Część VII … [PDF]



Tworzenie materiałów biznesowych o dużym znaczeniu

Dziś wszyscy musimy myśleć jak przedsiębiorcy. Coraz więcej osób rozpoczyna działalność w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, a wielu z nich zarabia na życie jako "niezależni" - profesjonalni specjaliści, konsultanci, freelancerzy. Inni, zwłaszcza nowi na rynku pracy, uzupełniają swoje dochody koncertami freelancerskimi i mają nadzieję, że ta praca przerodzi się w przyszły biznes. Nawet ugruntowani pracownicy czerpią korzyści z przedsiębiorczego sposobu myślenia, ponieważ muszą stale udowadniać swoją wartość, przedstawiać własne pomysły i rywalizować o dobre możliwości w pracy. Coraz więcej osób w jakiś sposób przyczynia się do marketingu swoich organizacji. Wygodne prace, które pozwalają posiadaczowi przetrwać jako kolejny trybik w maszynie, szybko znikają. Ale kto i tak chce być trybikiem? Jeśli wolisz być aktywnym, odnoszącym sukcesy i szczęśliwym członkiem swojej społeczności zawodowej, dobra komunikacja może być Twoim kluczem. Poprzednio przyjrzeliśmy się, jak codzienne wiadomości mogą przyczynić się do rozwoju Twojej kariery, niezależnie od przedsiębiorstwa i Twojej w nim roli. Jednocześnie najważniejsze dokumenty biznesowe, takie jak raporty i propozycje, są ważniejsze niż kiedykolwiek - mogą stworzyć lub zniweczyć szansę. Uważam jednak, że zaskakująca liczba ludzi ma krótkowzroczność co do ich wartości. Ten rozdział zawiera bogactwo narzędzi i technik do tworzenia raportów, które przykuwają uwagę, pisania propozycji, które pozwalają osiągnąć to, czego chcesz, oraz sporządzania pierwszorzędnych podsumowań dla kadry kierowniczej.

Tworzenie wartościowych raportów

Wiele sytuacji wymaga raportów, które muszą być dostosowane do konkretnych potrzeb i celów. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa podstawowe typy raportów: raporty z działalności i raporty z projektów. Raporty o aktywności lub statusie opisują, co zostało osiągnięte w ustalonym okresie, tygodniowym, miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. Obejmują one osobiste raporty na temat tego, jak spędziłeś czas i co osiągnąłeś, a także raporty konsultantów dla klientów. Raporty z projektów wyjaśniają, jak coś zostało przeprowadzone, wyniki i być może zalecenia. W ten sposób naukowcy informują o swoich odkryciach, podobnie jak osoby odpowiedzialne za nadzorowanie nowej inicjatywy lub wdrożenia. Takie raporty mogą zawierać złożone informacje, na przykład raport aktuarialny dotyczący prawdopodobnych wyników różnych decyzji lub niektóre białe księgi. Wiele raportów mieści się gdzieś pomiędzy tymi dwoma podstawowymi typami lub łączy oba zestawy cech. Jedna stała to mocne podsumowanie wykonawcze, które omówię, jak napisać w dalszej części.

Pisanie raportów z działalności

Raporty te zwykle wywołują największe jęki. Niezależnie od tego, czy wymagany jest cotygodniowy, miesięczny czy roczny przegląd ich działalności, wiele osób żałuje czasu, aby je napisać jako odwrócenie uwagi od ich "prawdziwej" pracy i traktuje je jako zajęcie narzucone przez nierozważnych menedżerów. Oprzyj się temu uczuciu! Jeśli uważasz, że pisanie raportów jest nudne, na pewno stworzysz dokumenty, które źle ci służą. Zastanów się, dlaczego ktoś chce, aby informacje były zaangażowane. Jeśli to Twój przełożony, może chcieć wiedzieć:

•  Twój postęp (i wszystkich innych) w realizacji inicjatyw działowych
•  Konieczność korekty kursu w celu osiągnięcia celów i terminów
•  Problemy pojawiające się na horyzoncie - i możliwości
•  Jak dobrze personel koordynuje zadania i czy wszystko płynie płynnie?

Zwłaszcza gdy personel składa się z więcej niż kilku osób, decydentom z szerszej perspektywy trudno jest śledzić, co dzieje się pod ich obserwacją. Spotkania grupowe i pisemne sprawozdania stają się ważne. Pamiętaj też, że twój szef potrzebuje wody na własny młyn raportów. Musi z kolei zgłosić się do swoich przełożonych i potrzebuje do tego informacji od członków zespołu. Dobry materiał umożliwia mu pisanie lepszych raportów. A niektóre z twoich danych wejściowych mogą wzrosnąć aż do samej linii, być może do szczytu. Menedżerowie opierają decyzje na raportach pracowników częściej, niż możesz podejrzewać. Najlepiej byłoby, gdyby raporty z aktywności sumowały się razem z szerszą perspektywą, jakiej wymagają ich role i dostarczają wskazówek, które pomogą im skuteczniej wykorzystywać swoje zasoby. Kiedy wnosisz świadome obserwacje i pomysły, są one cenione, ponieważ jesteś bliżej akcji, cokolwiek to jest, i mówisz w imieniu tego fragmentu rzeczywistości. Raporty utrzymują kontakt dalej od ziemi. W związku z tym zauważ, że raporty aktywności dają doskonałe szanse na pokazanie swoich możliwości i udowodnienie swojej wartości. Zadbaj o to, aby były dobrze zorganizowane, dobrze opracowane, pouczające i konkretne. I używaj dobrego pisania, aby były tak interesujące, jak tylko możesz. Jeśli zasugerujesz swoją nudę poprzez rutynową dostawę, co to mówi o tym, jak myślisz o swojej pracy i jak ją wykonujesz? Podobnie jak w przypadku pisania e-maili, zacznij od: celu i odbiorców. Twoim celem jest dostarczenie czytelnikowi przydatnych informacji i perspektywy, a nie mniej ważne, aby zaprezentować się jako rozważny, wykwalifikowany, zaradny, kreatywny profesjonalista, którym jesteś. Twoimi odbiorcami jest menedżer, który prosi o raport, a także cała drabina menedżerów nad nim. Spójrz na swój raport z punktu widzenia przełożonego, aby ocenić odpowiednią treść, poziom szczegółowości i styl pisania. Weź pod uwagę jego preferencje informacyjne i styl podejmowania decyzji (patrz Rozdział 2, jak to zrobić). Orientacja raportu różni się również w zależności od kultury firmy i Twojej roli. Jeśli zarządzasz jednostką lub działem, odpowiadasz za raportowanie wyników zespołu, a także swoich.

Skupienie uwagi czytelnika

Możesz łatwo zgubić się w szczegółach podczas raportowania okresu aktywności lub projektu. Pamiętaj, że czytelnik nie dba o to, jak spędzasz każdą sekundę, ale zależy jej na tym, co osiągnąłeś, jakie napotkałeś problemy, a w niektórych przypadkach o Twoje sugestie. Szef polega na Tobie, aby przeanalizować to, co się wydarzyło i odfiltrować to, co ma znaczenie.

Spróbuj tego: Jeśli raporty są stałym elementem Twojej pracy, poświęć trochę czasu na opracowanie zestawu pytań w oparciu o to, co chcesz osiągnąć i charakter swojej pracy. Zacznij od poniższej listy. Wykreśl te, które nie odnoszą się do Twojej sytuacji, dostosuj inne, jeśli to konieczne, i dodaj więcej pytań, aby otrzymać dostosowaną listę, która poprowadzi Cię do poznania Twojej historii i pomoże Ci ją przedstawić.

•  Najważniejszą rzeczą, która wydarzyła się w tym miesiącu, było ______.
•  Najważniejszą rzeczą, jaką osiągnąłem, było _____.
•  Jakie postępy poczyniłem w realizacji swoich celów?
•  Jakie inicjatywy podjąłem lub jakie nowe podejścia zastosowałem? Co wynikło?
•  Moi szefowie i koledzy powinni wiedzieć o _______.
•  Moje główne przesłanie dotyczące wzlotów i upadków ostatniego miesiąca to _______.
•  Problem, w przypadku którego naprawdę potrzebuję pomocy lub wsparcia, to _______.
•  Dobra wiadomość to _______. Niezbyt dobra wiadomość to _______.
•  Po przeczytaniu tego raportu wynikająca z tego decyzja, działanie lub uczucie, którego oczekuję od czytelników, to _______.
•  Najbardziej pragnę dla siebie _______.

Treść raportu nie powinna koncentrować się na tym, co zrobiłeś ("Spędziłem pięć godzin na poszukiwaniu nowych klientów i napisałem e-mail do trzech potencjalnych klientów"), ale raczej na tym, co osiągnąłeś ("Zapewniłem dwa nowe umowy i obecnie pracuję z trzema zainteresowanymi perspektywami"). Napisanie dobrego raportu wymaga jasnego poznania celów pracy i ich relacji z odbiorcami. Dopasuj swoją perspektywę do szerszego obrazu z dodatkowymi pytaniami, takimi jak:

•  Co przyczyniłem się do realizacji ogólnych celów? Cele długoterminowe?
•  Co się zmieniło w stosunku do poprzednich miesięcy? Wpływ?
•  Co się rozwinęło, utrzymało lub cofnęło?
•  Jakie porównania są istotne - ostatni miesiąc, ostatni rok czy inny przedział czasowy?
•  Czy widziałem jakieś możliwości? Czy działałem na nich lub odesłałem je komuś innemu? Jakieś wyniki?

Jeśli chcesz pójść o krok dalej, oferuj spostrzeżenia i opinie oparte na danych. Często oczekuje się tego od menedżerów. Kilka pytań, które mogą w tym pomóc:

• Co mnie zaskoczyło?
•  Co się wydarzyło, co należy wziąć pod uwagę w przyszłości lub obserwowanie niedźwiedzi?
•  Czy ogólny klimat minionego okresu oferował wyzwania lub korzyści?
•  Czy zespół zmierza we właściwym kierunku? Jak lub co bym zmienił, gdybym mógł?
•  Co byłoby zabawne lub skłaniające do myślenia?
•  Co polecam na podstawie informacji zawartych w tym raporcie?
•  Czy widzę możliwości wspólnego działania?

Oczywiście rozsądnie decyduj o treści. Weź pod uwagę kulturę firmy. Twoja własna rola i relacje z przełożonymi, zanim przedstawisz ogólne zalecenia i podzielisz się osobistymi punktami widzenia. Pamiętaj o tym podczas tworzenia własnej listy pytań. Powinny być odpowiednie, ale także dawać możliwość bardziej proaktywnego prezentowania się jako myśliciel i osoba rozwiązująca problemy.

Znając Twoją historię

Raport z działalności może mieć określony format lub możesz mieć pewną swobodę w sposobie przedstawiania swoich informacji. Tak czy inaczej, najpierw zastanów się nad swoją historią, odpowiadając na pytania opracowane w poprzedniej sekcji. Jeśli masz określony format, użyj go jako wskazówki, ale nie zgub się w formacie: Wiedz, co chcesz powiedzieć i dowiedz się, jak to zrobić w wymaganej konfiguracji. Często możesz ustawić pożądaną perspektywę, zaczynając od krótkiego podsumowania, które może być tak krótkie, jak pojedynczy akapit wprowadzający. Nawet mając wskazówki z serii pytań, może być trudno wydestylować swoje doświadczenie, aby znaleźć perspektywę dla raportu. Oto skrót: wyobraź sobie, że dobry przyjaciel pyta cię: "Co robiłeś w ostatnim miesiącu (lub w ciągu ostatnich trzech miesięcy lub roku)? Co się stało?" Pomyśl, jak odpowiedziałbyś werbalnie swojemu przyjacielowi, a może się okazać, że twoje podsumowanie będzie dla ciebie przyjemne. Następnie wykorzystaj tę perspektywę do oprawienia raportu i napisania otwarcia. W przenoszeniu swoich pomysłów z ustnego na pisemne medium, dostosuj się do potrzeb, ale nie komplikuj nadmiernie fabuły i języka.

Spróbuj tego: jeśli tworzysz własny format raportu, użyj metody podtytułu. Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem działu lub jednostki, możesz uporządkować raport w ten sposób:

•  Podsumowanie wykonawcze
•  Stare inicjatywy, postęp i wyniki
•  Nowe inicjatywy, postęp
•  Zmiany kadrowe
•  Nieoczekiwane wyzwania
•  Skanowanie otoczenia - istotna sytuacja w dużym obrazie
•  Konkluzja: Zyski/straty
•  Projekcje
•  Potrzeby w zakresie zasobów lub pomocy

Jeśli kategorie dla twoich raportów są z góry określone lub odziedziczyłeś je poprzez długie tradycje firmy, szanuj je. Ale nie zmieniaj się w automat. Nawet jeśli obecne moce mogą nalegać na określony format, ich oczy mają tendencję do zaszkliwania się najszybciej. Nic nie tworzy nudniejszego raportu lub wniosku niż wypełnianie każdej sekcji wymaganych informacji w formie rutynowego zadania, w liczbie słów, które wydają się wymagane. W ten sposób powstaje martwa litania, która sprawia, że wyglądasz jak włamywacz. Po przygotowaniu rozsądnie zorganizowanego zestawu kategorii i spędzeniu czasu na myśleniu o ogólnym przekazie zacznij pracować z jedną kategorią lub sekcją na raz. Zrób to po kolei lub nie, zgodnie z osobistymi preferencjami. Niektórzy ludzie lubią zaczynać od tego, co jest dla nich najłatwiejsze. Piękno podziału dokumentu na sekcje polega na tym, że możesz wybrać metodę pracy, wiedząc z góry, jak elementy do siebie pasują.

Przygotowanie raportu

Kiedy będziesz gotowy do zebrania całego raportu, zacznij od początku od pierwszej sekcji po streszczeniu wykonawczym. Każdą sekcję otwieraj dobrym podsumowaniem - leadem. Podobnie jak w przypadku leadu w przypadku wielu rodzajów pisania, staraj się przyciągnąć uwagę i wyjaśnić, jakie informacje nadchodzą. W przypadku raportów i innych dokumentów biznesowych dobre uogólnienie, które przedstawia informacje w perspektywie, działa dobrze. Na przykład sekcja dotycząca zmian kadrowych w kwartalnym raporcie kierownika może zaczynać się:
Dział z powodzeniem dodał w tym okresie trzech nowych wysoko wykwalifikowanych specjalistów w obszarach technicznych o wysokich potrzebach, tracąc z powodu utraty dwóch menedżerów średniego szczebla. Poprawia to nasze pozycjonowanie i pozwala nam lepiej realizować nasz cel, jakim jest dosprzedaż usług technicznych obecnym klientom. Wystarczy obsadzić tylko jedno stanowisko kierownicze.

Następnie przejdź do uzupełnienia szczegółów na poziomie, który uznasz za odpowiedni. Bądź zorganizowany bezboleśnie, identyfikując podsekcje dla każdej większej części. Aby podążać za poprzednim tropem, twoje podsekcje mogą być:

•  Nowi pracownicy techniczni
•  Rozszerzenie możliwości obsługi
•  Wyczerpywanie się menedżera
•  Ogólna sytuacja/perspektywy personelu

Bądź świadomy tego, w jaki sposób każda sekcja przyczynia się do ogólnego przekazu, a także w jaki sposób odnosisz się do problemów i priorytetów firmy. Dowiedz się dokładnie, jak rzeczy do siebie pasują i upewnij się, że jasno przekazujesz to swoim czytelnikom. Trzymaj się swojej fabuły - wielkiej perspektywy - i wykorzystaj wszystko w raporcie, aby to potwierdzić. Nie chowaj tego, co się liczy. Aby uniknąć przytłaczania ludzi informacjami, przeanalizuj, co możesz pominąć. Podanie zbyt wielu szczegółów może zbanalizować ważne rzeczy, które chcesz, aby ludzie przyswoili. Jeśli nie przedstawisz silnej perspektywy, zostawisz czytelnikom wyciągnięcie własnych wniosków. Prawnicy rutynowo wprawiają w zakłopotanie drugą stronę, zrzucając na nich tony nieposortowanych dokumentów, przez które zmuszeni są przebrnąć. Nie zrzucaj informacji ze swoich czytelników, zwłaszcza jeśli dla nich pracujesz. W razie potrzeby możesz umieścić dane w załączniku.

Raportowanie wyników projektu

Chociaż proces pisania raportów z projektu jest podobny do pisania raportów z działalności, raport z projektu może wymagać innej struktury w zależności od tematu. Tutaj również staraj się opowiedzieć historię z logicznym początkiem, środkiem i końcem. Często wyzwaniem związanym z raportem z projektu jest przedstawienie obfitości danych i pojęć w sposób, który będzie trzymał się razem dla czytelników. W obliczu mnóstwa źle posortowanych informacji większość ludzi albo przestanie czytać, albo wyciągnie własne wnioski. Żaden wynik nie jest dla ciebie dobry. Poświęć trochę czasu na określenie swojego głównego przekazu - i tego, jak chcesz, aby Twój czytelnik zareagował. Skorzystaj z pytań, które napisałeś w części "Skupianie uwagi czytelnika" wcześniej w tym rozdziale, aby Cię poprowadzić, ale zacznij od następujących:

Jaki był powód podjęcia tej pracy?
Czego chciałem się dowiedzieć i dlaczego?

Jak najdokładniej określ cel projektu. Na przykład, czy chciałeś zapewnić podstawę do podejmowania decyzji? Zapewnić wsparcie? Zakwestionować aktualną pozycję? Przewidywać wyniki z różnych scenariuszy? Uzasadnić działanie? A może po prostu aktualizować określone grupy odbiorców? Podstawowa sekwencja raportowania, taka jak ta, nadaje się do wielu celów:

Co chcieliśmy wiedzieć i dlaczego (problem lub misja)
Co zrobiliśmy i jak (w skrócie; może to nie interesować większości czytelników)
Co się stało
Czego się dowiedzieliśmy i dowody (w stosownych przypadkach)

Nasze wnioski (co polecamy, problemy, kolejne kroki) Sekcja po sekcji, stwórz angażujący lead w oparciu o Twój najważniejszy wynik z perspektywy czytelnika. Kiedy masz dobre wieści, obnoś się z nimi, nie chowaj ich. Z drugiej strony nie ukrywaj żadnych złych wiadomości, aby zostały przeoczone lub były szokujące. Dobry raport, jak każdy ważny dokument, nie powstaje z dnia na dzień. Nie nastawiaj się na rozpoczęcie od zera, gdy termin jest jutrzejszy. Rozważ zbieranie informacji do raportu stopniowo w folderze lub na komputerze lub biurku (lub obu), dla każdej sekcji. Z czasem dodawaj do folderów, abyś nie był przytłoczony w ostatniej chwili, desperacko próbując przypomnieć sobie, co się stało, gdzie są liczby i co to wszystko znaczy. Zanim napiszesz, daj sobie czas na przeczytanie wszystkich zebranych materiałów i zadecydowanie o swojej wiadomości. Oto dobry sposób na przebicie się przez złożone masy informacji do końcowego wyniku: Po zeskanowaniu materiału odłóż go na kilka godzin lub dni. Następnie, bez odwoływania się do niego, streść go ustnie lub pisemnie. Może się okazać, że twój mózg odfiltrowuje to, co ważne, biorąc pod uwagę niewielki dystans. Aby uzyskać więcej pomocy, zobacz sekcje w dalszej części tego rozdziału dotyczące pisania streszczeń dla kadry kierowniczej oraz używania narzędzi redakcyjnych i graficznych do ożywienia materiału.

Szybkie śledzenie Twoich propozycji

Jeśli futuryści mają rację, możesz mieć przed sobą więcej pisemnych propozycji, niż przypuszczasz. Każdego roku wiele firm i organizacji non-profit utrzymuje mniejszy personel i zatrudnia więcej konsultantów i niezależnych wykonawców. Nawet jeśli pozostaniesz w domu, możesz zauważyć rosnącą potrzebę zgłaszania nowych zadań lub obowiązków na piśmie. Czasami może zajść potrzeba przygotowania formalnych propozycji w formacie określonym przez organizację lub przy okazji. Na przykład, jeśli celujesz w kapitał inwestycyjny, musisz spełnić oczekiwania odbiorców dotyczące treści i stylu. Jednak w wielu przypadkach znacznie mniej formalna propozycja może odnieść sukces i może być nawet preferowana przez docelowego czytelnika. Coraz więcej znanych mi konsultantów wykorzystuje krótkie propozycje do sprzedaży swoich usług. Tutaj pokażę, jak napisać obie odmiany.

Pisanie formalnych propozycji

Większość zapytań ofertowych (RFP) wymaga formalnych, ustandaryzowanych odpowiedzi. Dotyczy to większości dużych firm, a także wielu wniosków o dotacje. Możesz mieć listę specyfikacji do spełnienia i określony format. Jeśli tak, postępuj zgodnie z tymi specyfikacjami co do joty, zwłaszcza jeśli ubiegasz się o kontrakt rządowy. Innym razem możesz mieć więcej swobody, aby uporządkować swój dokument według własnego uznania lub zinterpretować zestaw wytycznych. Aby uzyskać pomoc w przygotowaniu długiej, wysokiej stawki propozycji, zajrzyj do zasobów internetowych i książek o zarządzaniu przedsiębiorstwem. Możesz znaleźć wiele dobrych rad dotyczących formatowania i konkretnych modnych słów do użycia, ale prawdopodobnie nie możesz znaleźć zbyt wiele na temat samego procesu pisania propozycji. Nie martwić się. Oto kilka wskazówek dotyczących odpowiadania na zapytania ofertowe, które mogą zadecydować o wygraniu licytacji lub przegranej:

•  Opowiedzieć historię. Nawet jeśli zalecany format utrudnia opowiadanie historii, wykorzystaj przestrzeń, aby przekazać spójny obraz tego, co polecisz, co zrobisz i dlaczego jesteś najlepszą osobą lub firmą do wykonania tej pracy. To prawda, że specjaliści mogą analizować tylko kilka sekcji, ale główni czytelnicy przeglądają cały dokument i chcą, aby miał on sens w ujęciu zbiorczym - z jak najmniejszą liczbą powtórzeń.
•  Poznaj cel swoich odbiorców. Jeśli szukasz złożonego kontraktu, poświęć trochę czasu na zrozumienie firmy i problemu, który próbuje rozwiązać - zawsze tam jest. Przeczytaj wyczerpujące zapytanie ofertowe między wierszami i zbadaj organizację, aby zobaczyć, jak wymagana praca pasuje do ogólnych potrzeb firmy - a co za tym idzie, w jaki sposób możesz się dopasować. Robiąc to, wybierzesz słowa kluczowe, aby uwzględnić i lepiej zrozumieć "głos" firmy, dzięki czemu możesz odpowiedzieć w naturze i pokazać, że nadajesz na tych samych falach.
•  Daj swoim odbiorcom to, czego potrzebują. Uwzględnij treści i szczegóły, które konkretnie odpowiadają oczekiwaniom odbiorców. Pamiętaj o tym najbardziej ,że przedsiębiorcy chcą zwiększyć rentowność lub wydajność. Wszyscy recenzenci chcą znać harmonogram projektu, sposób mierzenia sukcesu, budżet, kto wykona pracę i ich referencje, a także historię i konkretne kwalifikacje do pracy.
•  Pisz w prosty i konwersacyjny sposób. Używaj nieco bardziej formalnego tonu niż w codziennej komunikacji - na przykład mniej skurczów - ale nie brzmisz zbyt akademicko i duszno. Najlepiej pisać w trzeciej osobie, z firmą jako podmiotem, chyba że jesteś centralną lub jedyną zaangażowaną osobą. Organizacja dwuosobowa może używać "my", a jeśli masz wirtualny zespół, do którego możesz zadzwonić, "my" również jest w porządku. Spraw, by Twój język był żywy, ale pozbawiony żargonu.
•  Mów ich językiem. Zwróć uwagę na wszelkie stwierdzenia, które są podkreślane lub powtarzane. Są to wskazówki dotyczące gorących przycisków organizacji i być może wrażliwości wyostrzonej przez doświadczenie. Uwzględnij kluczowe frazy i pomysły w swoich odpowiedziach, ale nie sprawiaj wrażenia, że powtarzasz jak papuga ich słowa, zamiast udzielać odpowiedzi, na które mają nadzieję. I koniecznie wyjaśnij, jak będziesz mierzyć wyniki! * Pamiętaj, że decyzja dotyczy Ciebie. Cokolwiek proponujesz, prosisz kogoś, aby wybrał Ciebie i Twój zespół. Nigdy nie pomijaj części biograficznej. Pokaż, dlaczego każdy członek zespołu jest odpowiedni do swojej roli, jak zespół współpracuje, jego osiągnięcia i dlaczego w szczególności możesz zaufać, że dostarczysz go na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze specyfikacją.
•  Idź po dowód. Nie mów "zespół jest kreatywny, niezawodny i wydajny". Przytaczaj odpowiednio przykłady, historie przypadków, statystyki i referencje, które pokazują te punkty. Imponuj treścią, a nie pustymi twierdzeniami. "Testy pokazują, że nasz beton wytrzymuje 16 procent dłużej niż inne odmiany" jest lepszy niż "nasz beton trwa wiecznie".
•  Edytuj i sprawdzaj swoją pracę. Po napisaniu przejrzyj i popraw swoje dokumenty w kilku etapach. Jeden błąd kosztuje twoją wiarygodność. Poproś znajomego o bystrych oczach, aby udowodnił to za Ciebie. Jeśli nie wykażesz się umiejętnością dobrej i poprawnej komunikacji w samym dokumencie, tracisz grunt bez względu na to, co próbujesz wygrać.
•  Spraw, aby wyglądało dobrze. Twoi konkurenci to zrobią. Użyj wszystkich opcji graficznych, aby Twoja propozycja była dobrze i łatwo odczytywana. Daj swoim czytelnikom możliwość odpoczynku dla oczu. Dołącz odpowiednią grafikę - obrazy, wykresy, wykresy, infografiki - ale nigdy nie mogą być obce. Jeśli wiele zależy od tego dokumentu, poproś przyjaciela z umiejętnościami projektowania o wskazówki. Lub znajdź dobry model i dostosuj elementy jego projektu lub całego układu.

Często osoby wystawiające zapytanie ofertowe zapewniają drogę do zadawania pytań. Nie bądź zbyt dumny, aby to wykorzystać! Jeśli nie masz pewności, czy kwalifikujesz się, lepiej najpierw dowiedz się. Jeśli nie rozumiesz wymagania, powiedz to. Jeśli nie wiesz, jakie materiały pomocnicze są mile widziane, zapytaj. Zadbaj o to, aby brzmieć inteligentnie, słuchać i podążać za wskazówkami. Proces jest z konieczności bezosobowy, ale jak w każdym biznesie, relacje mają duże znaczenie. Wykorzystaj dostępne możliwości, aby zbudować te relacje, a także wskazać pomocne informacje. Przed wysłaniem propozycji zawsze rób ogólny przegląd swojego dokumentu. Zadaj sobie (lub koledze) następujące pytania:

Czy wykazałem się zrozumieniem problemu lub celu?
Czy wyjaśniłem kim jesteśmy i dlaczego jesteśmy najlepszym wyborem?
Czy jasno określiłem, co zrobię, aby rozwiązać problem i oczekiwane rezultaty?
Czy jasno określiłem, jak będzie wyglądał "sukces" i jak będzie wymierzony?
Jeśli nad propozycją pracowały różne osoby, czy cały kawałek był edytowany, aby czytać konsekwentnie i dobrze?

Wielu kandydatów koncentruje się na propozycjach na rezultatach procesu i krótkiej sprzedaży. Na przykład propozycja szkolenia w celu aktualizacji umiejętności pracowników w zakresie technologii powinna mniej mówić o liczbie warsztatów objętych programem, a więcej o korzyściach, które skutkują wydajnością, rozwiązywaniem problemów i redukcją błędów po szkoleniu. Jeśli to możliwe, daj klientowi wizję, o ile lepiej będą funkcjonować jego ludzie, jak poprawią się jego procesy lub jak życie i świat będą lepsze, jeśli otrzymasz taką możliwość. Ale wizja musi mieć "stopy" - solidne ugruntowanie rzeczywistej możliwości, a nie ciasto na niebie. I pamiętaj mantrę profesjonalnego autora propozycji: Bądź sprytny - konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i wrażliwy na czas.

Pisanie nieformalnych propozycji

W szybko zmieniających się czasach niewielu konsultantów lub wykonawców chce zrobić więcej, niż jest to konieczne, aby zdobyć zlecenie. Jeśli ubiegasz się o kontrakt lub dotację rządową lub dla dużej branży, zwykle nie masz innego wyjścia niż przestrzeganie podanych specyfikacji. Ale w wielu innych sytuacjach możesz zaoszczędzić sporo czasu. Jednym ze sposobów jest wbudowanie oferty w proces sprzedaży i uczynienie z niej prostej umowy - potwierdzenia już omówionego planu. Możesz utworzyć logiczną sekwencję, aby uwzględnić to, co jest konieczne, a nawet użyć formatu listowego. Takie podejście wymaga innego procesu sprzedaży, ponieważ opiera się na osobistej dyskusji na temat wykonywanej pracy, a nie na analizie pisemnej prośby. Pierwszym krokiem jest doprowadzenie do rozmowy. Jak może powiedzieć każdy specjalista ds. sprzedaży, postaraj się o spotkanie twarzą w twarz z potencjalnym klientem. Następnie napisz propozycję na podstawie tego, co odkryjesz. Propozycje oparte na rozmowach telefonicznych lub, co gorsza, pisemnych wymianach są trudniejsze do sprzedania. Najlepiej, jeśli chcesz umówić się na drugie spotkanie, aby przedstawić swoje rozwiązanie - czyli swoją propozycję. Na pierwszym spotkaniu zamiast agresywnie sprzedawać swoje kwalifikacje, zorganizuj rozmowę. Zachęć do rozmowy. Początek, który często sprawdza się dobrze, to: "Chciałbym wiedzieć, jak doszedłeś do tej pozycji". Słuchaj bardzo uważnie i używaj przyjaznych podpowiedzi, aby osoba mówiła i delikatnie sterowała kierunkiem. Zadawaj pytania otwarte:

•  Jaki problem najbardziej chciałbyś rozwiązać?
•  Jak ten problem wpływa na Twoją firmę?
•  Jaką różnicę miałoby dla ciebie rozwiązanie tego problemu?

Szukaj wskazówek, w jaki sposób naprawdę możesz pomóc organizacji i jak bardzo będą cenione rozwiązania problemów. Jest mało prawdopodobne, że zostaniesz poinformowany, że problem, który miałeś przedyskutować, nie jest ważny, ale jest całkiem możliwe, że badanie dopasowania między tobą a potencjalnym klientem ujawni, że nie jest to dobre dopasowanie. Lepiej się o tym przekonać, zanim zainwestujesz dużo pieniędzy. Jeśli rozmowa wskazuje, że możliwe jest porozumienie korzystne dla obu stron, Jeśli rozmowa wskazuje, że możliwe jest porozumienie korzystne dla obu stron, możesz przygotować swoją nieformalną pisemną propozycję. To może obejmować

•  Problem, który proponujesz rozwiązać
•  Dlaczego ten problem jest ważny
•  Co polecasz
•  Jak przeprowadzisz program krok po kroku?
•  Jaki będzie wynik
•  Wzajemne zobowiązania, ramy czasowe itd.
•  Twoja opłata

Na koniec możesz dodać "Zgoda do…" z miejscem na podpisy i datą. Oto przykład zdroworozsądkowej propozycji wykorzystania szansy w mojej działalności polegającej na nauczaniu pisania biznesowego:

Propozycja warsztatowa dla Whiteflag, Inc.
Z warsztatów CC Writing
Mam przyjemność zaproponować cykl warsztatów pisemnych, które pomogą przedstawicielom obsługi klienta Whiteflag skuteczniej radzić sobie z reklamacjami klientów i aktywnie budować relacje z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej i listów.

Problem: wyobcowani klienci
Twoja ostatnia ocena interakcji 24 przedstawicieli z klientami wykazała:
Rosnącą liczbę skarg od klientów niezadowolonych ze sposobu załatwienia ich problemów
Nagły, czasem niegrzeczny ton w wielu wychodzących wiadomościach
(Ta lista może być dłuższa, ale nie więcej niż cztery lub pięć)
Wpływ problemu na Whiteflag:
Sytuacja niekorzystnie wpływa na Twoją firmę. We własnej analizie jest to główny czynnik ostatniego 4-procentowego spadku bazy klientów.
CC Writing Workshops proponuje:
(Zarys proponowanej serii warsztatów krok po kroku - konkretny, ale bardzo zwięzły - znajduje się tutaj.)
Cele programu:
Cykl warsztatów pozwoli osiągnąć …
(Wymień wyniki, do których dążysz, które odpowiadają problemom i zanotuj, jeśli to możliwe, w jaki sposób wyniki będą mierzone.)
Jak będziemy współpracować:
(Opisz wspólne planowanie, ramy czasowe i obowiązki każdej imprezy.)
Prezenterzy:
(Wskaż, kto dostarczy program i jego poświadczenia).
Struktura opłat:
(Podaj opłatę za projekt lub stawkę godzinową, co powinno uchronić Cię przed "pełzaniem zakresu"; na przykład podaj dodatkowe opłaty za pracę, która przekracza ustawione przez Ciebie parametry.)
Uzgodniono przez: ______________________

Cały dokument może mieć tylko kilka stron. Jeśli chcesz, aby był naprawdę nieformalny, sformatuj go jako list, który zaczyna się od zwrotu "Droga Janino" lub "Droga Panno Brałn". Niektóre bardziej standardowe sekcje, takie jak sekcja "personel", która opisuje personel i poświadczenia, można wykonać jako osobny dodatek. Twój ton i język w przypadku nieformalnej propozycji są tak samo ważne, jak w przypadku formalnej. W końcu rozmawiałeś osobiście z osobą, która może Cię zatrudnić. Widziałeś też, jak się prezentuje, jak wygląda jego biuro, jak się komunikuje, co wzbudza jego zainteresowanie i troskę oraz jak ważny jest dla niego problem. Bądź czujny na wszystkie te wskazówki i wyobraź sobie go w swoim umyśle podczas pisania. Ostatecznie większość kontraktów i zleceń pozyskuje się osobiście , ale pisanie jest podstawowym pierwszym krokiem w kierunku większości możliwości. Rzadko wchodzisz do drzwi bez pierwszorzędnej propozycji. Dobre pisanie i dobre myślenie, które odzwierciedla, mogą być świetnym niwelatorem. Osobiście znam wiele przypadków, w których mały Dawid pokonał zadowolonego z siebie Goliata, aby zdobyć wspaniałe możliwości, oraz firmy, które cały swój sukces zbudowały na bardzo dobrym piśmie. Dobry list przedstawiający się - inny rodzaj propozycji - może zdziałać cuda w wielu okolicznościach. To może wydawać się prostym zadaniem, ale często im mniej miejsca masz na sformułowanie "zapytania", tym lepiej musisz to przemyśleć.

Ubieganie się o dotacje

W większości przypadków ubieganie się o dotacje jest podobne do odpowiadania na zapytania biznesowe. Dotacje przyznawane przez agencje rządowe, fundacje i duże korporacje zazwyczaj wiążą się z wypełnieniem bardzo wyraźnych kwestionariuszy, których należy przestrzegać co do joty. Mniejsi grantodawcy, na przykład organizacje prowadzone przez wolontariuszy, które przyznają niewielkie kwoty lokalnym organizacjom non-profit, zazwyczaj dostarczają własne formularze zgłoszeniowe. Różnią się one znacznie zarówno pod względem charakteru wymaganych informacji, jak i sposobu ich prezentacji. Jednak przestrzeganie kilku zdroworozsądkowych wskazówek zmaksymalizuje Twoje szanse na wygranie grantu. Większość ofiarodawców sponsoruje sesje szkoleniowe dla kandydatów, częściowo po to, aby proces był jak najbardziej efektywny dla siebie i pomóc w wyborze najbardziej zasłużonych projektów. Nawet jeśli obecność nie jest obowiązkowa, bądź tam. Cały proces aplikacyjny to szansa na budowanie relacji z grantodawcą. Oprócz odpowiadan na pytanie, możesz zadawać dobre, przemyślane pytania przez telefon lub pisemnie jako drugi wybór, aby uczłowieczyć interakcję. Finansowanie inicjatywy non-profit wiąże się z dużym zaufaniem: inwestowanie w organizację w celu wsparcia słusznej sprawy jest bardziej osobiste niż wynajęcie usługi lub inwestowanie w produkt, w którym głównym czynnikiem jest ROI (zwrot z inwestycji). Dlatego rozsądnie zadawaj pytania, które pozwolą ofiarodawcom udzielić Ci najbardziej przydatnych informacji. Nigdy nie zadawaj pytań, na które odpowiada dokładne przeczytanie instrukcji. I wykorzystaj swoje najlepsze umiejętności pisania i edycji, aby komunikować wiarygodność, wiedzę fachową i uczciwość. Oto kilka konkretnych pomysłów na ubieganie się o dotacje, aby uzupełnić moje porady dotyczące opracowywania formalnych pomysłów na ubieganie się o dotacje, aby uzupełnić moje porady dotyczące opracowywania formalnych wniosków biznesowych. (Zakładam, że chcesz sfinansować projekt lub program. Jeśli pracujesz w organizacji non-profit przez dłuższy czas, wiesz, że fundatorzy zazwyczaj wolą inwestować w nowy projekt lub przedłużać udany program niż przyczyniać się do działania wydatki, takie jak pensje personelu i wyposażenie).

•  Dostosuj się do misji fundatora. Dokładnie zrozum "co w tym jest dla nich". Dlaczego ta firma, fundacja lub agencja rządowa inwestuje w ten zestaw projektów? Każdy ofiarodawca ma swoją misję do spełnienia. Fundacja skupia się na jednej lub wielu przyczynach, starannie wyrażonych w materiałach drukowanych i cyfrowych, więc zawsze je przejrzyj. Wiele firm wspiera cele zgodne z ich własnymi interesami handlowymi. Na przykład producent okularów może pomóc dzieciom z wadą wzroku żyć pełniej; lub może przyjąć sprawę społeczności lub taką, która rezonuje z jej pracownikami. Jednostka rządowa zazwyczaj identyfikuje niezaspokojone potrzeby swoich obywateli. Kiedy już zidentyfikujesz misję fundatora, dostosuj się do niej tak blisko, jak tylko możesz. W jaki sposób Twoja działalność pomoże dawcy w wypełnieniu jego własnej misji? Zbuduj swoją aplikację na odpowiedzi na to pytanie. Jeśli nie możesz tego zrobić, być może nie aplikujesz do odpowiedniego sponsora.
•  Staraj się nie nudzić czytelnika. Pisałem wnioski o granty, a także je sprawdzałem. Oba procesy to ciężka praca. Niezależnie od tego, czy czytelnicy są płatnymi profesjonalistami, czy wolontariuszami, zwykle wymagana jest duża aktywność czerwonych oczu. Stos żądających jest duży. Kiedy recenzent się znudzi, aplikacja w najlepszym razie dostaje przeglądanie. Dlatego rozważ te wytyczne:

- Ułóż informacje w formie opowieści. Poznaj swoje główne przesłanie - co chcesz osiągnąć, kim jesteś, co zrobisz i co dzięki temu osiągniesz. Nawet używając formalnie określonego formatu, zastanów się, jak opowiedzieć historię w tych ramach, nawet jeśli trzeba ją opowiedzieć stopniowo, odpowiadając na pytania w podanej kolejności.
- Niech twoje przekonanie zabłyśnie. Jak w każdej sytuacji sprzedaży, Twoja własna wiara w swoją sprawę i projekt, który chcesz sfinansować, jest Twoim największym atutem. Nie maskuj tego skomplikowanym abstrakcyjnym pismem. Pokaż serce i energię. Jeśli nie czujesz tego w swoim projekcie, dlaczego miałby ktoś inny?
- Unikaj powtarzania informacji. Nie zaczynaj od nowa dla każdego pytania, jeśli jest jakiś sposób. Różne osoby mogą, ale nie muszą, oceniać różne części Twojej propozycji, ale lepiej jest założyć, że jeden lub kilka czytelników oceni cały dokument. Jeśli musisz powtórzyć, znajdź inny sposób na ukierunkowanie pomysłu lub przeredagowanie go. Nudne, powtarzalne propozycje zwykle przegrywają.
- Ustal problem bez rozmyślania nad nim. Jeśli setki dzieci z wadą wzroku mieszka w Twojej społeczności i potrzebują pomocy w zakresie pomocy wzroku, z pewnością to powiedz, z dobrą dokumentacją. Ale pisz o programie, który rozwiąże to wyzwanie, a nie o niepotrzebnych szczegółach, które wypierają Twoje rozwiązanie. Jeśli możesz, zapewnij fundatora, że program będzie trwały - coś, na czym możesz budować, a nie tworząc błysk na patelni.
- Skutki stresu, a nie proces. Fundatorzy są zwykle bardziej zainteresowani tym, co się zmieni lub poprawi, niż szczegółami, jak to zrobisz. Jeśli chcesz nauczyć dzieci z wadą wzroku używania specjalnych urządzeń, na przykład, wyjaśnij, jak to zrobisz - na przykład serią bezpłatnych warsztatów w małych grupach - ale nie przesadzaj z logistyką: gdzie odbędą się warsztaty, jak będą zatrudniani instruktorzy i tak dalej. Raczej namaluj pełny obraz tego, jak poprawi się życie 175 dzieci.
- Użyj dobrej grafiki, aby wesprzeć swoje słowa. Dobrze zaprezentowany materiał jest zawsze uważniej czytany i uwiarygodniany. Zadbaj o to, aby Twoja aplikacja wyglądała dobrze. Wykresy, wykresy lub tabele mogą ułatwić zrozumienie danych. Odpowiednie zdjęcia i filmy mogą być skuteczne z wielu dobrych powodów - ale mogą być zabronione w aplikacji, więc koniecznie sprawdź.

•  Pomyśl o dalekim zasięgu. Jak zawsze, budowanie relacji wymaga czasu. Wniosek o dotację informuje fundatora, kim jesteś i co robisz. Upewnij się, że skutecznie reprezentujesz własną organizację w tym, co piszesz i jak to piszesz. W odpowiednim miejscu wyjaśnij swoją misję, co osiągnąłeś i co masz nadzieję osiągnąć. Dobrze przedstaw kluczowych graczy i ich stosunek do projektu. Uwzględnij starannie opracowany budżet zgodnie z żądaniem.

Dobra aplikacja, która nie jest finansowana, nadal otwiera drzwi do przyszłych możliwości. Możesz uzyskać lepszy odbiór w przyszłym roku lub w następnym roku. Recenzenci zauważają twoją wytrwałość i nieustające zainteresowanie. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest zapytanie, dlaczego Twój projekt nie został wybrany i jak możesz zrobić to lepiej następnym razem. Niektórzy sponsorzy dostarczają te informacje rutynowo, a jeśli tak, to dokładnie je przeanalizuj. Jeśli Twoja propozycja jest finansowana, nie zaliczaj się do zdecydowanej większości odbiorców dotacji, którzy nie powiedzą "dziękuję". Wyraź uznanie. I kontynuuj! Ludzie, którzy dali Ci pieniądze, chcą wiedzieć, jak dobrze Twój program odniósł sukces i na to zasługują. W praktyce, wykazanie wyników z większym prawdopodobieństwem pomoże ci ponownie zakwalifikować się w przyszłości.

Pisanie podsumowania wykonawczego

W dzisiejszych czasach czytelnicy szaleją na punkcie podsumowań. Niezależnie od tego, czy skanujesz podsumowania wielkości kapsułki na początku artykułów, czy przeglądasz wielostronicowe wprowadzenia do złożonych treści w raportach i propozycjach, ludzie uwielbiają streszczenia. Prawda? I nic dziwnego: streszczenia oszczędzają tyle czasu. Poinformują Cię szybko, czy potrzebujesz lub chcesz przeczytać aktualny materiał. Nawet jeśli główne decyzje zależą od raportu lub propozycji, wiele osób może nigdy nie przeczytać całego dokumentu. Dyrektorzy generalni podejmują niezliczoną liczbę decyzji na podstawie samych podsumowań dla kadry kierowniczej. Kiedy kawałek twojej przyszłości wisi na włosku dzięki długiemu dokumentowi biznesowemu, postaraj się napisać najwyższej klasy streszczenie. Zawsze rezerwuj czas na samodzielne przemyślenie ich jako dokumentów. Nigdy nie traktuj podsumowań wykonawczych jako refleksji po napisaniu większego dokumentu. Napisz je jako oryginalne, kompletne, logiczne i interesujące stwierdzenia. Postrzegaj je jako sposób na przeciągnięcie ludzi na swoją stronę poprzez komunikowanie tego, co najważniejsze i być może tego, co polecasz. Każde podsumowanie ma swój własny zestaw celów, ale najpierw poznaj jego rolę i co musi osiągnąć. Niemal zawsze dąż do podsumowań, które

•  Wygeneruje zainteresowanie - jeśli to możliwe - podekscytowanie, aby zachęcić czytelników do przeczytania raportu, propozycji lub innych materiałów.
•  Zintegruje główne punkty dokumentu w spójną historię, którą czytelnicy z łatwością zrozumieją.
•  Umieszcza większy dokument w perspektywie dla odbiorców docelowych, aby wiedzieli, dlaczego ma to dla nich znaczenie.
•  Mówi wszystko, co najważniejsze, z energią i żywym językiem.
•  Używa formatu przyjaznego dla czytelnika, który nie jest oparty na punktorach.
•  Stworzy wezwanie do działania zamiast stosu pasywnych informacji, z którego czytelnicy mogą wyciągnąć własne wnioski.

Nadanie perspektywy złożonemu materiałowi

Dobre raporty, propozycje i inne dokumenty biznesowe są czytane i często podejmowane na ich podstawie. Złe, nudne ryby są wyrzucane szybciej niż wczorajsze ryby. Mogą być nawet używane do owijania ryby. Silne podsumowanie wykonawcze robi różnicę. Rozpoczynasz z publicznością na właściwej stopie i może Cię tam zatrzymać, wzbudzając zainteresowanie resztą materiału. Pomocną sekwencją pisania jest najpierw napisanie dokumentu, następnie napisanie streszczenia wykonawczego, a następnie przejrzenie głównego dokumentu, aby upewnić się, że jest on zgodny z podsumowaniem i dokładnie go wspiera. Możesz też najpierw napisać streszczenie, a następnie utworzyć kopię zapasową pełnego dokumentu. Oba procesy działają, ponieważ opracowanie podsumowania pomaga w zrozumieniu. Oba procesy działają, ponieważ opracowanie podsumowania pomaga w zrozumieniu Twojej prawdziwej historii. Ta prawda dotyczy szeregu raportów i propozycji, a także białych ksiąg, wniosków o dotacje, biznesplanów i większości innych dokumentów biznesowych. Twoim celem w streszczeniu jest wstępne przeanalizowanie informacji i nadanie czytelnikowi znaczącej perspektywy. Osiągasz te cele poprzez dogłębne zrozumienie własnego materiału. Załóżmy, że opowiadasz o tym, co zrobiłeś w zeszłym miesiącu. Dwie szybkie sztuczki przedstawione wcześniej w tym rozdziale mogą skłonić do myślenia o podsumowaniu:

•  Nie patrząc na już napisany raport, zadaj sobie pytanie: Co jest ważne, interesujące, prowokujące, obiecujące lub pouczające w tym, co omawiałeś? Zapisz to.
•  Wyobraź sobie, że twój partner lub dobry kumpel był nieobecny przez ostatni miesiąc, a po powrocie pyta: "Co wydarzyło się w twojej pracy, gdy mnie nie było?" Co byś powiedział? Zapisz to.
Jeśli stosujesz format raportu zalecany przez Twoją firmę lub dział - z gotowymi kategoriami (trendy, nowe projekty, zyski i straty itd.) - wypróbuj jeden z tych skrótów dla każdej kategorii. Poświęć też trochę czasu, aby ustalić, co jest ważne podczas burzy mózgów z większym obrazem, aby wiedzieć, z jakiej perspektywy przedstawić pełny raport.

Ustalenie, co się liczy

Twoje streszczenie nie powinno przechodzić przez serię miniwersji sekcji większego dokumentu. Po stwierdzeniu otwierającym - pomyśl o tym jako o podsumowaniu streszczenia - postępuj zgodnie z kolejnością dokumentu i zintegruj materiał i pomysły, aby sformułować krystalizujące stwierdzenie. Dowiedz się, co jest ważne - czym najbardziej warto się podzielić - zwłaszcza jeśli chodzi o zainteresowania Twoich czytelników. Jeśli piszesz raport, przejrzyj swoje odpowiedzi na pytania przedstawione w części "Skupianie uwagi czytelnika" we wcześniejszej części; jeśli jest to propozycja, spójrz wstecz na "Pisanie nieformalnych propozycji". Aby zapoznać się z modelami postępowania z podsumowaniem, sprawdź najlepsze. Warren Buffett, finansista, słusznie słynie z krystalicznie czystego przekazu trudnego materiału. Jego listy "Do Akcjonariuszy Berkshire Hathaway" uderzają czytelników jako szczere, ale jednocześnie bardzo przekonująco prezentują punkt widzenia. W 2007 roku, kiedy amerykański rynek mieszkaniowy zaczynał implodować, zaczynał się jego list: Nasz zysk netto w 2007 roku wyniósł 12,3 miliarda dolarów, co zwiększyło wartość księgową na akcję zarówno naszych akcji klasy A, jak i klasy B o 11 procent. W ciągu ostatnich 43 lat (tj. od przejęcia władzy przez obecne kierownictwo) wartość księgowa wzrosła z 19 dolarów do 78 008 dolarów, co stanowi 21 procent kapitalizacji rocznie. Ogólnie rzecz biorąc, nasze 76 działających spółek radziło sobie dobrze w zeszłym roku. Nieliczni, którzy mieli problemy, byli głównie związani z mieszkalnictwem, w tym z naszą działalnością pośrednictwa w handlu cegłami, dywanami i nieruchomościami. Ich niepowodzenia są niewielkie i tymczasowe. Nasza pozycja konkurencyjna w tych firmach pozostaje silna i mamy najwyższej klasy dyrektorów generalnych, którzy dobrze nimi zarządzają, w dobrych lub złych czasach. Niektóre duże instytucje finansowe doświadczyły jednak oszałamiających problemów, ponieważ zaangażowały się w "osłabioną praktykę kredytową", którą opisałem w zeszłorocznym liście. John Stumpf, dyrektor generalny Wells Fargo, trafnie przeanalizował niedawne zachowanie wielu pożyczkodawców: "To ciekawe, że branża wynalazła nowe sposoby na utratę pieniędzy, podczas gdy stare wydawały się działać dobrze". Buffett wyjaśnia w jednym akapicie kryzys mieszkaniowy, po czym przechodzi do części zatytułowanych: "Zwrot ku szczęśliwszym myślom, przejęcie"; "Wreszcie nasza działalność ubezpieczeniowa"; i "Ta impreza się skończyła", ostrzegając inwestorów przed niższymi zarobkami z ubezpieczenia i nie tylko. Całe wprowadzenie zajmuje siedem akapitów. Ustawia czytelników do przeczytania pełnego raportu, ze wszystkimi statystykami, wykresami i szczegółami finansowymi - w myślach, które wybrał Buffett.

Zwróć uwagę, jak cytowane oświadczenie Buffetta jest zgodne z zasadami dobrego pisania. Jego cel jest oczywisty: uspokoić inwestorów, że jego firma ma solidne podstawy pomimo niepokojących wydarzeń finansowych. Aby ten pogląd był przekonujący, bierze pod uwagę również negatywy, dzięki czemu przedstawiany przez niego obraz wydaje się wyważony. Zrozumienie jego odbiorców - inwestorów Hathaway - pokazuje, dlaczego wybrał bogaty w fakty trop jako swój pierwszy akapit. Chociaż nie są chwytliwe, liczby porównawcze przykuwają uwagę tych, których oczy są przyklejone do jego (i ich własnego) wyniku. Użycie przez Buffetta języka potocznego pomaga każdemu odnieść się do jego tematu. Jego zapewnienie, że "mamy najwyższej klasy dyrektorów generalnych, którzy dobrze nimi zarządzają, w dobrych lub złych czasach" jest zarówno konwersacyjne, jak i pewne siebie. List z 2007 roku kończy się akapitem mówiącym o tym, jakie szczęście on i jego partner czuje: "Każdy dzień jest dla nas ekscytujący; nic dziwnego, że krocczymy do pracy". Nigdy nie odniesiesz sukcesu ani wyrafinowania, by dzielić się swoją pasją i entuzjazmem. W rzeczywistości jest to niezbędne, aby dotrzeć tam, gdzie chcesz.

Jeszcze jedno zalecenie dla podsumowań wykonawczych: nie nazywaj tego "podsumowaniem wykonawczym", które wywołuje sen. Nadaj mu prawdziwy nagłówek, który mówi coś konkretnego o treści, pozycjonuje ją i promuje zainteresowanie czytelników. Możesz nadal używać tych słów, ale je wzmocnić: Streszczenie: Jak audyt zmienia priorytety firmy na przyszły rok. Następna sekcja dotyczy w szczególności używania nagłówków i podtytułów.

Wprowadzenie nagłówków do pracy

Aby wszystkie dokumenty biznesowe były bardziej angażujące i przyjazne dla czytelnika, dostosuj kilka dobrych technik dziennikarskich. Jednym z energetyzujących podejść jest zaprzestanie myślenia o nagłówkach sekcji jako etykietach i rozpoczęcie pisania tych elementów jako nagłówków. Różnica polega na tym, że etykiety są statyczne, nudne i nie zawierają informacji. Z drugiej strony nagłówki informują czytelników, co się teraz dzieje, i wzbudzają ciekawość tego, co zamierzają przeczytać. Nagłówki mają poczucie akcji i ruchu. Możesz używać nagłówków, aby rozpoczynać sekcje raportów, ofert, oficjalnych dokumentów i biznesplanów. Łatwo je napisać, gdy myślisz o dostarczaniu informacji, a nie o nazywaniu kategorii. Oto kilka etykiet przekształconych w nagłówki:

Etykieta: Rekrutacja: Wyniki w porównaniu z prognozami
Nagłówek: Wrześniowe wejścia przekraczają prognozę o 10%
Etykieta: Ogólne wyniki finansowe
Nagłówek: Czerwiec zaczyna się rozczarowywać - potrzebne są wspólne działania
Etykieta: Historia przypadku programu Calumet
Nagłówek: Jak program Calumet zmienił wizerunek firmy naftowej od czarnego do zielonego
Jeśli odpowiadasz na dane kategorie i musisz ich użyć, po prostu dodaj nagłówek po etykiecie. Dodanie dwukropka na końcu standardowej linii etykiety może pomóc:
Wydajność przyjęć:
Tegoroczna rekrutacja skacze o 19 procent w stosunku do poprzedniego
Większość raportów, propozycji i biznesplanów odnosi ogromne korzyści z pracy zarówno w podtytułach, jak i nagłówkach. Wypróbuj tę metodę, aby rozwiązać problemy organizacyjne. Jak sugeruję, napisz serię podtytułów przed opracowaniem samego materiału, a następnie dodaj odpowiednie informacje i pomysły pod każdym z nich. Dzielenie długich sekcji dużych dokumentów na sekwencje mniejszych sekcji z podtytułami przyciąga czytelników i pomaga im zrozumieć, co prezentujesz. Ustaw te drogowskazy, aby pomóc skoncentrować publiczność na tym, co jest dla nich najważniejsze i co chcesz, aby wiedzieli. Jeśli masz na przykład wielostronicową sekcję poświęconą wskaźnikom finansowym, napisz nagłówek, aby zawrzeć cały obraz, a następnie zestaw podtytułów dotyczących działań dla każdego tematu. Na przykład:

Wskaźniki marca dużo obiecują, poruszają mało
Rekrutacja wykwalifikowanych pracowników traci trakcję: spadek o 0,5 procent w stosunku do planu
Cena akcji rośnie do 126, czyli o 2 procent
Sprzedaż podskoczyła do poziomów z 2012 r., na czele z przełomem Jumex
Ekonomiści firm czują ostrożne zaufanie do kwietnia

Możesz mieć wątpliwości, czy powyższe nagłówki i podtytuły są zbyt szczegółowe, zachęcając czytelników, aby nie patrzyli poza nie. Właściwie im bardziej konkretny i przekonujący możesz być, tym więcej "właściwych" czytelników - tych, do których kierujesz - znajdzie Twój materiał i tym więcej przeczyta. Im wyraźniej zasygnalizujesz, gdzie w dokumencie znalazłeś określone typy informacji i dlaczego te informacje są ważne, tym lepsza odpowiedź. Ludzie bardzo selektywnie inwestują swoją energię i czas. Pomaganie im w wyborze tego, co mają przeczytać, to doskonała technika. Co więcej: technika nagłówka/podtytułu sprawia, że Twój materiał wygląda ciekawiej i pomaga Ci wyglądać jak bardziej przejmujący, zorientowany na działanie lider. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy wiadomości, które przekazujesz, są złe! Silne nagłówki są szczególnie ważne dla blogów, więc aby lepiej ugruntować sztukę,

Wskazówki dotyczące pisania wszystkich dokumentów biznesowych

W swojej własnej pracy możesz potrzebować materiałów biznesowych, które różnią się od konkretnych rodzajów, które omówiłem w poprzednich sekcjach tego rozdziału. Większość pomysłów nadal ma zastosowanie: do biznesplanów, białych ksiąg, zapytań ofertowych, raportów z ankiet i wszystkich innych wyzwań związanych z dokumentami, które możesz napotkać. Niektóre ogólne wskazówki i techniki pisania są pomocne, aby pamiętać o tym, co piszesz. Znalezienie odpowiedniego tonu ma kluczowe znaczenie. Ważna komunikacja biznesowa musi być autorytatywna, obiektywna, wiarygodna i pewna siebie. Próbujesz przekonać kogoś do zrobienia czegoś, więc nie brzmisz ociężale i nudno. Wręcz przeciwnie, im bardziej żywy i angażujący jest Twój dokument, tym bardziej prawdopodobne jest, że ludzie odpowiedzą, czego chcesz. Biorąc pod uwagę stosy nudnych materiałów, z którymi borykają się Twoi czytelnicy, mogą być wdzięczni za dobrą lekturę. Jeśli rywalizujesz o szansę na wysoką stawkę, jak na przykład naprawdę duży kontrakt, i ktoś każe ci pisać kosztowną, gadatliwą, wyniosłą prozę, zamknij uszy. Potrzebujesz przejrzystego stylu pisania, który eksponuje Twoje myślenie, a nie wymyślny lub nabrzmiały język, który zwraca na siebie uwagę. Wykorzystaj wszystkie dobre techniki pisania, które masz do dyspozycji.

Zminimalizuj użycie:

•  Sztywny, pompatyczny ton
•  Arogancka atmosfera
•  Stwierdzenia pasywne, pośrednie
•  Długie, skomplikowane słowa
•  Żargon, akronimy i modne słowa
•  Skomplikowane, meandrujące zdania, które wymagają dwóch odczytów
•  Abstrakcje
•  Pusty szum, w tym kwieciste przymiotniki i nieudowodnione twierdzenia
•  Słowa zabezpieczające i kwalifikatory: może, być może, miejmy nadzieję, prawdopodobnie, mógłby, mógłby i tym podobne
•  Dodatkowy lub obcy materiał, który nie wspiera Twojego punktu
•  Błędy gramatyczne, interpunkcyjne lub ortograficzne

Maksymalizuj wykorzystanie:

•  Rozmowny, ale pełen szacunku styl
•  Niski klucz, cicha pewność siebie
•  Proste, jasne zdania, średnio od 12 do 18 słów, z czasownikami czynnościowymi
•  Krótkie, podstawowe słowa
•  Krótkie akapity składające się z trzech do pięciu zdań
•  Rytmiczny przepływ języka (przeczytaj go na głos)
•  Konkretne, graficzne słowa i porównania
•  Dowód/dowody: fakty, statystyki, obrazy i przykłady
•  Pozytywny język, który nie kwalifikuje się ani nie zabezpiecza
•  Fabuła: Miej jedną i trzymaj się jej
•  Poprawna pisownia, interpunkcja i gramatyka

Teraz, gdy już wiesz, jak tworzyć materiały biznesowe o dużym znaczeniu, w kolejnych rozdziałach przyjrzymy się, jak używać pisania do skutecznego prezentowania się, niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do przemówienia, dzielisz się swoją historią biznesową, czy szukasz pracy .