Część III … [PDF]



Pisanie : Podstawy

Twój styl pisania prawdopodobnie ukształtował się w szkole, gdzie dominują tradycje literackie i formalne eseje. To doświadczenie mogło doprowadzić cię do przekonania, że subtelne myśli wymagają złożonych zdań, wyrafinowanego słownictwa i gęstej prezentacji. Być może nauczyłeś się pisać w ten sposób - a może nie. Tak czy inaczej: przezwycięż to. Zasady pisania akademickiego nie dotyczą świata biznesu. Pisanie w prawdziwym świecie biznesu jest bardziej naturalne, przyjazne dla czytelnika i łatwiejsze niż pisanie akademickie - zwłaszcza po zapoznaniu się z podstawowymi technikami omówionymi w tej Części.

Wkraczanie w styl pisania XXI wieku

W biznesie odnosisz sukcesy, gdy osiągasz swoje cele. Musisz oceniać pismo biznesowe w ten sam sposób - na podstawie tego, czy osiąga to, czego chcesz. To, co działa, to:

•  Jasny i prosty język: z wyjątkiem materiałów technicznych skierowanych do specjalistów, żaden temat ani pomysł nie są tak złożone, że nie można ich wyrazić jasnym, prostym językiem. Automatycznie robisz krok do przodu, akceptując to podstawowe założenie i praktykując je.
•  Ton konwersacyjny: pisanie biznesowe jest przyjazne dla czytelnika i przystępne, znacznie bliższe językowi mówionemu niż bardziej formalnemu i tradycyjnemu stylowi. Może się to nawet wydawać przypadkowe lub spontaniczne. Ta jakość nie daje jednak darmowego dostępu do gramatyki, interpunkcji i innych szczegółów technicznych.
•  Dokładność: Zauważalne błędy zakłócają zdolność czytelnika do zrozumienia Ciebie. Co więcej, uważne pisanie ma kluczowe znaczenie dla tego, jak ludzie oceniają twoją wiarygodność i autorytet. Każdy czytelnik odpowiada, świadomie lub nie, na wskazówki, które podpowiadają mu, czy traktować cię poważnie. Nieostrożność traci punkty. Jednak dobre współczesne pisarstwo pozwala na dużą swobodę w przestrzeganiu gramatycznych subtelności.
•  Przyjazna perswazja: kiedy kopiesz pod powierzchnią, większość wiadomości i dokumentów pyta o coś czytelnika. Ta prośba może być niewielka ("Spotkaj się ze mną w kawiarni o 4") do dużej ("Proszę sfinansować tę propozycję; wystarczy 1 milion"). Nawet jeśli po prostu prosisz kogoś o przekazanie informacji, skomponuj swoją wiadomość tak, aby pasowała do punktu widzenia tej osoby.

Wszystkie te wskaźniki udanej komunikacji biznesowej wchodzą w grę we wszystkim, co piszesz. Poniższe sekcje dzielą różne elementy stylu na oddzielne części, które możesz zbadać i dostosować we własnym piśmie.

Dążenie do jasnego, prostego stylu

Przejrzystość i prostota idą w parze. Oznacza to, że Twoje wiadomości przekazują to, co zamierzasz, bez miejsca na nieporozumienia lub błędną interpretację. Powód, dla którego piszesz, i to, czego oczekujesz od czytelnika w wyniku przeczytania wiadomości, są równie jasne. Wymaga to użycia:

•  Słów, które Twój czytelnik już zna i których znaczenia są uzgodnione - bez zmuszania czytelników do wyszukiwania słów; nie próbować zaimponować
•  Zdania skoncentrowane na prostych, aktywnych czasownikach w czasie teraźniejszym, jeśli to możliwe (na przykład "Janina napisała raport" zamiast "raport został napisany przez Janinę")
•  Struktury zdań, którą czytelnicy mogą łatwo śledzić
•  Dobrze zorganizowana, logiczna, na miejscu treść bez niczego niepotrzebnego lub rozpraszającego
•  Jasne powiązania między zdaniami, akapitami i ostatecznie pomysłami, aby Twoje oświadczenie było spójne
•  Poprawna pisownia i podstawowa gramatyka

Pisanie z powyższymi cechami jest przejrzyste - nic nie stoi na przeszkodzie, aby czytelnik przyswoił Twoje informacje, pomysły i prośby. Dobre pisanie biznesowe w większości celów nie zwraca na siebie uwagi. To jak dobra robota makijażowa. Kobieta nie chce słyszeć "Wspaniała kosmetologia!" Ma nadzieję na: "Pięknie wyglądasz". Podobnie chcesz, aby Twoi widzowie podziwiali Twoje myślenie, a nie sposób, w jaki je sformułowałeś. Jednym z rezultatów spełnienia tych kryteriów jest to, że ludzie mogą szybko poruszać się po twoim materiale. To jest dobre! Szybkie czytanie to najlepszy sposób na przyciągnięcie ludzi do wiadomości i powstrzymanie ich od zboczenia z nudów. W dzisiejszych czasach wszyscy jesteśmy tak przytłoczeni i niecierpliwi, że często nie zawracamy sobie głowy rozszyfrowywaniem znaczenia wiadomości. Po prostu przestajemy czytać. Tworzenie łatwego czytania jest trudne dla pisarza. Tak jak prosta sukienka czy garnitur jest często droższa niż wyrafiowana, tak przesłanie, które wydaje się proste, jest większą inwestycją, ale pod względem przemyślanym. Kiedy dobrze piszesz, wykonujesz całą pracę a czytelników. Nie muszą niczego wymyślać, ponieważ już to zrobiłeś. Zostaw informacje lub powiązania, a przeskoczą lukę w dowolny sposób. Więc postaraj się być jednoznaczny i kompletny, ponieważ w ten sposób wygrywasz to, czego chcesz.

Stosowanie wskazówek dotyczących czytelności

Wytyczne dotyczące pisania biznesowego nie są teoretyczne. Są praktyczne, a ponadto poparte badaniami nad tym, jak ludzie reagują na słowo pisane. Na szczęście nie musisz czytać badań. Większość programów do przetwarzania tekstu, w tym Microsoft Word, i kilka witryn internetowych już przetrawiło wszystkie dane i oferuje łatwe w użyciu narzędzia, które pomogą Ci szybko ocenić czytelność Twojego pisma. Istnieje kilka indeksów czytelności. W tej sekcji koncentruję się na indeksie czytelności Flescha-Kincaida, ponieważ jest to ten, którego używa Microsoft Word. Wskaźnik czytelności przewiduje odsetek osób, które prawdopodobnie zrozumieją dany tekst i przypisuje mu poziom rozumienia tekstu czytanego ze zrozumieniem. Wyniki na poziomie klasy są oparte na średniej zdolności czytania uczniów w amerykańskim systemie szkół publicznych. Algorytm indeksu czytelności opiera się przede wszystkim na długości słów, zdań i akapitów. Wersja indeksu czytelności Microsoft Word pokazuje również procent pasywnych zdań w zaznaczeniu, co jest dobrym wskaźnikiem zwiotczałych czasowników, pośredniej struktury zdań i fraz wartych cięcia.

Dopasuj poziom czytania do swoich odbiorców

Niezależnie od tego, jakiego wskaźnika czytelności użyjesz, Twoje docelowe liczby zależą od odbiorców (jeden powód, aby poznać swoich czytelników). Wykształceni czytelnicy z pewnością zrozumieją trudny materiał, który może skłaniać Cię do dążenia do tekstu pisanego na wysokim poziomie edukacyjnym dla naukowców lub MBA. Ale generalnie nie jest to dobry pomysł. W przypadku większości komunikacji biznesowej - e-maili, listów, ofert, stron internetowych - wszyscy jesteśmy leniwymi czytelnikami i preferujemy "łatwe" materiały. Prawda? Jednocześnie zazwyczaj nie chcesz dostosowywać języka do najmniej piśmiennych członków swojej publiczności. Tak więc weź wszelkie obliczenia z wieloma ziarnami soli i dostosuj je do swoich odbiorców i celu. I żeby wiedzieć, "przeciętny czytelnik" w Stanach Zjednoczonych jest przypisany do siódmej klasy, a "przeciętny czytelnik" w Stanach Zjednoczonych jest przypisany do poziomu czytania od siódmej do dziewiątej klasy, w zależności od tego, które badanie patrzysz na. Jeśli chcesz dotrzeć z przekazem do zróżnicowanej grupy, możesz podzielić odbiorców, podobnie jak marketerzy, i stworzyć dla każdej z nich różne wersje. Jeśli firma musi poinformować pracowników o zmianie świadczeń, na przykład, może potrzebować innej komunikacji dla menedżerów najwyższego szczebla, menedżerowie średniego szczebla, personel biurowy, pracownicy fabryki i tak dalej. Poza tym zakładając różne poziomy rozumienia tekstu ze zrozumieniem, często trzeba przemyśleć również treść każdego z nich. Menedżer musi znać wpływ finansowy na jego dział; pracownik biurowy lub fabryczny jest bardziej zainteresowany wpływem na własny budżet.

Oceń poziom czytelności

Znalezienie wskaźnika czytelności Flescha-Kincaida różni się nieco w zależności od używanej wersji programu Microsoft Word. Ogólnie rzecz biorąc, przejdź do ekranu Preferencje pisowni i gramatyki programu Word i upewnij się, że zaznaczone jest pole wyboru "Pokaż statystyki czytelności". Następnie za każdym razem, gdy wykonasz kontrolę pisowni i gramatyki, zobaczysz pole z wynikami czytelności: ocena Flesch Reading Ease, która określa, jak trudny jest tekst do odczytania, oraz Flesch-Kincaid Grade Level, który określa przybliżony poziom oceny w USA do tekstu. Kilka testów czytelności jest dostępnych bezpłatnie online, w tym na stronie www.readability-score.com. W większości witryn wystarczy wkleić fragment tekstu w polu, a informacje o czytelności wyskoczą od razu. Moje osobiste cele czytelności mediów drukowanych dla ogółu odbiorców są następujące:

•  Łatwość czytania Flescha: od 50 do 70 procent
•  Poziom klasy Flesch-Kincaid: klasa 8 do 12
•  Procent zdań pasywnych: od 0 do 8 procent
•  Słowa na zdanie: średnio od 14 do 18 (niektóre zdania mogą składać się z jednego słowa, a inne znacznie więcej)
•  Zdania w akapicie: średnio od trzech do pięciu

W przypadku mediów internetowych moje cele czytelności są jeszcze bardziej rygorystyczne. Czytanie z ekranu - nawet dużego - jest fizycznie trudniejsze dla ludzi, więc są jeszcze mniej cierpliwi niż w przypadku materiałów drukowanych. Zdania w mediach internetowych działają najlepiej, gdy mają średnio od 8 do 12 słów, a przeplatanie krótkich zdań - czasem tylko jednego słowa - dodaje ciosu. Akapity powinny zawierać od jednego do trzech zdań. Z drugiej strony nieco dłuższe akapity sprawdzają się lepiej w przypadku książek, jeśli zastanawiasz się, dlaczego czasami naginam własne zasady.

BADANIA CZYTELNOŚCI: CO NAM MÓWI

Poważne badania mające na celu ustalenie, co powoduje łatwe czytanie, rozpoczęły się na początku XX wieku i nadal są prowadzone w wielu językach oprócz angielskiego. Najbardziej wpływowymi badaczami byli Rudolph Flesch, którego nazwisko widnieje we Wskaźniku Czytelności Flescha-Kincaida, oraz Robert Gunning, którego system pomiarowy jest bardziej malowniczo nazywany Wskaźnikiem Mgły. Obaj współpracowali z amerykańskimi dziennikarzami i wydawcami gazet pod koniec lat 40., aby podwyszyć poziom czytelnictwa gazet i rzeczywiście, czytelnictwo gazet wzrosło o 45 procent. Najnowsze oceny tego, co czytamy na poziomie ocen, są pouczające. Ogólnie rzecz biorąc, im prostszy i jaśniejszy język, tym wyższe czytelnictwo. Aby sprawdzić, jak działa indeks czytelności, wybierz sekcję lub cały dokument czegoś, co ostatnio napisałeś w programie Microsoft Word i uruchom sprawdzanie pisowni i gramatyki. (Lub skopiuj i wklej wybrany fragment do narzędzia do sprawdzania czytelności online). Po zakończeniu sprawdzania pisowni i gramatyki przejrzyj statystyki czytelności, aby dowiedzieć się, czy musisz uprościć pisanie. Jeśli statystyki mówią, że przynajmniej lektura w 12 klasie uprości pisanie. Jeśli statystyki mówią, że wymagany jest co najmniej 12-klasowy poziom czytania (w wielu wersjach Worda indeks nie pokazuje poziomów powyżej 12), a mniej niż 60 procent czytelników zrozumie Twój dokument, rozważ przepisanie. Zrób to samo, jeśli użyłeś więcej niż 10 procent zdań pasywnych. W następnej sekcji znajdziesz wiele sugestii dotyczących przepisywania, ale weź pod uwagę dowolne lub wszystkie z poniższych:

•  Zastąp zbyt długie słowa krótkie, jedno- lub dwusylabowe.
•  Skróć długie zdania, dzieląc je lub zaostrzając sformułowania.
•  Podziel akapity na mniejsze części, aby mieć mniej zdań w każdym.
•  Poszukaj słabych czasowników, które są formami "mieć" lub "być" ("jest", "jest", "będzie" itd.). Czasowniki te wytwarzają efekt bierny i złożone struktury.
•  Przejrzyj przepisanie, aby upewnić się, że Twoja wiadomość nadal zawiera to, co zamierzałeś i nie stała się jeszcze trudniejsza do zrozumienia.

Następnie ponownie sprawdź statystyki. Jeśli liczby nadal są wysokie, powtórz proces. Sprawdź, czy możesz obniżyć poziom oceny do 10, a następnie do 8. Spróbuj uzyskać mniej niż 8 procent głosu biernego. Porównaj różne wersje. Który wolisz? Jak myślisz, co najlepiej służy Twojemu celowi?

Znalezienie właściwego rytmu

Możesz się zastanawiać, czy opieranie pisania na krótkich, prostych zdaniach nie powoduje, że materiał jest niepewny i nudny, przypominający podręcznik do szkoły podstawowej. Dążenie do jasnego i prostego zdecydowanie nie powinno oznaczać nudnej lektury. Uświadom sobie rytm w tym, co czytasz i co piszesz, a znacznie poprawisz swoje pisanie. Jak każdy język, angielski był używany do komunikowania się ustnie około 100 000 lat przed wynalezieniem pisma, więc wzorce dźwiękowe i rytmiczne mają kluczowe znaczenie dla odbioru form pisanych i mówionych. Pomyśl o najgorszych mówcach publicznych, jakich znasz. Prawdopodobnie występują w serii długich, złożonych zdań w równym tonie, co szybko znieczula ucho. Natomiast dobrzy mówcy przykuwają uwagę, zmieniając długość zdań, tonację i intonację. Jako pisarz chcesz zrobić to samo. We wszystkim, co piszesz, staraj się budować w naturalnej kadencji. Rytm jest jednym z głównych narzędzi do nakłaniania ludzi do pozostania z tobą i znalezienia bardziej interesujących tego, co piszesz. Po prostu zacznij każde zdanie inaczej niż poprzednie i spróbuj zamienić krótkie, proste zdania z dłuższymi, zawierającymi dwie lub trzy klauzule, zwykle oznaczone przecinkami. Podobnie jak dobrzy mówcy publiczni, możesz również wstrzykiwać krótkie, mocne słowa i wyrażenia, ale ostrożnie je rozprowadzaj.

Wyznacz krótkie i wzburzone

Nawet krótka wiadomość zyskuje na zwróceniu uwagi na rytm zdania. Rozważ tę krótką wiadomość:

Kim: Ekipa wideo nie pojawiła się ponownie wczoraj. Czekaliśmy cały ranek. Nigdy nie przybyli. Po prostu siedzieliśmy i kręciliśmy kciukami. Co za strata czasu. To po prostu nie do przyjęcia. Proszę doradź. - Ted

Oraz wersja alternatywna:

Kim: Ekipa wideo ponownie nas wczoraj zawiodła. Czekanie przez cały poranek kosztowało nas dużo czasu, a co za tym idzie, istnieje ryzyko niedotrzymania docelowego terminu. Czy masz sugestię, jak iść do przodu? Dziękuję. - Ted

Zwróć uwagę, jak zmienia się ton w bardziej czytelnej wiadomości. Pisarz brzmi bardziej profesjonalnie i skupia się na wyzwaniu, a nie na osobistej urazie. Przekazywane są te same informacje, a zwracanie uwagi na strukturę zdania robi różnicę. W przypadku długich dokumentów zmiana długości i struktury zdania jest jeszcze bardziej istotna. Niewiele osób pozostanie z wieloma stronami otępiającej prozy. Zwróć też uwagę, że gdy połączysz kilka krótkich zdań, aby zmienić rytm, wyłaniają się łatwe sposoby na poprawienie słownictwa i treści. Ted może być rytmiczny, pojawiają się proste sposoby na poprawę słownictwa i treści. Ted może zainspirować się, by pójść o krok dalej i napisać trzecią wersję tej samej wiadomości:

Kim: Z przykrością informuję, że ekipa wideo nie pojawiła się ponownie wczoraj. Utrata całego poranka utrudnia dotrzymanie terminu 14 sierpnia, który zamyka coroczne spotkanie. Przyjrzałem się alternatywnym zasobom - krótka lista jest w załączniku. Czy masz kilka minut, aby porozmawiać o tym, jak iść do przodu? Dziękuję. -Ted.

Zwróć uwagę, o ile bardziej połączone wydają się myśli i o ile bardziej autorytatywne wydaje się ogólne przesłanie. Tak, treść się zmieniła - ale dzieje się tak, gdy piszesz z namysłem! We wszystkim co piszesz, co mówisz i jak to mówisz są nierozerwalne. Ustalenie, jak dobrze wyrazić coś słowami, często przenosi twoje myślenie na wyższy poziom. W pierwszej wiadomości Ted pojawia się jako narzekający, który nie może rozwiązać problemu. Drugi podnosi go, by przynajmniej brzmiał bardziej elokwentnie i na temat. Trzecia wiadomość komunikuje, że jest szefem, sprawnym profesjonalistą - kimś rzetelnym, kimś, kto dba o całą operację i przejmuje inicjatywę, a nie trybikiem, który wykonuje ruchy i czeka na wskazówki. To jest magia dobrego pisania. Wyjaśnia problemy. Pozwala odkryć rozwiązania, które nie przyszły Ci do głowy na pierwszy rzut oka. Dzięki temu możesz wyglądać bardziej efektownie i być bardziej efektywnym. Dobre pisanie zawsze jest warte poświęcanego czasu, a kiedy przyjmiesz to przekonanie i wchłoniesz strukturę, którą zapewniam, możesz stać się zarówno skutecznym, jak i potężnym pisarzem.

Wyznacz długie i skomplikowane

Wiele osób ma problem przeciwny do tworzenia krótkich, niespójnych zdań. Może masz tendencję do pisania długich, skomplikowanych zdań, które kończą się tym samym wynikiem: martwe pisanie. Rozwiązanie dla niekończących się ciągów słów jest takie samo - alternatywne struktury zdań. Ale w tym przypadku rozbij długie. W ten sposób uzyskasz mocniejszą, bardziej kuszącą kopię. Wielu potencjalnie dobrych pisarzy nie odnosi sukcesu tak dobrze, jak mogłoby, ponieważ wpadają w schemat, który powtarza ten sam rytm w kółko. Oto przykład zaczerpnięty z opinii napisanej na warsztaty:

Zdecydowanie popieram wysiłki na rzecz poprawy światowej gospodarki i oczywiście mogę być stronniczy w stosunku do stanowiska autora. Chociaż to nastawienie może być powodem, dla którego dobrze zareagowałem na ten utwór, to nie jest to powód, dla którego uważam go za wyjątkowy utwór. Ten artykuł jest nie tylko bardzo dobrze zbadany, ale także wykorzystanie analizy kosztów i korzyści jest skutecznym sposobem myślenia o wyzwaniach.

Monotonny wzór i niekończące się zdania słabo służą pomysłom. Jeden sposób na przepisanie materiału:

Gorąco popieram wysiłki na rzecz poprawy światowej gospodarki i to prawdopodobnie skłonił mnie do pozytywnej odpowiedzi. Ale nie dlatego uważam to za dzieło wyjątkowe. Artykuł jest bardzo dobrze zbadany. Co więcej, jego analiza kosztów i korzyści jest skutecznym sposobem myślenia o wyzwaniu.

Znowu zwykła zmiana długości i struktury zdania szybko poprawia ogólne sformułowanie i przepływ. Zauważ, że możesz swobodnie korzystać z zalecanego wzoru zdania krótkie-długie-krótkie i użyć na przykład dwóch krótkich zdań, a następnie dwóch bardziej złożonych. Każdy ma szczególne nawyki pisania, które pozostawiają pole do poprawy. Staraj się rozpoznać własne słabości, ponieważ wtedy możesz im przeciwdziałać za pomocą jednej z praktycznych technik naprawczych opisanych później.

Osiągnięcie tonu konwersacyjnego

Nowym pisarzom biznesowym często mówi się, aby przyjęli ton "konwersacyjny", ale co to właściwie oznacza? Korespondencja biznesowa pisana w XIX wieku, a nawet w większości XX, wydaje się powolna, formalna i ociężała, gdy się ją czyta teraz. Dzisiejsza komunikacja musi przebiegać tak szybko, jak nasze życie i chcemy, aby była naturalna. Jednak ton rozmowy jest czymś w rodzaju iluzji. Tak naprawdę nie piszesz tak, jak mówisz, i nie powinieneś. Możesz jednak na różne sposoby naśladować mowę naturalną, aby skuteczniej zaangażować odbiorców. Rytm, omówiony w poprzedniej sekcji, to podstawowa technika, która nadaje rozpędu Twojej kopii i promuje poczucie konwersacji. Dodatkowe techniki uzyskiwania tonu konwersacyjnego obejmują:

•  Napełnij wiadomości ciepłem. Pomyśl o osobie jako o jednostce, zanim zaczniesz pisać, a treść, która jest odpowiednia dla związku i tematu, przyjdzie do ciebie, a ton będzie odpowiedni.
•  Wybierz krótkie, proste słowa. Polegaj na wersjach, których używasz, aby z kimś porozmawiać, a nie na wyrafinowanych, których używasz, aby zaimponować.
•  Zminimalizuj użycie nieaktywnych formularzy. Uważnie oceń każde użycie czasowników "być" - jest, było, będzie, jest itd. - aby określić, czy możesz zamiast tego użyć aktywnych, interesujących czasowników.
•  Korzystaj z selektywnej swobody z poprawnością gramatyczną. Rozpoczęcie zdania od "i" lub "ale" lub "lub" jest na przykład w porządku, ale unikaj błędnego dopasowania rzeczowników i zaimków.
•  Przyjmij ducha interaktywnego. Jak uosabiają media internetowe, jednokierunkowa komunikacja odgórna jest "tak wczoraj". Znajdź sposoby w całym swoim pisaniu, aby wzbudzić aktywne zainteresowanie i wkład od czytelnika. Dzisiejsi czytelnicy, zwłaszcza młodsi, chcą być częścią doświadczenia, a nie biernymi odbiorcami cudzych pomysłów. Wiele technik internetowych zostało dostosowanych do tradycyjnych mediów i chcesz je odpowiednio zastosować.

Jeśli zignorujesz powyższe wskazówki - i chcesz wyglądać na beznadziejnie przestarzałego - możesz napisać rozwlekłą i pozbawioną życia wiadomość, taką jak:

Droga Elaino:
Z przykrością informuję, że termin składania propozycji Blue Jay został przesunięty na wcześniejszy punkt w czasie, a mianowicie na 14 sierpnia. Czy ta nieoczekiwana ewentualność będzie stanowić nie do pokonania trudności dla twojego departamentu? Proszę o poinformowanie i poinformowanie mojego biura o potencjalnej dostępności o godzinie 15:00. i. -Carie

Ziewanie - a także trochę mylące. Możesz też napisać przejrzystą, szybką i wyraźną wersję w ten sposób:

Elaine, przykro mi, że termin Blue Jay został przesunięty na 14 sierpnia. Bum, wiem. Jakie to stwarza problemy? Porozmawiajmy. Czwartek o 3? - Carrie

Chociaż drugi przykład wydaje się swobodny i konwersacyjny, nie są to rzeczywiste słowa, które Carrie powiedziałaby Elaine w prawdziwej rozmowie telefonicznej. Ta wymiana jest bardziej prawdopodobna:

Cześć. Jak się masz? Słuchaj, mamy problem. Termin Blue Jay - uwierzysz - teraz jest 14 sierpnia. Tak, wiem, totalna wpadka. Powinniśmy porozmawiać o problemach. Czy czwartek o 3 jest dobry?

Kopia online często działa najlepiej, gdy doprowadza do skrajnej iluzji konwersacji. Zwróć uwagę na jazzowy, spontaniczny styl na stronach, które kochasz. Słowa mogą brzmieć tak, jakby wyskoczyły gotowe z lampy jakiegoś dżina, ale najprawdopodobniej zostały stworzone przez zespół copywriterów, którzy przez tygodnie, miesiące lub lata męczyli się nad każdą linijką. Spontaniczne czytanie kopii nie przychodzi łatwo: to ciężka praca. Niektórzy ludzie - na przykład często blogerzy - są dobrzy w pisaniu konwersacyjnym, ponieważ na przykład to ćwiczą - są dobrzy w pisaniu konwersacyjnym, ponieważ świadomie ćwiczą tę umiejętność.

Energetyzujący Twój język

Komunikacja pisemna zaczyna się od słów, więc dobrze je dobieraj. Jednak najważniejsza wskazówka dotycząca wyboru najlepszych słów do pisania w biznesie może wydawać się sprzeczna z intuicją: unikaj długich lub subtelnych słów, które wyrażają niuanse. Mogą one służyć jako podstawa dla wielu pisarzy beletrystyki i naukowców, ale nie chcesz brzmieć sugestywnie, niejednoznacznie, imponująco lub super-wykształceni. W rzeczywistości chcesz wręcz przeciwnie.

Poleganie na codziennych sformułowaniach

Krótkie, codzienne słowa, których używasz w zwykłej mowie, prawie zawsze najlepiej nadają się do pisania w biznesie. Są jasne, praktyczne i bezpośrednie. Są również wystarczająco potężne, aby wyrazić Twoje najgłębsze i najszersze myśli. Są to słowa, które docierają do ludzi również emocjonalnie, ponieważ oznaczają najbardziej podstawowe i namacalne rzeczy, na których ludzie się interesują i o których muszą się komunikować. "Dom" to zupełnie inna historia niż "mieszkanie"; "Rezygnacja" niesie o wiele więcej podtekstów niż "zwolnieie". Zrób listę podstawowych jedno- i dwusylabowych słów i prawie na pewno pochodzą one z najstarszej części języka angielskiego, anglosaskiego. Większość słów składających się z trzech lub więcej sylab została wszczepiona do tego podstawowego zasobu przez historycznych najeźdźców: w większości francuskojęzycznych Normanów i łacińskojęzycznych Rzymian, z których obaj aspirowali do wyższego poziomu kulturowego wyrafinowania niż Brytyjczycy. Jeśli wychowywałeś się w anglojęzycznym domu, nauczyłeś się anglosaskich słów we wczesnym dzieciństwie i nabyłeś te z łaciną, francuskim i innymi wpływami później w swojej edukacji. Przejrzyj poprzednie dwa akapity i od razu wiesz, które słowa pochodzą z jakiego zestawu kultur. Z wielu powodów czytelnicy są zaprogramowani tak, aby jak najlepiej odpowiadać na proste, krótkie, niskoprofilowe słowa angielskie. Budzą zaufanie (słowo anglosaskie) i wiarygodność (z francuskiego). Oczywiście nie decyduj się na pisanie wyłącznie jednosylabowymi słowami. Różnorodność jest kluczem - tak jak w przypadku zdań. Historia angielskiego daje ci niezwykły zestaw słów, gdy chcesz być precyzyjny lub wywołać określone uczucia. Nawet w biznesie angielskim dodanie dłuższych słów przyczynia się do dobrego tempa i może uczynić to, co mówisz, bardziej konkretne i interesujące. Ale nie zapomnij o podstawowym zapasie słów. Jeśli piszesz do nierodzimych odbiorców anglojęzycznych, masz jeszcze więcej powodów, aby pisać słowami jedno- i dwusylabowymi. Ludzie najpierw opanowują te same podstawowe słowa podczas nauki nowego języka, bez względu na ich język oryginalny, aby wszyscy nowi anglojęzyczni je zrozumieli. Wiesz o tym, jeśli kiedykolwiek rozmawiałeś z kimś, kogo ojczystym językiem nie jest angielski, w języku obcym dla was obojga. Na przykład, jeśli rozmawiasz z rosyjskojęzyczną osobą, która tak jak ty uczyła się przez dwa lata francuskiego, możecie się ze sobą całkiem dobrze porozumieć. W wielu dzisiejszych miejscach pracy trzeba cały czas komunikować się z odbiorcami zróżnicowanymi kulturowo, a także z osobami o różnym poziomie wykształcenia. Uczyń prosty, bezpośredni język jako ogólną zasadę. Ta zasada obowiązuje w przypadku długich dokumentów, takich jak raporty i propozycje, tak samo jak w przypadku wiadomości e-mail. Nigdy nie powinni czytać pretensjonalnie, bez względu na to, jak dużą pracę oferujesz i jak imponująca firma. Wskazówki dotyczące krótkich słów są również ważne przy pisaniu online, na przykład na stronach internetowych i blogach. Kiedy czytamy na ekranie, mamy jeszcze mniej cierpliwości do wielosylabowych, wyrafinowanych słów. Czytanie (i pisanie) na smartfonach i innych małych urządzeniach zwykle sprawia, że krótkie słowa są jedynym praktycznym wyborem.

Dobieranie słów przyjaznych czytelnikowi

Używanie krótkich, przyjaznych słów może wydawać się zdrowym rozsądkiem, więc dlaczego widzisz tak wiele wiadomości biznesowych z tymi wszystkimi długimi, dobrze wykształconymi słowami w gęstych zdaniach? Nie mam pojęcia. Gdyby każdy pisał tak, jak woli czytać, jestem pewien, że mielibyśmy bardziej kolegialny, wydajny i produktywny świat. Świadomie rozwijaj swoją świadomość opcji krótkich słów. Wyraźniejsze pisanie daje lepsze wyniki. Nie chodzi mi o to, że dłuższe słowa są złe - w rzeczywistości często mogą być lepszym wyborem. Ale generalnie upewnij się, że masz powód, aby jechać długo. Obserwuj swoje pisanie i zidentyfikuj trzy lub więcej sylab, których często używasz, i zastanów się nad krótszymi alternatywami. Pomocny może być internetowy tezaurus.

Koncentrowanie się na rzeczywistości i konkretach

Rzeczowniki konkretne to słowa, które oznaczają coś namacalnego: osobę lub dowolną liczbę rzeczywistych rzeczy, takich jak pies, nos, ziemia, dom, łódź, balon, komputer, jajko, drzewo, krzesło i tak dalej. Są to obiekty, które istnieją w realnej przestrzeni. Możesz ich dotknąć, zobaczyć, usłyszeć, powąchać lub posmakować. Rzeczowniki abstrakcyjne zazwyczaj reprezentują idee i koncepcje. Mogą oznaczać sytuację, stan, jakość lub doświadczenie, takie jak katastrofa, wolność, skuteczność, wiedza, tajemnica, obserwacja, drażliwość, nieumiarkowanie, analiza, badania, miłość, demokracja i wiele innych. Kiedy używasz konkretnych rzeczowników w swoim piśmie, czytelnicy wprowadzają te fizyczne skojarzenia do twoich słów, a to nadaje rzeczywistości twoim myślom. Co więcej, możesz oczekiwać, że większość ludzi przyjmie od nich to samo znaczenie. Nie dotyczy to abstrakcyjnych słów. Dwoje ludzi raczej nie będzie się kłócić o to, czym jest jabłko, ale mogą się nie zgadzać, co dokładnie oznacza "niezależność" lub "edukacja". Kiedy budujesz swoje pismo na wielu abstrakcyjnych rzeczownikach, dokonujesz generalizacji. Nawet gdy piszesz opinię lub artykuł filozoficzny, zbyt duża ilość abstrakcji nie rozpala wyobraźni. Z tego powodu wiele pisarstwa biznesowego wydaje się czytelnikom nudne i mało inspirujące. Załóżmy, że w kluczowym momencie II wojny światowej Winston Churchill napisał w stylu wielu współczesnych biznesmenów:

Operacjonalizujemy tę inicjatywę, aby postępować tak skutecznie, wydajnie i proaktywnie, jak to tylko możliwe, zgodnie z naszymi obowiązkami wobec istniejących skupisk ludności i naszym zamiarem stworzenia transformacyjnej przyszłości dla ludzkości. Zatrudnimy opłacalne, najnowocześniejsze technologie i wykażemy się najwyższym poziomem zaangażowania, bez względu na przeszkody pojawiające się w różnych sytuacjach geograficznych.

Zamiast tego napisał i powiedział:

Będziemy walczyć we Francji, będziemy walczyć na morzach i oceanach, będziemy walczyć z rosnącą pewnością i rosnącą siłą w powietrzu, będziemy bronić naszej wyspy bez względu na koszty. Będziemy walczyć na plażach, będziemy walczyć na lądowiskach, będziemy walczyć na polach i na ulicach, będziemy walczyć na wzgórzach; nigdy się nie poddamy.

Które stwierdzenie angażuje zmysły, a zatem i serce, nawet trzy ćwierci wieku po wygraniu tej konkretnej sprawy? Co niesie ze sobą więcej przekonania? To prawda, Churchill pisał przemówienie, ale oświadczenie działa również niesamowicie po przeczytaniu. Chociaż prawdopodobnie nie zostaniesz wezwany do podbudzenia rodaków, tak jak Churchill, to pisanie w konkretny sposób również ci się opłaca. Ożywia twoje pisanie. Staraj się stąpać po ziemi w tym, co mówisz i jak to mówisz. Zwróć uwagę, jak wiele słów w udawanym tekście biznesowym zawiera trzy lub więcej sylab. Utwór Churchilla wykorzystuje tylko trzy. Przeprowadzenie obu fragmentów przez kontrolę czytelności przewiduje, że co najmniej 12-klasowy poziom czytania pozwoli zrozumieć mowę biznesową, przy czym rozumie ją tylko 2 procent czytelników. W przeciwieństwie do tego, wpisy Churchilla wymagają tylko poziomu czytania czwartej klasy, a 91 procent czytelników je rozumie. Często możesz mieć ochotę napisać zawiłą, niebezpośrednią, abstrakcyjną prozę - ponieważ jest to powszechna kultura korporacyjna, dziedzina techniczna lub zapytanie ofertowe, na które odpowiadasz. Nie rób tego. Przypomnij sobie, że nikt nie lubi czytać takich pism, nawet jeśli sam może tak pisać. Przejmij inicjatywę w dostarczaniu szczupłych, żywych wiadomości i obserwuj pozytywną reakcję, jaką to przynosi.

Znajdowanie czasowników czynności

Dobre, mocne czasowniki orzeźwiają. Czasowniki bierne, które zawierają formę czasownika "być", zagłuszają również język i myślenie. Rozważ kilka nudnych zdań i ich lepsze alternatywy:

Cała firma była zaniepokojona spadkiem na giełdzie.
Strata na giełdzie zaniepokoiła całą firmę.
Każdego lata cały personel jest zapraszany na grilla u prezesa do wiejskiego domku.
Każdego lata prezes zaprasza cały personel na grilla u siebie w wiejskim domku.
Decyzję o wydłużeniu czasu pracy podjęło biuro zarządzania talentami.
Biuro zarządzania talentami postanowiło wydłużyć godziny pracy.

Pierwsze zdanie w każdym zestawie reprezentuje to, co gramatycy nazywają stroną bierną: formą czasownika "być". Inne konstrukcje również używają nieaktywnych czasowników, które każą ci spojrzeć jeszcze raz. Jedna wskazówka: zdania, które opierają się na wyrażeniach "jest" które często zakopują znaczenie. Porównaj następujące pary:

Istnieje zasada firmy, którą należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, którą drogą podążać.
Reguła firmy mówi nam, którą drogą podążać.
Istnieją wskazówki, których powinieneś użyć, jeśli chcesz poprawić swoje pisanie.
Skorzystaj ze wskazówek, aby poprawić swoje pisanie.

W przypadku większości nudnych czasowników nieaktywnych rozwiązanie jest takie samo: Znajdź akcję. Jasno określ, kto co zrobił, a następnie przerób zdanie, aby to powiedzieć. Być może będziesz musiał wyjść poza zmianę czasownika i przemyśleć całe zdanie, aby było proste, jasne i bezpośrednie. W tym procesie weź odpowiedzialność. Zdania pasywne często go omijają. Klasyczny przykład:

Popełniono błędy, ludzie zostali zranieni, a szanse zostały utracone.

Kto popełnił błędy, skrzywdził ludzi i stracił szanse? Pisarz? Niezidentyfikowany prezes? Tajemniczy urzędnicy rządowi? Ten rodzaj struktury jest czasami nazywany "boską bierną": spowodowała to jakaś nieznana lub niemożliwa do nazwania siła. Aby pomóc Ci zapamiętać, dlaczego generalnie musisz unikać biernego, oto mój ulubiony błąd. Poprosiłem grupę ludzi, aby napisali o swoich osobistych problemach z pisaniem i o tym, jak planują nad nimi pracować. Jedna osoba opisze problemy i jak planowała nad nimi pracować. Jedna osoba przyczyniła się:

Używam wielu czasowników biernych.

Poświęć trochę czasu na zidentyfikowanie czasowników biernych i konstrukcji pośrednich we wszystkich swoich pismach. Nie oznacza to, że zawsze musisz je eliminować. Możesz chcieć użyć biernego, ponieważ nie istnieje jasno zdefiniowany aktywny podmiot - lub nie ma to znaczenia:

Nagroda została stworzona, aby uhonorować wybitne osiągnięcia sprzedażowe.

Lub możesz mieć niespodziankę do ujawnienia, która skłania cię do użycia biernego dla podkreślenia:

Tegoroczną nagrodę zdobył najnowszy członek wydziału: Joe Mann.

Nieświadomie używanie biernego często podkopuje powodzenie twojego pisania. Zastąp aktywne czasowniki. Mogą być krótkie i mocne, takie jak napęd, koniec, zysk, porażka, wygrana, sonda, smakołyk, skażenie, prędkość. Mogą też być dłuższymi słowami, które mają bardziej precyzyjne znaczenie, takie jak podkreślanie, wyzwalanie, zawieszanie, pionierstwo, modelowanie, pękanie, krystalizowanie, kompresowanie, przyspieszanie. Obie grupy słów sugerują akcję i ruch, dodając wyrazistości i pilności wiadomości.

Tworzenie porównań, aby pomóc czytelnikom

Porównania pomagają czytelnikom zrozumieć Twój przekaz na głębszych poziomach. Możesz używać porównań i metafor, które są analogiami, aby abstrakcyjne idee były bardziej namacalne i ogólnie promowały zrozumienie. Te urządzenia nie muszą być skomplikowane, długie ani pretensjonalnie literackie. Oto kilka prostych porównań:

Poeci używają metafor, tak jak malarze używają pędzli - malują obrazy, które pomagają ludziom widzieć pod powierzchnią.
Zdobycie tej nagrody to mój Oskar.
Życie jest jak pudełko czekoladek.
Nowe pasmo polimeru ma szerokość 10 nanometrów - podczas gdy przeciętny ludzki włos ma szerokość 90 000 nanometrów.
Od 15 000 metrów w górę świat wygląda jak harmonijna kołdra spokoju i ciszy.

Niezależnie od używanego urządzenia, skuteczne porównania

•  Twórz obrazy mentalne. Możesz dać czytelnikom inny sposób dostępu do swoich pomysłów i informacji oraz ich zapamiętywania.
•  Dopasuj rzeczy z różnych aren. Wykorzystanie znanego do wyjaśnienia nieznanego może być szczególnie pomocny, gdy wprowadzasz nowe informacje lub zmieniasz.
•  Zwiększ wpływ codziennego praktycznego pisania. Podobnie jak w dobrze napisanej fikcji, świetne porównanie w dokumencie biznesowym angażuje wyobraźnię czytelnika.
•  Twórz intrygujące nagłówki, które przyciągają uwagę. Wpis na blogu zatytułował mnie: "Jak nauka jazdy na rowerze jest jak praca w domu". Przeczytałem go tylko po to, by dowiedzieć się, co łączy te dwie rzeczy.

MAKIJAŻ ŚWIEŻYCH PORÓWNAŃ

Gra z porównaniami to klasyczna gra szkolna, której możesz użyć do generowania nowych sposobów wyrażania swoich pomysłów. Po prostu pomyśl o połączeniu dwóch różnych rzeczy, aby czytelnicy zobaczyli jedną inaczej. Poświęć kilka minut i ułóż krótką listę rzeczy, czynności lub doświadczeń po lewej stronie czystej kartki lub ekranu. Możesz na przykład wymienić swój nowy projekt, napisać CV, uszczęśliwić szefa, sprzedać nowy produkt, zagrać w grę komputerową i tak dalej. Zastanów się, jaki jest ten przedmiot - jak możesz go opisać wizualnie lub przez inne rzeczy. Pomyśl o tym, jak się z tym czujesz. Burza mózgów na temat innych rzeczy, które mają podobne cechy. Staraj się unikać frazesów i wymyśl coś, co Cię zainteresuje. Napisz swój pomysł na każdą pozycję z listy po prawej stronie kartki. Wymyśl pomysł na każdy przedmiot, aby poćwiczyć, nie martwiąc się, czy niektóre z twoich porównań są mniej niż genialne. Wykorzystaj swoją nową umiejętność, gdy piszesz ważne porównania, które są mniej niż genialne. Wykorzystaj swoją nową umiejętność, gdy piszesz ważny dokument, próbujesz wyjaśnić coś trudnego lub przedstawiasz najlepszy przekonujący argument. Na przykład możesz przeprowadzić burzę mózgów w celu porównania, "kończąc" stwierdzenia, takie jak:

Wygranie tego kontraktu jest tak dobre, jak…

Ta nowa usługa zmieni Twoje myślenie o ubezpieczeniu na życie, tak jak X zmienił Y.

Zaoszczędzenie kilku dolarów poprzez zainwestowanie w Rozwiązanie A zamiast w Rozwiązanie B jest jak…

Stosowanie technik graficznych przyjaznych dla czytelnika

Dobre pisemne wiadomości i dokumenty są dobrze przemyślane i przedstawione w jasny i żywy sposób, tak jak zostało to opisane w tym i poprzednim rozdziale. Ale mam jeszcze jeden aspekt do podkreślenia. Twoje pisanie musi nie tylko spełniać potrzeby odbiorców i dobrze czytać; musi też dobrze wyglądać. Niezależnie od tego, czy Twój materiał pojawia się w wersji drukowanej, czy online, każda wiadomość i dokument, który tworzysz, jest doświadczeniem wizualnym. Stawką jest więcej niż czytelność; czytelnicy oceniają wartość i wiarygodność Twojej wiadomości na podstawie tego, jak wygląda. Niezależnie od tego, czy chcesz napisać skuteczne CV, propozycję, raport - czy tylko wiadomość e-mail - projekt może zmienić lub zepsuć Twoje pisanie. Poniższe sekcje pokazują, jak używać różnych technik graficznych, aby zmaksymalizować atrakcyjność wiadomości. Zapewniamy, że nie musisz kupować specjalnego oprogramowania ani innych narzędzi, aby łatwo wdrożyć te dobre zasady projektowania.

Budowanie w białej przestrzeni

Aby uzyskać porównanie:

Dodaj białą przestrzeń do swojego pisma z tego samego powodu, dla którego piekarze dodają drożdże do swojego chleba - aby zakwasić gęstość, wpuszczając światło i powietrze. Pomóż swojemu pisaniu oddychać, zapewniając dużo pustej przestrzeni. Oko wymaga odpoczynku podczas skanowania lub czytania. Nie wciskaj słów w małą, ciasną przestrzeń, zmniejszając rozmiar w punktach lub ściskając odstępy między znakami, słowami lub wierszami. Gęsto upakowany tekst jest niedostępny. Jeśli masz za dużo słów na dostępne miejsce, skróć je.

Zawsze szukaj okazji, aby dodać tę cenną białą przestrzeń do swojej wiadomości. Sprawdź, czy we wszystkim, co dostarczasz, nie ma pustej przestrzeni. Czynniki wpływające na odstępy obejmują rozmiar kroju pisma, odstępy między wierszami, rozmiar marginesów i szerokość kolumn oraz urządzenia graficzne, takie jak podtytuły, paski boczne i zintegrowane obrazy.

Wybór kroju pisma

Pisanie ma wiele aspektów graficznych i efektów. Oto niektóre z najważniejszych, a także najłatwiejsze do dostosowania.

Czcionki

Używanie łatwego do odczytania, prostego kroju (lub czcionki) ma kluczowe znaczenie. W przypadku tekstu drukowanego czcionki szeryfowe - czcionki ze stopkami lub zawijasami na końcu każdej litery, takie jak czcionka użyta w tej książce - są bardziej przyjazne dla czytelnika, ponieważ sprawiają, że każda litera jest wyraźna i jednoznaczna. Prowadzą również wzrok płynnie od litery do litery, od słowa do słowa. Jednak czcionki bezszeryfowe (bez małych stóp) są często preferowane przez dyrektorów artystycznych, ponieważ wyglądają bardziej nowocześnie i elegancko. Niektóre bezszeryfowe pozostawiają miejsce na zamieszanie - na przykład może być trudno odróżnić małe "l" od "l". Czcionka bezszeryfowa Verdana została specjalnie zaprojektowana, aby była czytelna na małych ekranach w niskiej rozdzielczości i jest często używana w mediach cyfrowych. Wybierz czcionkę zgodnie z przeznaczeniem. W przypadku długich dokumentów drukowanych szeryf pozostaje lepszym wyborem z tego samego powodu, z którego nadal korzystają książki - łatwości czytania. Ale możesz do pewnego stopnia mieszać swoje twarze. Używanie nagłówków i podtytułów bezszeryfowych może stanowić pożądany kontrast. (Na przykład Times New Roman i Helvetica dobrze ze sobą współpracują). Unikaj fantazyjnych lub uroczych krojów pisma w jakimkolwiek celu. Nie tylko rozpraszają, ale także mogą nie przenosić się dobrze do czyjegoś systemu komputerowego. Mogą zostać zniekształcone lub całkowicie zaginąć w akcji. Czasami specjaliści ds. rekrutacji stwierdzają, że w CV całkowicie brakuje nazwiska kandydata, ponieważ w ich systemach brakuje odpowiedniego kroju pisma i ostatecznie pomijają te bardzo ważne słowa. I nigdy nie wpisuj całej wiadomości wielkimi literami lub pogrubioną czcionką, co sprawia wrażenie, że krzyczysz. Unikaj kursywy na więcej niż jednym lub dwóch słowach, ponieważ kopia jest trudna do odczytania.

Rozmiar punktu

Podobnie jak wybór czcionki, najlepszy rozmiar tekstu zależy od wyniku, który chcesz osiągnąć. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej sprawdza się od 10 do 12 punktów, ale musisz dostosować się do swoich odbiorców i doświadczenia, które chcesz stworzyć. Mały tekst może wyglądać świetnie, ale jeśli chcesz, aby czytelnicy w wieku 55 lat i starsi przeczytali Twój raport roczny, 8-punktowa czcionka go zabije. Tekst online sugeruje podobny zakres od 10 do 12 punktów w przypadku kopiowania treści, ale obliczenie rzeczywistego doświadczenia na ekranie dla szerokiej gamy monitorów i urządzeń jest skomplikowane. Tekst online często wygląda inaczej na różnych platformach.

Błąd po stronie dużego rozmiaru punktu.

Nigdy nie uciekaj się do zmniejszania rozmiaru kroju pisma, aby zmieścić się w nim bardziej. Kiedyś musiałem przekonać najwyższego szefa, aby skrócił swoją "Wiadomość od prezesa", ponieważ była dłuższa niż przydzielone miejsce. Nie chciał poświęcić więcej niż kilka słów. Potem pokazałem mu, jak będzie wyglądać jego przesłanie w 6-punktowej czcionce, której potrzebowalibyśmy, aby przeprowadzić całość. Szybko znalazł swój czerwony długopis.

Marginesy i kolumny

Zarówno w przypadku mediów internetowych, jak i drukowanych unikaj tak szerokich kolumn, że wzrok zniechęca się do czytania w poprzek. Jeśli rozbicie kopii na dwie kolumny nie jest odpowiednie, rozważ poszerzenie jednego lub obu marginesów. Unikaj również kolumn, które mają tylko trzy lub cztery słowa, ponieważ są trudne do odczytania i irytujące wizualnie. Zastanów się dobrze, zanim oszukasz z uzasadnieniem tekstu. Wyjustowany tekst ma prostą krawędź w pionie. Ten akapit jest wyjustowany po lewej stronie, co prawie zawsze jest najlepszym wyborem do kopiowania treści. Gdy tekst jest nierówny po prawej stronie, w żargonie drukarskim nazywa się to "szmatą w prawo". Kopia wyjustowana do prawej i szmata do lewej jest trudna do odczytania, ponieważ każda nowa linia zaczyna się w innym miejscu. Czasami w pełni wyjustowana kopia może widocznie zniekształcić słowa i odstępy, aby Twoje słowa były spójne w bloku tekstu.

Proste kolory

Użycie koloru do zaakcentowania drukowanego dokumentu sprawia, że oczy są szczęśliwsze, ale pozostań prosty. Jeden kolor, oprócz czarnego użytego w tekście, to prawdopodobnie dużo. Sprawdź, czy kolor akcentujący pobudza Twoją wiadomość, używając go konsekwentnie w nagłówkach i/lub podtytułach. Pełny kolor jest znacznie tańszy niż kiedyś, ale często najlepiej nadaje się do fotografii i innych grafik niż do wykonywania kopii w kolorze tęczy. Nawet w Internecie, gdzie nie ma ograniczeń w używaniu tylu kolorów, ile chcesz, widząc wiele różnych kolorów, w dzisiejszych czasach ludzie wydają się niechlujni i amatorscy. Projektanci preferują proste, czyste palety, które łączą co najwyżej kilka kolorów. Ty też powinieneś. I unikaj umieszczania jakichkolwiek czcionek na kolorowym tle, które utrudniają czytanie. Oznacza to, że tła nie powinny mieć więcej niż jasny odcień. Upuszczone lub odwrócone litery - na przykład biała czcionka na czarnym lub ciemnym tle - mogą wyglądać świetnie, ale tylko w małych dawkach, takich jak podpis lub krótki pasek boczny. Cała strona odwrócona czcionka, czy to w druku, czy na ekranie, jest zniechęcającą lekturą. Jeśli tworzysz pokaźny dokument lub witrynę internetową we współpracy z grafikiem, nigdy nie pozwól, aby efekt graficzny przebił czytelność i przejrzystość redakcyjną. Dla większości projektantów słowa są tylko częścią wizualnego wzoru. Jeśli projektant powie ci, że dokument zawiera zbyt wiele słów, z pewnością posłuchaj; to prawdopodobnie prawda i chcesz, aby ten kawałek wyglądał dobrze. Ale "po prostu powiedz nie", jeśli granie drugich skrzypiec do obrazu podważa Twój przekaz. Grafika powinna wzmacniać, a nie osłabiać jej oddziaływanie i nasiąkliwość.

Dodanie efektownej grafiki

Jeśli masz dobre zdjęcia i są one odpowiednie, obnoś się z nimi. Coraz częściej zasada ta jest stosowana zarówno w przypadku wiadomości e-mail, jak i długich dokumentów, ponieważ tak wiele badań pokazuje siłę materiału wizualnego w przyciąganiu i przykuwaniu uwagi czytelnika. Wizualizacje zaczynają dominować w stosunkowo starszych mediach internetowych, takich jak Twitter, i są opowieścią z nowszymi narzędziami, takimi jak Pinterest i Instagram, nie wspominając o potężnym wideo, YouTube. Odpowiedniość grafiki zależy od Twojego celu. Propozycja może czerpać korzyści z wykresów i wykresów, aby dane finansowe i inne zmienne były przejrzyste i łatwiejsze do zrozumienia. Raport może zawierać zdjęcia z realizowanego projektu. Blog z zabawnym obrazem związanym z tematem jest bardziej kuszący. Dodatkowe możliwości dla różnych mediów obejmują obrazy udanych projektów wspierające wiarygodność, ilustracje czegoś jeszcze do zbudowania, dokumentację zmian i wizualizacje abstrakcyjnych pomysłów. Oczywiście własne zasoby i czas mogą być ograniczone. Ale kiedy efekt wizualny ma znaczenie - na przykład, aby przyciągnąć czytelników lub gdy walczysz o duży kontrakt - poświęć czas na burzę mózgów. Wspaniałe zasoby internetowe mnożą się, a wiele z nich jest bezpłatnych. Twój komputer wspomagany oprogramowaniem, a nawet smartfon i aplikacje, mogą pomóc w stworzeniu dobrej infografiki, wykresu lub wykresu. Może to wymagać trochę wyobraźni, a także badań. Obrazy muszą być odpowiednie dla czytelników. Jeśli nie, tworzysz negatywną reakcję. Nawet w przypadku stron internetowych badania pokazują, że wbrew obiegowym założeniom ludzie najbardziej cenią słowa i odstraszają ich obrazy niezwiązane z tematem. Gotowe obiekty clipart są obecnie dostępne w wielu różnych źródłach internetowych i są znacznie lepsze niż kiedyś. Ale wybieraj ostrożnie i dostosuj go, kiedy tylko możesz, aby uniknąć pogorszenia przekazu w oczach widza. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest zachować spójny styl wizualny - na przykład wszystkie kreskówki lub wszystkie zdjęcia. W przypadku witryn internetowych oprzyj się pokusie korzystania z ogólnych zdjęć stockowych ludzi: tych przedstawiających dobrze wyglądające modelki spotykające się, rozmawiające lub pracujące, starannie zrównoważone pod względem wieku, płci i pochodzenia etnicznego. Nikt nie wierzy, że to są Twoi pracownicy lub klienci. "Prawdziwi" ludzie są ciekawsi i bardziej przekonujący, choć według wzorców niedoskonali. Jeśli Twoja firma nie nadaje się do pokazywania ludziom, ćwicz wyobraźnię, aby wymyślić inną wizualną reprezentację tego, co robisz lub co masz na myśli.

Podział przestrzeni za pomocą pasków bocznych, pól i list

Media drukowane w ciągu ostatniej dekady coraz częściej wykorzystywały techniki graficzne, aby przyciągnąć czytelników na jak najwięcej sposobów. Dzisiejsze czytniki to przede wszystkim skanery. Pomyśl o swoim własnym zachowaniu, otwierając gazetę lub magazyn. Najprawdopodobniej badasz to, co Cię interesuje, a następnie czytasz materiał w całości lub przynajmniej w części, jeśli Ci się spodoba. Kiedy się znudzisz, szybko przestajesz czytać i ponownie zaczynasz skanować. Dobre nagłówki i podtytuły mają kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia uwagi czytelników i przeprowadzenia ich przez dokument. Ale musisz też zwrócić szczególną uwagę pisząc:

•  Podpisy towarzyszące zdjęciom i innym obrazom
•  Paski boczne i pudełka oferujące dodatkowe tło, boczne światła lub informacje
•  Ciekawe cytaty lub ciekawostki używane jako "wyciągane" lub "ciągłe cytaty" na marginesach lub wewnątrz tekstu
•  Małe zwięzłe streszczenia artykułu lub wstępy na początek
•  Wypunktowane lub numerowane listy przykładów lub kroków
•  Ikony (takie jak ikony Wskazówki i Zapamiętaj w tej książce), które oznaczają coś szczególnie interesującego

Wszystkie te urządzenia służą trzem ważnym celom. Wraz z obrazami

•  Rozbijają niewypełnione bloki typu, które zniechęcają oko. Niektórzy redaktorzy druku używają "testu banknotów dolarowych": jeśli możesz położyć rachunek na stronie i nie dotyka on ani jednego urządzenia graficznego, dodaj go.
•  Przyciągają uwagę czytelnika na różne sposoby. Streszczenie, podpis lub ramka może przyciągnąć kogoś do przeczytania całego artykułu lub przynajmniej jego części.
•  Pomagają w bardziej przejrzystym i skutecznym przekazywaniu pomysłów i informacji. Ludzie na różne sposoby przyswajają informacje. Czerpiąc lekcje ze świata online, dzisiejsi redaktorzy oferują czytelnikom wybór tego, co chcą przeczytać i od czego chcą zacząć.

Dobre techniki graficzne powinny być częścią twojego repertuaru pisarskiego. Czy potrzebujesz ich do każdego e-maila, który piszesz? Oczywiście, że nie, ale jeśli przedstawiasz ofertę sprzedaży, z pewnością zapewniają one większy wpływ. Klasyczne strategie, takie jak używanie podtytułów i wypunktowań, mogą pomóc w przekazaniu wiadomości. W przypadku długich dokumentów i materiałów, których celem jest perswazja, wykorzystaj wszystkie techniki, które odpowiadają Twoim celom, odbiorcom, naturze Twojego przekazu i medium.