kiedykolwiek wymyślono"? Jednak pisanie biznesowe jest przepełnione pustymi, nudnymi twierdzeniami. Dzisiejsza publiczność podchodzi do wszystkiego, co piszesz, już znudzona, sceptyczna i niecierpliwa. Jeśli jesteś usługodawcą i opisujesz to, co robisz, słowami, które mogą należeć do każdego, w każdym zawodzie, zawodzisz. Jeśli polegasz na witrynie, a widzom zajmuje 20 sekund, aby dowiedzieć się, co sprzedajesz lub jak dokonać zakupu, tracisz. Jeśli wysyłasz informację prasową, która ukrywa to, co ciekawe lub ważne, jesteś niewidzialny. Antidotum: poznaj swój punkt widzenia i zrób to szybko! Idź po dowody! Powiedz swoim odbiorcom w realny sposób, co Twój pomysł, plan lub produkt osiąga w sposób, na którym im zależy. Pokaż im, jak produkt poprawia ich życie
•  Jak organizacja non-profit pomaga ludziom i to udowadnia
•  Jak usługa rozwiązuje problemy?
•  Jak osobiście pomogłeś swojemu pracodawcy zarobić więcej pieniędzy lub stać się bardziej wydajnym

Dowód ma wiele postaci: statystyki, dane, obrazy, referencje, ankiety, nagrody, promocje, historie przypadków, biografie, obserwatorzy i polubienia w mediach społecznościowych oraz klipy wideo i audio. Dowiedz się, jak śledzić swój sukces i go udowodnić. W efekcie otrzymujesz pierwszorzędny materiał do wykorzystania w całej komunikacji.

Wybór pisanego głosu: ton

Prowadzący prezentacje często stwierdzają, że znaczenie wypowiedzi mówionej jest przekazywane w 55% za pomocą mowy ciała, 38% za pomocą tonu głosu, a tylko 7% za pomocą słów. W rzeczywistości formuła ta została dokładnie zdemaskowana i zaprzeczona przez jej twórcę, psychologa Alberta Mehrabiana, ponieważ błędnie zinterpretowała bardzo ograniczone badanie. Sugeruje jednak kilka ważnych punktów do pisania. Pisemne wiadomości przychodzą bez mowy ciała i tonu głosu. Jednym z rezultatów jest to, że humor w wiadomościach pisanych - zwłaszcza sarkazm lub ironia - jest ryzykowny. Kiedy czytelnicy nie widzą mrugnięcia w twoim oku lub nie słyszą żartobliwości w twoim głosie, biorą cię dosłownie. Powstrzymaj się więc od subtelnego humoru, chyba że jesteś naprawdę pewny zdolności swojego czytelnika do "zrozumienia tego". Jeszcze lepiej: bądź ostrożny przez cały czas, ponieważ takie założenia są niebezpieczne. Ale nawet pozbawione wyrazu twarzy i gestów, pisanie ma swój własny ton, a to bezpośrednio wpływa na to, jak czytelnicy odbierają i odpowiadają na wiadomości. Pisemny ton wynika z kombinacji doboru słów, struktury zdania i innych czynników technicznych. Ważne są również elementy mniej namacalne, trudne do przypięcia. Prawdopodobnie otrzymałeś wiadomości, które doprowadziły cię do wyczucia, że pisarz był zdenerwowany, zły, oporny lub rozbawiony, nawet jeśli chodziło tylko o kilka słów. Czasami nawet uważne przeczytanie tekstu nie wyjaśnia, co niesie. Kiedy jesteś pisarzem, bądź świadomy tonu swojej wiadomości. Konsekwentnie kontroluj ton, aby wspierał Twoje cele i nie podważał Twojego przekazu. Prawdopodobnie zauważyłeś, że okazywanie emocji w miejscu pracy rzadko daje ci przewagę, zwykle odwrotnie. Pisanie jest podobne. Ton przekazuje uczucia, a jeśli nie kontrolujesz swoich emocji podczas pisania, ton Cię zdradza. W poniższych sekcjach omówiono kilka sposobów na znalezienie i przyjęcie odpowiedniego tonu.

Dopasowanie tonu do okazji, relacji i kultury

Zatrzymaj się przed napisaniem i zastanów się nad charakterem wiadomości. Oczywiście, jeśli przekazujesz złe wieści, nie chcesz brzmieć bardziej radośnie i weselej. Zawsze myśl też o większej grupie odbiorców. Jeśli firma zarobiła w zeszłym miesiącu więcej pieniędzy, ponieważ zlikwidowała dział, lepiej nie traktować nowych zysków jako triumfu. Obecni członkowie personelu prawdopodobnie nie są zadowoleni z utraty kolegów i martwią się o własną pracę. Z drugiej strony, jeśli komunikujesz się o imprezie świątecznej dla pracowników, ponure i znudzone brzmienie nie budzi wielkich nadziei na dobrą zabawę. To samo dotyczy sytuacji, gdy oferujesz możliwość lub zlecasz uciążliwą pracę: znajdź kuszącą stronę. Podobnie jak w sytuacjach twarzą w twarz, nastroje zawarte w twoim pisaniu są zaraźliwe. Jeśli chcesz uzyskać entuzjastyczną odpowiedź, pisz z entuzjazmem. Jeśli chcesz, aby ludzie z zadowoleniem przyjęli zmianę, którą ogłaszasz, brzmisz pozytywnie i pewnie, nie bojąc się, nie irytując i urażąc, nawet jeśli osobiście nie zgadzasz się z tą zmianą. Podejmuj świadome decyzje dotyczące tego, jak formalnie brzmieć. Po jakimś czasie pracy w organizacji zazwyczaj chłoniesz jej kulturę, tak naprawdę nie zauważając. W rzeczywistości większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że ich organizacje mają kulturę, dopóki nie napotkają problemów podczas wprowadzania zmian lub zatrudniania na wysokim szczeblu. Jeśli jesteś nowy w tym miejscu, obserwuj, jak wszystko działa, aby uniknąć pułapek. Zapoznaj się z plikami korespondencji, e-mailami, raportami, a także stronami internetowymi i materiałami internetowymi. Przeanalizuj, co według twoich kolegów jest odpowiednie pod względem treści i stylu pisania. Jakie środki komunikacji są używane? Jak formalny jest ton? Przyjmij wytyczne, które widzisz w życie. Z każdym rokiem zdaje się zmniejszać formalność komunikacji biznesowej. Tak jak wybierając strój do pracy, ludzie ubierają się w pisanie. Ten mniej formalny styl może wydawać się bardziej przyjazny, prostszy i bardziej bezpośredni niż we wcześniejszych latach - i powinien. Ale nieformalny biznes nie oznacza, że należy zwracać się do dyrektora lub członka zarządu od niechcenia, używać skrótów lub emotikonów, które mogą nie podobać się czytelnikowi, lub nie edytować i sprawdzać każdej wiadomości. Są to gafy, podobnie jak noszenie podartych dżinsów do pracy lub na spotkanie z klientem. I chcesz być szczególnie ostrożny, jeśli piszesz do kogoś w innym kraju, nawet anglojęzycznym. Większość krajów nadal preferuje bardziej formalną formę komunikacji niż amerykański angielski biznesowy.

Pisanie jako autentyczne ja

Autentyczny oznacza bycie prostą, bezpretensjonalną, uczciwą, godną zaufania osobą i pisarzem. Nie oznacza to starania się o określony styl pisania. Przejrzystość jest zawsze celem. Jest to absolutnie prawdziwe nawet w przypadku materiałów napisanych po to, by zaimponować. Propozycja, broszura marketingowa lub prośba o finansowanie nic nie zyskuje, jeśli wygląda lub brzmi pompatycznie i ciężko. Nigdy nie próbuj nikomu imponować swoim wykształceniem i umiejętnością czytania i pisania. Badania pokazują, że w rzeczywistości ludzie wierzą, że ci, którzy piszą wyraźnie i używają prostych słów, są mądrzejsi od tych, których pisanie obfituje w wymyślne zwroty i skomplikowane zdania.

Uśmiechasz się, kiedy to mówisz

Osoby, których zadaniem jest odbieranie telefonu, są proszone przez trenerów obsługi klienta o uśmiechnięcie się przed odebraniem połączenia. Uśmiech fizycznie wpływa na gardło i struny głosowe oraz na ton głosu. Brzmisz przyjaźnie i wesoło i możesz pomóc osobie po drugiej stronie telefonu poczuć się w ten sposób. Pomysł dotyczy również pisania. Nie musisz się uśmiechać przed napisaniem (choć jest to ciekawa technika do wypróbowania), ale bądź świadomy własnego nastroju i tego, jak łatwo przenosi się on na wiadomości i dokumenty. Nie mówię, że twoje uczucia złości, zniecierpliwienia lub urazy nie są dobrze ugruntowane, ale okazywanie ich rzadko pomaga w twojej sprawie. Nikt nie lubi otrzymywać negatywnych, jęczących, nieprzyjemnych wiadomości, które stawiają go w defensywie lub sprawiają, że czuje się atakowany. Załóżmy, że poprosiłeś dział zakupów o zakup stołu do biura i odmówiono Ci bez wyjaśnienia. Możesz napisać do swojego szefa i kierownika działu zakupów notatkę taką jak:

Jan, Janinp: Po prostu nie mogę uwierzyć, jak obojętna jest moja pracy i to czego potrzebuję, aby to zrobić. Ta ignorancja jest naprawdę obraźliwa. Obecnie jestem Associate Managerem odpowiedzialnym za trzyosobowy zespół, a regularne spotkania są niezbędne dla mojego…

Postaw się na miejscu odbiorców, aby zobaczyć, jak zły wpływ może mieć taka wiadomość - dla Ciebie. Przynajmniej stwarzasz niepotrzebne problemy, a w najgorszym, być może trwałe złe uczucia. Dlaczego by nie napisać (i tylko do handlowca) tego, zamiast tego:

Cześć, Hal. Masz chwilę, aby porozmawiać o mojej prośbie o mały stół konferencyjny? Zaskoczyło mnie, że zostało to odrzucone i chcę się podzielić, dlaczego jest to ważne dla mojej pracy.

Najlepszym sposobem na kontrolowanie swojego tonu jest pozostawienie obciążonych emocjami spraw na odpoczynek na dowolny czas. Nawet dziesięciominutowe oczekiwanie może coś zmienić. Nocleg jest lepszy, jeśli to możliwe, w ważnych sytuacjach. Jest o wiele bardziej prawdopodobne, że osiągniesz to, czego chcesz, gdy wydajesz się logiczny, rozsądny i obiektywny. Pozytywny i wesoły jest jeszcze lepszy.

Spróbuj tego: Jeśli nie masz luksusu czekania na dobry nastrój przed pisaniem, wypróbuj metodę, której często używam. Wyrzucam podstawowy dokument niezależnie od mojego nastroju, a później, kiedy czuję się bardziej energiczny, wstrzykuję energię i entuzjazm, wiem, że brakuje oryginalnego przesłania. Typowe zmiany polegają na zastąpieniu nudnych czasowników biernych i zastąpieniu żywszych, podkręceniu tempa, wyedytowaniu martwego drewna i dodaniu plusów, które przeoczyłem, gdy poczułem się szaro.

Ludzie naturalnie wolą przebywać w towarzystwie pozytywnych, dynamicznych, entuzjastycznych ludzi i wolą otrzymywać wiadomości o tych samych cechach. Postanów nie narzekać, nie spierać się ani nie krytykować na piśmie. Ludzie są bardziej skłonni dawać ci to, czego chcesz, gdy jesteś pozytywnie nastawiony - i postrzegają cię jako osobę rozwiązującą problemy, a nie generującą problemy.

Korzystanie z technik budowania relacji

Prawie wszystko, co piszesz, jest szansą na budowanie relacji z osobami, którym podlegasz, a nawet z innymi osobami nad nimi w łańcuchu, a także z kolegami, współpracownikami, klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami i członkami Twojej branży. Coraz więcej ludzi odnosi sukces dzięki dobremu networkingowi. W świecie charakteryzującym się mniejszym kontaktem twarzą w twarz i bardziej globalnymi możliwościami, pisanie jest głównym narzędziem do nawiązywania kontaktów i utrzymywania ich. Podobnie jak w przypadku tonu, świadomość, że budowanie relacji jest zawsze jednym z Twoich celów, stawia Cię o ogromny krok do przodu. Za każdym razem, gdy piszesz, zadawaj sobie pytanie, jak możesz poprawić relacje z tą osobą. Dostępnych jest szereg technik, które mogą pomóc.

Okazywanie aktywnej troski i szacunku

Nigdy nie lekceważ ani nie traktuj swoich odbiorców protekcjonalnie, bez względu na poziom wykształcenia, pozycję lub widoczne osiągnięcia. Ludzie są dość wrażliwi na takie postawy i reagujący negatywnie, często nie wiedząc dlaczego i nie mówiąc ci. We wszystkich sytuacjach zawodowych i biznesowych postaraj się aktywnie okazywać szacunek swojemu czytelnikowi. Konkretnie:

•  Zwracaj się do ludzi uprzejmie i używaj ich imion.
•  Zamknij z uprzejmością i życzliwością.
•  Pisz uważnie i dokładnie sprawdzaj; wiele osób źle się czuje gdy pisemne wiadomości obraźliwe.
•  Unikaj akronimów, żargonu, emotikonów i skrótów, które mogą być nieznane niektórym czytelnikom.
•  Nigdy nie bądź gwałtowny, niegrzeczny lub wymagający.
•  Podejmij trud rozważenia różnic kulturowych.

Zastosuj te wskazówki, niezależnie od tego, czy piszesz do przełożonego, podwładnego czy współpracownika. Nie musisz być służalczy w stosunku do kierownika wyższego szczebla niż jesteś (w większości przypadków), chociaż często powinieneś być bardziej formalny. Nie powinieneś też skłaniać się ku tym, którzy są niżej. Zastanów się, na przykład, jak najlepiej przydzielić zadanie z ostatniej chwili komuś, kto się do ciebie zgłasza. Można powiedzieć,

Tomek, musisz sprawdzić konsultantów, którzy specjalizują się w zmianach kulturowych i jutro przysłać mi 10 nazwisk. Dziękuję.
Lub:

Tomek, potrzebuję twojej pomocy. Prezes zwołał spotkanie-niespodziankę na jutrzejsze popołudnie, aby omówić pomysły na wprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych. Chciałbym być gotowy do opisania kilku konsultantów, do których moglibyśmy zadzwonić. Czy potrafisz wykonać prace przygotowawcze do rana i wymyślić 10 możliwych specjalistów? Bardzo to docenię. Dziękuję!

Tak czy inaczej, Tomek może nie być zachwycony tym, jak wygląda jego wieczór, ale traktowanie go z szacunkiem i wyjaśnianie, dlaczego dajesz mu tę pracę w godzinach nadliczbowych, wiele osiąga: będzie bardziej zmotywowany, bardziej entuzjastyczny, bardziej zainteresowany dobrą pracą i szczęśliwszy będąc częścią Twojego zespołu. Kosztem napisania kilku kolejnych zdań poprawiasz nastawienie swojego podwładnego, a może nawet jego dalekosiężne działania. Wyjaśnienie, w jaki sposób zadania pasują do szerszego obrazu i dlaczego są ważne, jest szczególnie inspirujące dla milenialsów. Jeśli zgłaszają się do ciebie osoby poniżej 35 roku życia, zwróć uwagę. Bez względu na wiek ludzie, którzy się do Ciebie zgłaszają, wykonują Twoją pracę i pomagają Ci osiągać lepsze wyniki i dobrze wyglądać. Dlaczego nie sprawić, by poczuli się tak ważni, jak są, w sposób, który ma dla nich znaczenie?

Personalizacja tego, co piszesz

W wielu krajach biznesowe e-maile i listy, które sprowadzają się bezpośrednio do biznesu, wydają się zimne, nagłe i nieczułe. Na przykład japońscy pisarze i czytelnicy wolą zacząć od tego rodzaju uprzejmych komentarzy, jakie zwykle robisz, spotykając kogoś osobiście: "Jak się masz?" "Czy twoja rodzina ma się dobrze?" "Czy nie jest zimno w październiku?" Takie komentarze lub pytania mogą nie mieć prawdziwej treści, ale służą ważnemu celowi. Personalizują interakcję, aby lepiej przygotować grunt pod rozmowę biznesową. W każdej kulturze tworzenie poczucia troski lub przynajmniej zainteresowania tym druga osoba daje ci znacznie lepszy kontekst do zawierania transakcji. Jeśli zastanawiałeś się nad swoimi odbiorcami, planując, co napisać, możesz łatwo wymyślić proste, ale skuteczne frazy personalizujące, które ukierunkują Twoją wiadomość. Zawsze możesz polegać na starych, niezawodnych: pogodzie i ogólnych zapytaniach zdrowotnych. Jeśli komunikacja będzie kontynuowana, możesz poruszyć dobre uczucia, pytając, czy wspomniane wcześniej wakacje dobrze się udały, czy też weekend był dobry - wszelkie wskazówki, które możesz zastosować, nie stając się nieodpowiednimi lub nachalnymi. Pomysł działa również wtedy, gdy zwracasz się do grup: możesz na przykład zacząć od "Mam nadzieję, że wszyscy przeżyliście burzę śnieżną w porządku". Niektóre techniki, których możesz użyć, aby Twoje pisanie było ciepłe, są przydatne, ale mogą nie przekładać się na różne kultury. Na przykład pozdrowienia takie jak Cześć, Jan nadają mniej formalny ton niż Drogi Janie. Zaczynanie od samego imienia odbiorcy - Jan - jest nieformalne do tego stopnia, że zakłada się, że związek już istnieje. Ale oba sposoby mogą nie być odpowiednie, jeśli piszesz do kogoś w bardziej formalnym kraju niż twój. Oficjalne adresy, takie jak pan Karol, pani Brałn, dr Jonek, generał Frank, mogą być wymagane. W wielu kulturach, jeśli przeoczysz tę formalność i inne oznaki szacunku, możesz stracić punkty, zanim jeszcze zaczniesz. Albo nawet nie dostaniesz szansy na rozpoczęcie.

Ramkowanie wiadomości z "ty", a nie "ja"

Przyjmij tę podstawową koncepcję: ludzie nieskończenie bardziej troszczą się o siebie, swoje problemy i to, czego chcą, niż o ciebie. To prosto brzmiące założenie ma ważne implikacje dla komunikacji biznesowej. Załóżmy, że jesteś programistą i Twoja firma opracowała nowy szablon do tworzenia strony głównej. Twoja pierwsza myśl dotycząca ogłoszenia w witrynie może być następująca:

Stworzyliśmy niesamowity nowy szablon strony głównej, lepszy, niż ktokolwiek kiedykolwiek wyobrażał sobie, że jest możliwy.

Możesz też powiedzieć:

Nasz wspaniały nowy szablon X pomaga ludziom tworzyć piękne strony główne przy najmniejszym wysiłku.

Drugi przykład jest lepszy, ponieważ jest mniej abstrakcyjny i wyjaśnia cel produktu. Ale zobacz, czy ta wersja jest jeszcze bardziej skuteczna:

Chcesz szybciej stworzyć wybijaną stronę główną w czasie o połowę krótszym, z zasobami, które już posiadasz? Mamy to, czego potrzebujesz: Szablon X.

Gdy szukasz sposobów na użycie słowa, możesz częściej, nawet w domyśle (pierwsze zdanie ostatniego tonu pomija "ty") i odpowiednio zmniejsza użycie ja i my, stawiasz się na fali czytelnika. W przypadku nowego szablonu Twoim czytelnikom zależy na tym, jak produkt może im pomóc, a nie na tym, że jesteś z tego dumny. Zasada ta sprawdza się również w codziennej poczcie e-mail, listach i komunikacji online. Na przykład, gdy otrzymasz skargę klienta, zamiast powiedzieć:

Otrzymaliśmy Twoją skargę dotyczącą …

Lepiej pisz:

Twój list wyjaśniający Twoje rozczarowanie naszym produktem został odebrany …

Lub znacznie lepiej:

Dziękujemy za skontaktowanie się z nami w sprawie niedawnego problemu z …

Wymyślenie "swojej ramy" może być trudne. Może wciągnąć cię w zawiły lub pasywnie brzmiący język, taki jak: "Twoje niezwykłe doświadczenie z naszą usługą przycinania drzew zwróciło naszą uwagę". Zwykle polecam bezpośrednie stwierdzenie (np. "Słyszeliśmy, że miałeś nietypowe doświadczenie z…"), ale w sytuacjach związanych z obsługą klienta i innych, w których musisz natychmiast nawiązać kontakt z czytelnikiem, wymyślając sposób, aby zacząć od "ty " może być warta wysiłku i krótkiego zanurzenia się w głos bierny. W każdej sytuacji naprawdę rozważ punkt widzenia, wrażliwość i potrzeby czytelnika. Zastanów się, jak wiadomość, którą komunikujesz, wpływa na tę osobę lub grupę. Przewiduj pytania i twórz odpowiedzi. Pisz w tych ramach, a poprowadzisz się do tworzenia skutecznych wiadomości i dokumentów.