Część VI … [PDF]



Pisanie wiadomości, które przynoszą rezultaty

Kochasz lub nienawidzisz, nie możesz tego zostawić - e-mail to centralny system nerwowy życia biznesowego na całym świecie. Firmy mogą ogłaszać "piątki wolne od e-maila" lub dodawać do komunikacji nowsze media, takie jak komunikatory lub sieci społecznościowe, ale prawdopodobnie nadal okaże się, że Twoje życie zawodowe koncentruje się na zarządzaniu skrzynką e-mail. Głośność i wszechobecność wiadomości e-mail w twoim życiu daje ci możliwość osiągnięcia natychmiastowych i dalekosiężnych celów lub zepsucia obu. Dowiesz się, jak najlepiej wykorzystać to potężne medium i ominąć pułapki. Ludzie od dawna mówią -miejmy nadzieję, że w niektórych przypadkach - o rychłej śmierci e-maili. Ale nie został jeszcze zastąpiony i tak naprawdę jest ważniejszy niż kiedykolwiek. To podstawowe narzędzie globalnej komunikacji, które budzi coraz większe zainteresowanie coraz większej liczby firm i stało się głównym narzędziem marketingowym. Ostatnie badania przeprowadzone przez firmę konsultingową McKinsey & Company wykazały, że poczta e-mail jest 40 razy skuteczniejsza niż Facebook i Twitter w pozyskiwaniu nowych klientów. Nie pomniejszaj więc jego wartości w swoim życiu zawodowym. W rozdziale 7 omawiam e-maile w celach marketingowych, a tutaj koncentruję się na używaniu jej do ogólnej komunikacji biznesowej.

ZWIĘKSZAJĄCY SIĘ ZASIĘG POCZTY

Według badań przeprowadzonych przez firmę badającą rynek technologii Radicati Group, Inc., do końca 2019 r. z poczty e-mail będzie korzystało 2,9 miliarda ludzi na całym świecie - czyli około jednej trzeciej światowej populacji. Przewiduje się, że użytkownicy ci będą wysyłać 246 miliardów e-maili dziennie, z czego 128 miliardów jest związanych z biznesem. Radicati zauważa, że chociaż kanały społecznościowe i komunikatory stale się rozwijają, poczta e-mail ma swoje własne. W 2015 roku użytkownicy poczty e-mail wysyłali i otrzymywali 122 wiadomości dziennie. Najbardziej zaskakująca liczba: według McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik biurowy spędza dzisiaj 28% swojego dnia pracy na zarządzaniu pocztą elektroniczną. Nic dziwnego, że tak wiele przedsiębiorstw chce poprawić zwięzłość i wydajność ludzi za pomocą tego roboczego medium.

Szybkie przekazywanie agendy za pomocą poczty e-mail

Jeśli szukasz sposobu, aby pochwalić się swoimi umiejętnościami, osądem, kompetencjami i zaradnością oraz zwrócić uwagę decydentów, - e-mail jest okazją. Tak, wszyscy są przytłoczeni zbyt dużą ilością e-maili i chcą, aby większość z nich zniknęła. Zastanów się nad własną skrzynką odbiorczą i sprawdź, czy się zgadzasz: większość otrzymywanych wiadomości e-mail nie jest związana z Twoimi zainteresowaniami i potrzebami, a większość jest źle przemyślana i źle napisana. Następnie spójrz na swoją skrzynkę nadawczą. Zadaj sobie pytanie (i dlaczego nie być szczerym?), ile wiadomości niedbale wyrzuciłeś bez planowania lub edytowania. Możesz poczuć, że taka jest natura medium - tu jedna minuta, druga przeminęła, więc nie warto inwestować czasu i energii. Ale poczta e-mail to narzędzie, na którym polegasz, aby załatwiać sprawy każdego dnia. Ponadto e-mail stał się systemem dostarczania wielu form komunikacji. Dawniej pisałeś na przykład list motywacyjny do CV, a dziś dostarczasz go w formie elektronicznej. Ale list motywacyjny do podania o pracę nadal jest listem motywacyjnym - bez względu na to, w jaki sposób jest dostarczany. Krótka propozycja biznesowa może być również wysłana pocztą elektroniczną, ale podobnie jak list motywacyjny, musi być napisana lepiej niż kiedykolwiek. Konkurencja tylko rośnie. Oprzyj się pokusie pisania takich materiałów w sposób zwariowany.

Dobre wiadomości e-mail przynoszą częściej pożądane rezultaty.

Co więcej, pisanie dobrych wiadomości za każdym razem - bez wyjątków - daje niesamowite możliwości dotarcia z wiadomością o Tobie do osób, do których chcesz dotrzeć: na przykład, jak inteligentny, zaradny i niezawodny jesteś i jak dobrze się komunikujesz. Nawet te nudne wewnętrzne wiadomości e-mail przyczyniają się stopniowo do Twojego pozytywnego wizerunku jako wydajnego profesjonalisty i dają Ci dalekosiężną przewagę daleko poza osiągnięciem bezpośredniego celu. Wysyłaj trafne, bezpośrednie, zwięzłe wiadomości e-mail, które mają jasny cel i szanują czas ludzi, a otrzymasz szacunek z powrotem. Ludzie zauważają dobrze napisane wiadomości i reagują na nie, choć trzeba przyznać, że większość robi to nieświadomie. Im wyżej jesteś w hierarchii organizacji, tym więcej ludzi ma tendencję do rozpoznawania dobrego pisania i doceniania go, ponieważ obecnie tak mało go widzą. Kierownicy doskonale zdają sobie sprawę z tego, jak źle napisane e-maile, nawet w przyziemnych sprawach, mogą tworzyć

•  Nieporozumienia, które generują błędy
•  Niepotrzebne sprzeciwy wśród pracowników i działów
•  Nieefektywność, ponieważ przeciwdziałanie niejasnym wiadomościom wymaga znacznie większej komunikacji
•  Oszałamiająca strata wspólnego czasu i produktywności
Inteligentni liderzy są jeszcze bardziej świadomi tego, jak słabe wiadomości e-mail mogą wpływać na interfejs organizacji z całym światem, co skutkuje:

•  Osłabiony wizerunek i reputacja firmy
•  Zniechęceni klienci
•  Utracone możliwości nawiązania kontaktu z nowymi klientami
•  Długotrwałe szkody w relacjach z opinią publiczną, inwestorami, dostawcami, pożyczkodawcami, partnerami, mediami, organami regulacyjnymi i darczyńcami - wszystko to ma bezpośredni wpływ na wyniki firmy

Traktuj e-maile poważnie, a przyniesie Ci to wiele szczęśliwych zwrotów. Decydenci w Twoim miejscu pracy, którzy cenią przejrzystą komunikację, tym bardziej cenią Ciebie. Ponadto poczta e-mail oferuje ogromne możliwości rozwijania relacji w trakcie prowadzenia działalności. Budowanie i utrzymywanie sieci zaufanych współpracowników i kontaktów w firmie i poza nią może przynieść korzyści tylko w perspektywie długoterminowej. Poczta e-mail daje dostęp do najwyższych wyżyn. Piętnaście lat temu pomysł, że możesz bezpośrednio napisać do swojego dyrektora generalnego lub kierownika ds. rekrutacji wymarzonego pracodawcy, był nie do pomyślenia. Teraz możesz, a ona może to przeczytać, a nawet odpowiedzieć - jeśli dobrze zrobisz swoją wiadomość. E-mail to Twoja przepustka do łączenia się z ludźmi na całym świecie. Bez niej handel międzynarodowy byłby zależny od systemów pocztowych i faksów do nawiązywania pierwszego kontaktu. Z pewnością e-mail jest niedocenianym bohaterem globalizacji. Jeśli jesteś niezależnym przedsiębiorcą, konsultantem, freelancerem lub zewnętrznym wykonawcą, wiedz, że e-mail może zrujnować lub zepsuć Twoje przedsiębiorstwo. Dobrze napisana wiadomość e-mail może pomóc wygenerować to, czego potrzebujesz: osobiste spotkania, możliwości konkurowania o biznes, nowe umowy, relacje oparte na zaufaniu i sposoby promowania tego, co robisz. Wytyczne dotyczące pisania wiadomości e-mail dotyczą każdego rodzaju notatek, jeśli Twoja organizacja ma własny wewnętrzny system komunikacji, a także listów. Litery mają również swoje szczególne cechy i o tych adaptacjach powiem w dalszej części tego rozdziału. Pamiętaj więc, że e-mail jest rodzajem pisania mikrokosmosu. Ćwicz swoje umiejętności tutaj i wiesz większość tego, czego potrzebujesz do każdego medium pisania biznesowego. I - obietnica, która może brzmieć pochopnie, ale tak naprawdę nie jest - cokolwiek kiedyś zastąpi e-mail, te same pomysły sprawią, że zadziała.

Początek silny

Twój pierwszy imperatyw w redagowaniu wiadomości e-mail: narysuj czytelnika, aby go otworzyć i przeczytać. Brzmi łatwo? Wcale nie, biorąc pod uwagę ogromną liczbę wiadomości, które motywują większość ludzi do naciśnięcia klawisza Usuń w celu wymyślenia jakiejkolwiek wymówki. To kolejny powód, dla którego każda wysyłana wiadomość e-mail musi być dobra: nie chcesz mieć reputacji osoby wysyłającej bezsensowne, trudne do rozszyfrowania wiadomości, które prowadzą ludzi do ignorowania tych ważnych, które starannie tworzysz. W przypadku e-maila potencjalny klient składa się z dwóch części: wiersza tematu i zdania lub akapitu otwierającego. Każdy z nich szczegółowo omawiam w kolejnych sekcjach.

Pisanie tematów, które wciągają ludzi

Jeszcze raz spójrz na swoją skrzynkę odbiorczą i zeskanuj wiersze tematu. Zwróć uwagę, które z nich otworzyłeś i dlaczego. Większość z nich prawdopodobnie należy do jednej z tych kategorii:


•  Koniecznie przeczytaj ze względu na istotne informacje
Temat: Nowa lokalizacja, spotkanie 3 maja
• * Chcę przeczytać, ponieważ lubię pisarza (w tym przypadku "od" też ma znaczenie)
Od: Chuck Norris
Temat: Ta jedna zmiana poprawiła moje życie
•  Chcesz przeczytać, ponieważ potrzebujesz informacji lub mogą być cenne
Temat: Darmowe narzędzia do odzyskiwania skasowanych plików
Chcesz przeczytać, bo wygląda na dobrą okazję
Temat: Najniższa cena iPhone'a w historii
•  Chcesz przeczytać, ponieważ brzmi to interesująco lub zabawnie
Temat: Nasza mała panda nie boi się aparatu!
Chcesz przeczytać, bo to mnie ciekawi
Temat: Pieluchy w skafandrze kosmicznym
•  Chcę czytać, bo jestem na rynku nowych mebli
Wszystkie krzesła: 20% zniżki i bezpłatna dostawa

Niewiele wiadomości wymaga przeczytania. Z powyższej listy tylko jeden temat był dla mnie obowiązkową lekturą. Twoim wyzwaniem w pisaniu tematów wiadomości e-mail jest skupienie się na tym, co najprawdopodobniej zaniepokoi lub zainteresuje czytelnika: nie wszyscy czytelnicy - czytelniczki, których chcesz. Ale zawsze musisz być sprawiedliwy. Nie obiecuj niczego w opakowaniu, czego nie ma po otwarciu. Aby utworzyć dobry wiersz tematu, który trzyma palce z dala od klawisza Delete, wykonaj następujące kroki:

1. Dowiedz się, co jest najbardziej istotne dla czytelnika w wiadomości - dlaczego ta osoba powinna się tym przejmować.
2. Pomyśl o najbardziej zwięzłym sposobie wyrażenia tego.
3. Umieść słowa kluczowe jak najdalej z lewej strony, aby odbiorca natychmiast zrozumiał sedno wiadomości.
Wiersze tematu działają najlepiej, gdy są jak najbardziej szczegółowe. Oto dwa przykłady wiadomości e-mail, których nie otworzyłem, ponieważ tematy były zbyt niejasne i ogólne, aby wzbudzić moje zainteresowanie, a także sposoby, w jakie wiadomość może działać lepiej.

Słaba: Ważne pytanie
Lepiej: Gdzie są warsztaty jutra?
Słabo: Czerwcowy biuletyn
Lepiej: Nowe techniki Twittera w czerwcowym wydaniu

Za każdym razem warto pomyśleć o tym, aby najważniejsze słowa pojawiały się w oknie skrzynki odbiorczej Twojego odbiorcy i nie były odcinane z powodu braku miejsca - lub dlatego, że czytają na smartfonach i innych urządzeniach przenośnych. Niewiele osób zwraca uwagę na tę prostą zasadę, więc zbuduj ten nawyk, aby czerpać realną przewagę. Inwestowanie w dobre, dokładne tematy zawsze Cię nagradza. Możesz nie być w stanie dostarczyć całego tematu w ograniczonej liczbie znaków, na którą pozwala skrzynka odbiorcza odbiorcy, ale spróbuj przekazać główny punkt. O ile nie jest to przekaz marketingowy, nie musisz starać się być sprytny; ale jeśli Twoja wiadomość jest przekazem marketingowym, nie musisz być sprytny; ale jeśli twoja wiadomość jest ważna, poświęć trochę czasu, aby kilka pierwszych słów było intrygujących. Jeśli nie możesz wymyślić ścisłego tematu, który komunikuje sedno Twojej wiadomości, rozważ możliwość, że Twoja wiadomość może nie mieć sedna - lub w ogóle żadnego znaczenia - dla czytelnika. Przejrzyj zarówno temat, jak i całą wiadomość, aby sprawdzić, czy masz całkowitą jasność, dlaczego piszesz i jaki wynik chcesz. Pamiętaj, aby po napisaniu całej wiadomości przejrzeć wiersz tematu. Możesz zmienić taktykę w trakcie pisania. W rzeczywistości proces pisania może skłonić Cię do przemyślenia powodu tworzenia wiadomości i tego, jak najlepiej przedstawić swoją sprawę. Często łatwiej jest najpierw napisać treść wiadomości, a następnie przeanalizować temat. Nie bądź leniwy, jeśli chodzi o zmianę tematów długich wątków wiadomości. Jeśli tego nie zrobisz, ludzie mogą przeoczyć Twój nowy wkład. Później zarówno Ty, jak i odbiorca możecie być sfrustrowani, szukając konkretnej wiadomości. Spróbuj jednak zachować ciągłość, aby nie wyglądało to na zupełnie inny temat. Jeśli pierwszy e-mail z serii zostanie zidentyfikowany jako "Pomysły na propozycję Farber", nowy wiersz tematu może brzmieć "Aktualizacja propozycji Farber z 3 listopada". Utrzymuj wiersze tematu w sposób oczywisty dla wszystkich zainteresowanych. Wiele osób korzysta z poczty e-mail jako osobistej bazy danych, z której można korzystać w razie potrzeby, więc zawsze używaj wiersza tematu, aby wiadomości można było znaleźć.

Stosując odpowiednie pozdrowienia

Powitanie, którego używasz, jest również częścią leadu. Skorzystaj z ograniczonego repertuaru opracowanego dla listów:

Droga/-i …
Cześć …
Dzień dobry …

Możesz użyć "Pozdrowienia" lub czegoś innego, ale upewnij się, że nie jest to pretensjonalne. Postępuj zgodnie z imieniem lub nazwiskiem, używając odpowiedniego tytułu (panna, pani, pani, pan. W przypadku grup możesz czasami wymyślić tytuł zbiorczy, taki jak "Drodzy Software X Użytkownicy", "Drodzy Subskrbeci", "Hi Team" i tak dalej. Nie bądź domowy ani dziwaczny. Na przykład używanie "Ludzie" może prędzej czy później zepsuć nastrój ludziom. Unikaj uogólnień, takich jak "Drogi Kliencie", jeśli piszesz do osoby. W dzisiejszych czasach ludzie oczekują, że będzie się zwracać do ich po imieniu. Często osoby, które dobrze się znają lub prowadzą transakcje biznesowe w serii e-maili, rezygnują z tytułu i po prostu rozpoczynają wiadomość od imienia osoby - lub na przykład "Jan". W porządku, jeśli robienie tego jest wygodne. Ogólnie rzecz biorąc, nie pomijaj całkowicie nazwy i zagłębiaj się w swoją wiadomość. Tracisz ważną szansę na personalizację. Możesz jednak wpisać nazwę w wierszu otwierającym, na przykład: "Nie słyszałem od ciebie, Jerry, więc pomyślałem, że sprawdzę, jak się sprawy mają".

Przygotowanie silnego e-maila

Pierwsze zdanie lub dwa w Twojej wiadomości powinny osiągnąć ten sam cel, co tytuł artykułu w gazecie: Utrzymaj uwagę czytelników, przedstaw sedno tego, co chcesz powiedzieć i daj im powód do zainteresowania. Musisz także powiedzieć czytelnikom, dlaczego piszesz to, co chcesz. Ponieważ potencjalni klienci zwykle zawierają te same informacje, które pojawiają się w temacie, staraj się nie powtarzać tego samego sformułowania lub dokładnie tych samych informacji. Kopia e-maila zajmuje cenną nieruchomość. Najlepszą szansą na zachęcenie ludzi do przeczytania całej wiadomości jest szybkie i ścisłe czytanie leadu i wszystkiego, co następuje, bez powtarzalności. Twój e-mail może składać się z jednego zdania, dwóch zdań lub akapitu, w zależności od potrzeb. Gdy wiersz tematu wyraźnie sugeruje, na czym się skupiasz, możesz podnieść wątek. Na przykład:

Temat: Przygotowanie do sierpniowego spotkania
Cześć Jerzy,
Ponieważ potrzebujemy materiałów na konferencję Willow w mniej niż tydzień, chciałbym jak najszybciej sprawdzić ich status.

Często potrzebujesz kontekstu lub zdania wyjaśniającego, zanim przejdziesz do swojej prośby:

Temat: Czas na wynajem projektu
Hilary, wspomniałaś, że chciałabyś sprowadzić grafika do pracy nad raportem akcjonariuszy ASAP. Jednak nie będę mógł dostarczyć gotowego egzemplarza do 3 kwietnia.

Zwróć uwagę, jak szybko oba powyższe komunikaty docierają do sedna sprawy. Twoje codzienne wiadomości wewnętrzne powinny prawie zawsze tak robić, niezależnie od tego, czy są skierowane do współpracowników, podwładnych, czy bezpośrednich przełożonych. Ale nigdy nie poświęcaj uprzejmości. Odpowiedni ton jest niezbędny, aby Twoja wiadomość działała. Kiedy piszesz do osób spoza własnego działu lub firmy, często trzeba go starannie oprawić. Załóżmy, że odpowiadasz za rozpatrywanie skarg klientów i musisz napisać do zirytowanej kobiety, która twierdzi, że Twoja firma sprzedała jej uszkodzoną parę butów.

Szanowna Pani Blak,
Pani list wyjaśniający, że Pani Buty Magnifique zostały poważnie uszkodzone, zwrócił moją uwagę. Przykro mi, że miała Pani ten problem i chętnie go rozwiążę.
Dobre tematy i leady rzadko się zdarzają: osiągasz je dzięki przemyślanemu planowaniu. Jeśli wolisz ustalić główny punkt w samym procesie pisania, upewnij się, że masz czas na edycję otwarcia i wiersza tematu przed wysłaniem.

Budowanie wiadomości, które osiągają Twoje cele

Budujesz skuteczną wiadomość e-mail na styku celu i odbiorców. Intuicja może zająć Ci część drogi, ale metodyczna analiza obu czynników poprawia wszystkie Twoje wyniki. Znajomość swojego celu i odbiorców jest szczególnie ważna, gdy radzisz sobie z trudną sytuacją, próbujesz rozwiązać problem lub piszesz wiadomość, która jest dla Ciebie naprawdę ważna.

Wyjaśnienie, czego chcesz

Poczta e-mail często wydaje się praktycznym narzędziem do załatwiania spraw. Piszesz, aby umówić się na spotkanie, otrzymać lub dostarczyć informacje, zmienić spotkanie, poprosić o pomoc, zadać lub odpowiedzieć na pytanie i tak dalej. Ale nawet proste wiadomości wymagają zagłębienia się w to, czego naprawdę chcesz. Weźmy pod uwagę Amy, nową młodszą członkinię działu, która słyszy, że odbyło się ważne spotkanie personelu i nie została zaproszona. Mogła napisać:

Tom, jestem bardzo przygnębiona wiedząc, że zostałam wykluczona z zebrania personelu w zeszły czwartek. Czy to było przeoczenie? Czuję, że nie doceniasz mojego wkładu! Czy możemy o tym porozmawiać?

Zły ruch! Przedstawianie się jako łatwo urażona dziecinna lamentatorka z przypuszczeniami podważa to, czego naprawdę chce - poprawić swoją pozycję w dziale. Zamiast wykorzystać okazję do wyładowania się, Amy może beznamiętnie przyjrzeć się sytuacji i zbudować wiadomość, która służy jej prawdziwemu celowi:

Tom, chciałbym zapytać, czy mogę wziąć udział w przyszłych spotkaniach działu. Chętnie dowiem się wszystkiego o tym, jak działamy, aby móc wydajniej wykonywać swoją pracę i wnosić większy wkład. Bardzo docenię możliwość lepszego zrozumienia myślenia i inicjatyw działu.

W przypadku komunikacji zewnętrznej znajomość celu jest równie ważna. Na przykład, jeśli odpowiadasz za odpowiadanie na skargi klientów dotyczące wadliwych urządzeń i uważasz, że Twoim celem jest sprawienie, by niezadowolony klient odszedł, możesz napisać:

Przepraszamy za Twoje niezadowolenie, ale to jedyna skarga, jaką kiedykolwiek otrzymaliśmy. Sugerujemy zapoznanie się z instrukcją obsługi.

Jeśli założysz, że Twoim zadaniem jest udobruchanie klienta na wystarczającym poziomie, możesz powiedzieć:

Przepraszamy, że to nie działa. Użyj dołączonej etykiety, aby odesłać go do nas, a naprawimy go w ciągu sześciu miesięcy.

Ale jeśli Twoim uznanym celem jest utrzymanie tego klienta jako przyszłego nabywcy produktów firmy i generowanie dobrych wiadomości z ust do ust, a może nawet pozytywnych, a nie negatywnych tweetów, najlepiej pisz:

Przykro nam, że produkt nie działał tak, jak się spodziewałeś. Wysyłam ci dzisiaj zupełnie nowy. Jestem pewien, że będziesz z tego zadowolony, ale jeśli nie, zadzwoń do mnie od razu na mój osobisty numer telefonu…

Zarówno w przypadku scenariuszy Amy, jak i obsługi klienta, pamiętanie o swoich prawdziwych, wyższych celach często prowadzi do tworzenia zupełnie innych komunikatów. Myślenie jest całościowe i zorientowane na przyszłość. W przypadku Amy nadrzędnym celem jest budowanie relacji zaufania i wartości z przełożonym oraz zdobywanie okazji. W przypadku niezadowolonego klienta chcesz odwrócić negatywną sytuację i pielęgnować lojalnego klienta długoterminowego. Bądź jak najlepszą osobą w każdej wysyłanej wiadomości. Każdy e-mail jest elementem budującym Twoją reputację i przyszłość. A poczta e-mail nigdy nie jest prywatna: magia elektroniczna oznacza, że Twoja wiadomość może trafić tam, gdzie każdy zechce ją wysłać - i nie możesz liczyć na jej usunięcie, ponieważ tak wiele osób publicznych jest zszokowanych gdy ją odkrywa.

Ocenianie tego, co jest ważne dla Twoich odbiorców

Gdy już wyjaśnisz, co chcesz osiągnąć za pomocą wiadomości e-mail, pomyśl o swoich odbiorcach - osobie lub grupie, do której piszesz. Jedno przesłanie, jeden styl nie pasuje do wszystkich okazji i osób. Kiedy prosisz kogoś o zrobienie czegoś dla ciebie osobiście, instynktownie wybierasz najlepsze argumenty na poparcie swojej sprawy. Dostosowujesz swoją wiadomość w miarę postępów zgodnie z reakcjami drugiej osoby - jej słowami, mową ciała, wyrazem twarzy, tonem głosu, fleksją i wszystkimi innymi drobnymi wskazówkami, które mówią ci, w jaki sposób druga osoba odbiera twoją wiadomość w momencie, w którym dostarczam to. Wiadomość e-mail nie zawiera oczywiście żadnej wizualnej ani ustnej informacji zwrotnej. Twoje słowa są same. Twoim zadaniem jest więc przemyślenie z góry, w jaki sposób czytelnik najprawdopodobniej zareaguje i oprzeć na tym to, co piszesz. Przewidywanie reakcji czytelnika może wymagać trochę wyobraźni. Może się okazać, że jesteś w tym dobry. Spróbuj przeprowadzić dwustronną rozmowę z osobą w Twojej głowie. Obserwuj, co mówi i jak to mówi. Zwróć uwagę na obszary oporu i inne wskazówki. Masz również inny pewny sposób na przewidzenie reakcji czytelnika: systematycznie rozważaj najistotniejsze czynniki dotyczące tej osoby lub grupy. Część 2 zawiera obszerną listę czynników, które mogą odnosić się do tego, co chcesz osiągnąć. Czy podczas redagowania każdego e-maila musisz brać pod uwagę tak wiele aspektów? Nie, jeśli twój cel jest naprawdę prosty, jak prośba o spotkanie. Ale nawet wtedy lepiej wiedzieć, czy ta konkretna odbiorca potrzebuje wyraźnego powodu, by spędzać z tobą czas, ile woli, jeśli ma już określone uczucia na temat, który chcesz omówić, i tak dalej. To ma znaczenie, czy piszesz do kogoś na wyższym szczeblu drabiny z miażdżącym harmonogramem, czy do kolegi z sąsiedztwa. Możesz przechylić wynik na swoją korzyść - nawet na pozornie drobną prośbę - biorąc pod uwagę takie rzeczy. Im ważniejsza jest dla Ciebie wiadomość, tym dokładniej musisz ją przemyśleć i rozważyć ramy czytelnika. Czasami tylko jeden aspekt sytuacji lub osobowości danej osoby może mieć znaczenie, na przykład jej stosunek do nowej technologii. Wiek osoby może mieć znaczenie dla kształtowania zarówno treści, jak i tonu. Choć może to brzmieć niepoprawnie politycznie, różne pokolenia mają różne nastawienie do pracy, komunikacji, nagród, autorytetu, rozwoju kariery i wielu innych. Jeśli jesteś milenijnym (urodzonym po 1980) lub Generacja X (urodzonym w latach 1965-1980), musisz zrozumieć potrzebę szacunku, hierarchicznego myślenia, poprawnej gramatyki, uprzejmości i komunikacja międzyosobowa i nie tylko. "Cel" i "publiczność" to drogowskazy planowania, które nigdy Cię nie zawiodą.

Spróbuj tego: często proszę uczestników warsztatów pisarskich o stworzenie szczegółowych profili swoich bezpośrednich przełożonych. Udawaj, że jesteś tajnym agentem, a zostaniesz poproszony o złożenie doniesienia o osobie, której się zgłaszasz. Poświęć 10 minut i zobacz, co możesz złożyć. Najpierw przeskanuj cechy demograficzne, psychograficzne, pozycjonowania i osobowości i wymień te, które Twoim zdaniem są istotne dla zdefiniowania tej osoby (na przykład wiek, pozycja, preferencje informacyjne, klawisze skrótów, styl podejmowania decyzji). Następnie wypełnij swoją wiedzę lub intuicję o osobie w każdej kategorii. Obiecuję, że odkryjesz, że rozumiesz znacznie więcej o swoim szefie niż myślisz. Przeczytaj wypełniony profil, a założę się, że zobaczysz główne wskazówki, jak lepiej komunikować się z tą ważną osobą, a także jak ogólnie z nim skutecznie pracować i być bardziej docenianym. Możesz odkryć sposoby na wzmocnienie swojego związku, a nawet odwrócenie go. Załóżmy, że zapraszasz swojego bezpośredniego przełożonego, Jana, na spotkanie personelu, na którym planujesz przedstawić pomysł na nowy projekt. Masz nadzieję, że przekonasz ją, że Twój projekt jest wart środków na jego realizację. Najpierw sprecyzuj swój cel lub zestaw celów. Być może, w przypadkowej kolejności, dążysz do:

•  Uzyskaj wpisowe i poparcie Jana.
•  Uzyskaj wkład w poprawki projektu wcześniej niż później.
•  Zdobądź zasoby potrzebne do projektu.
•  Zademonstruj, jakim jesteś wspaniałym atutem (zawsze, zawsze stałe).

Wiesz, że Jan jest mocno zaplanowany i zaproszenie musi go przekonać do poświęcenia czasu. Jakie czynniki dotyczące niej należy wziąć pod uwagę? Twoja analiza może sugerować, co następuje:

•  Demografia: Jan jest młody jak na swoje stanowisko. Obserwacja potwierdza tezę, że czuje presję, by się wykazać. Ciężko jeździ i pracuje 60 godzin tygodniowo.
•  Osobowość/styl komunikacji: Lubi statystyki. Lubi dowody. Jest niecierpliwym słuchaczem, który podejmuje decyzje, gdy czuje, że ma wystarczająco dużo informacji. Jej najgorętszym przyciskiem jest możliwość pokazania własnemu menedżerowi, że poprawił wyniki swojego działu. Jak to zrobić, prawdopodobnie trzyma go w nocy, a także, jak ogólnie zaimponować szefowi w celu uzyskania kolejnego awansu. Podejmuje ryzyko, jeśli czuje się odpowiednio chroniona przed złymi konsekwencjami.
•  Psychografika: jest znany z pro-technologii, prawdziwie wierzący i wczesny adaptator.

Presto! Dzięki tym czterem punktom masz profil czytelnika, który pomoże Ci napisać do Jana niezbędny e-mail - a co ważniejsze, przewodnik, który umożliwia zorganizowanie rzeczywistego spotkania, które zapewni dokładnie to, czego chcesz.

Określanie najlepszej treści

Znając swój cel i odbiorców, masz podstawy do podejmowania dobrych decyzji dotyczących treści. Wiesz, jak ocenić, jakie informacje mogą skłonić osobę lub grupę do odpowiedzi w sposób, w jaki chcesz. Aby dowiedzieć się, co musisz powiedzieć, zagraj w grę w dopasowywanie: Jakie informacje, fakty, pomysły, statystyki itd. osoby i nakłonić go do powiedzenia "tak"? Pomyśl o korzyściach dla odbiorców. Ta ważna koncepcja marketingowa dotyczy wszystkich przekonujących bodźców. Korzyści mówią o podstawowych powodach, dla których czegoś chcesz. Na przykład sukienka ma takie cechy, jak kolor, styl i kunszt wykonania, ale korzyścią jest to, że nosząca ją czuje się piękna. Kiedy planujesz wiadomość i chcesz, aby odniosła sukces, pomyśl o odbiorcach i celu oraz zapisz swoje pierwsze pomysły na dopasowanie punktów i korzyści. Na przykład, aby wyciągnąć Jana z poprzedniej sekcji na to spotkanie, na podstawie swojej analizy lista może zawierać:

•  Dowody, że pomysł działa dobrze gdzie indziej
•  Informacje o tym, w jaki sposób zostanie wykorzystana najnowocześniejsza technologia
•  Potencjał pomysłu na rozwiązanie poważnego problemu dla działu
•  Sugestia, że inne części firmy również będą zainteresowane i pod wrażeniem
Wiele innych pomysłów może być istotnych - jest świetny dla środowiska, daje ludziom więcej wolnego czasu - ale prawdopodobnie nie dla Jana.

ZNAJDOWANIE WŁAŚCIWEGO TONU DLA E-MAIL

W codziennej poczcie e-mail Twój ton w dużym stopniu przyczynia się do tego, że jesteś empatyczny, więc nigdy go nie przeocz. Ton jest omawiany, ponieważ odnosi się do wszystkich tekstów w Części 2, ale oto jak patrzeć na to w szczególności w przypadku wiadomości e-mail. Przydatne jest myślenie ogólnie w kategoriach "swobodnego biznesu", z różnymi wariantami w zależności od tematu i odbiorców. Kiedy znasz tę osobę, możesz wprowadzić ją dokładniej, wizualizując ją przez chwilę. Wyobraź sobie siebie w rozmowie z nim i ustal, gdzie jego osobowość zawodowa wypada w spektrum formalnym i zarezerwowanym dla swobodnej i przyjaznej, a także atmosferę i profesjonalne relacje, które z nim masz. Twój ton e-mail może odpowiadać. Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz, lub do grupy, skup się na bardziej formalnym, ale unikaj brzmienia sztywnego lub obojętnego. Okazywanie ciepła i troski jest prawie zawsze odpowiednie, bo kto tego nie lubi? Wszyscy chcemy czuć, że się liczymy i że jesteśmy szanowani. Staraj się o pozytywną energię we wszystkich swoich e-mailach, chyba że z jakiegoś powodu wydaje się to nieodpowiednie dla tematu. Oczywiście masz ograniczone możliwości wyrażania entuzjazmu i musisz zrównoważyć dobór słów i treść, aby uzyskać pozytywny ton. Możesz użyć okazjonalnego wykrzyknika, aby wyrazić podekscytowanie, ale nie rozpraszaj ich wszędzie i nie staraj się wyglądać dziecinnie. A jeśli nie znasz dobrze swojego czytelnika, nie używaj emotikonów, z wyjątkiem ewentualnie uśmiechniętej buźki, aby wskazać na przykład wspólny żart. Pamiętaj, że szczególnie osoby starsze mogą uważać Cię za osobę lekką, jeśli robisz to często. A niektóre emotikony graficzne nie tłumaczą się między różnymi technologiami i mogą zostać automatycznie zastąpione … kto wie?

Uporządkuj swoje porozumienie

Pomyśl o swojej wiadomości e-mail jak o kanapce: otwarcie i zamknięcie utrzymują zawartość razem, a reszta to wypełnienie. Postrzegana w ten sposób większość e-maili jest łatwa do zorganizowania. Skomplikowane wiadomości pełne subtelnych pomysłów i dogłębnych instrukcji lub oświadczeń i tak są nieodpowiednie dla medium. Typowa orientacja poczty e-mail na praktyczność oznacza, że sposób, w jaki się konfigurujesz i zamykasz, ma duże znaczenie - ale środek nadal ma znaczenie. Zazwyczaj treść pośrednia wyjaśnia dlaczego - dlaczego należy podjąć konkretną decyzję, dlaczego zasługujesz na okazję lub dlaczego czytelnik powinien zareagować pozytywnie. Środkowa część może również bardziej szczegółowo wyjaśnić, dlaczego żądanie zostało odrzucone, lub podać szczegóły i wsparcie techniczne lub serię kroków, aby coś osiągnąć.

Spróbuj tego: Oto podsumowanie tego, jak zaplanować wiadomość pokazującą, jak działa środek. Weź wiadomość, którą napisałeś niedawno lub jesteś w trakcie pisania. Ustal podstawową treść, przeprowadzając burzę mózgów, które punkty osiągną Twój cel pod względem docelowych odbiorców, jak opisano w poprzednich sekcjach. Następnie wykonaj następujące czynności:

1. Napisz zgrabną, prostą listę punktów do zrobienia. Jednym z przykładów jest lista, którą stworzyłem, aby przekonać Jana do przyjścia na spotkanie z pozytywnym nastawieniem w sekcji "Określanie najlepszej treści".
2. Zeskanuj swoją listę i wykadruj lead. Twój trop to zdanie lub akapit, które jasno mówią czytelnikom, dlaczego piszesz i czego chcesz w sposób, który najprawdopodobniej zainteresuje ich.

Prawie zawsze najlepszym podejściem jest rozpoczęcie od wyników finansowych do organizowania wiadomości. Zapamiętaj mantrę reportera: "Nie chowaj ołowiu". Pomijając na razie wiersz tematu, wiadomość wezwania Jana na spotkanie może zacząć się tak:

Cześć Jan,
Jestem gotów pokazać, w jaki sposób korzystanie z nowych mediów społecznościowych może pomóc nam zwiększyć udział w rynku dla całej naszej linii XL. Po sprawdzeniu dostępności w kalendarzu online, zaplanowałem demo na 5 marca o godzinie 14.00. Czy możesz wtedy spotkać się ze mną i moim zespołem?

Aby uporządkować środek, rozważ wcześniej zidentyfikowane punkty, które są dla Jana najważniejsze:

•  Dowody, że pomysł działa dobrze gdzie indziej
•  Możliwość skorzystania z najnowocześniejszej technologii
•  Potencjał rozwiązania poważnego problemu
•  Potencjał do szerokiego zainteresowania firmy

Następnie po prostu maszerujesz przez te punkty, aby zbudować treść wiadomości. Na przykład:

Z moich badań wynika, że dwie firmy z powiązanych branż w ciągu zaledwie kilku miesięcy osiągnęły 15-20-procentowy wzrost udziału w rynku. Dla nas nowe media, które zidentyfikowałem, mogą potencjalnie wyprowadzić XL z zastoju sprzedaży ostatnich dwóch kwartałów. Ponadto będziemy pozycjonować nasz dział w czołówce strategicznego marketingu w mediach społecznościowych. Jeśli odniesiemy sukces zgodnie z przewidywaniami, widzę, że cała firma zwraca uwagę na nasze kreatywne przywództwo.

Myślenie, które robiłeś, zanim zacząłeś pisać, teraz przynosi sowite dywidendy. Po odrobinie przetasowania czterech punktów otrzymujesz przekonującą notatkę, która wydaje się naturalnie zorganizowana i logiczna. Nie tylko znasz swoje treści, ale także to, jak one do siebie pasują. Co więcej, twoje proste zaproszenie ma doskonałą szansę na sprowadzenie Jana na demonstrację z zainteresowaniem i pozytywnym nastawieniem. Ten proces może wydawać się łatwy do wykonania na wymyślonym przykładzie, ale w rzeczywistości praca z prawdziwymi pomysłami, czytelnikami i faktami jest jeszcze łatwiejsza. Twoim największym atutem w budowaniu udanego przekazu w dowolnym formacie - nawet "dużym" materiale, takim jak strona internetowa, propozycja lub książka - jest poznanie swojej historii. Zorganizowanie czytelnej wiadomości e-mail rzadko stanowi problem po ustaleniu treści. Musisz po prostu określić dla siebie takie czynniki, jak:

•  Jakie korzyści może odnieść osoba, z którą chcesz się spotkać
•  Dlaczego Twój odbiorca znajdzie Twój raport lub propozycję, która Cię zainteresuje?
•  Dlaczego kierownik ds. zatrudnienia powinien przeczytać twoje CV

Przejrzyj sporządzoną listę, zdecyduj, które punkty najlepiej służą Twojemu celowi i ułóż je w logicznej kolejności. Twoja lista może zawierać więcej myśli, niż potrzebujesz, aby uzyskać przekonującą wiadomość i możesz być selektywny. W porządku. Wykreśl je. "Wystarczająco" jest lepsze niż za dużo.

Mocne zamykanie

Po napisaniu leadu i środka musisz zamknąć. Kiedy używasz wskazówek z poprzednich rozdziałów, aby rozpocząć wiadomości i rozwinąć środek, twoje zamknięcie musi tylko wzmocnić to, czego chcesz. E-mail nie musi kończyć się dramatycznie. Często udaje się cofnąć do początku i dodać wszelkie niezbędne informacje do "zapytania".

•  Jeśli prosisz o decyzję, mówiąc coś w stylu: "Nie mogę się doczekać Twojej decyzji do 21 października".
•  Jeśli dostarczasz raport, Twoim zamknięciem może być: "Doceniam twoją recenzję. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub chcesz uzyskać dodatkowe informacje".
•  W przypadku notatki do Jane zamknięcie może brzmieć po prostu: "Proszę daj mi znać, jeśli 5 marca o godzinie 14.00. pracuje dla Ciebie. Jeśli nie, z przyjemnością przełożę termin".

Podpisz się grzecznie i dostosuj stopień formalności do okazji i relacji. Jeśli piszesz do bardzo konserwatywnej osoby lub biznesmena z innej kultury, często najlepsze jest formalne zamknięcie, takie jak "Z poważaniem". To samo dotyczy listu motywacyjnego, który jest zasadniczo listem w formie e-mail i powinien wyglądać jak list. Ale w większości sytuacji mniej formalne sygnały końcowe są lepsze: "Dzięki!" "Czekam na twoją odpowiedź." "Pozdrawiam" lub wariant. Ogólnie rzecz biorąc, unikaj uroczych znaków, takich jak "Pozdrawiam". Polecam zawsze kończyć się imieniem - imieniem, jeśli znasz osobę lub czujesz się komfortowo nawiązując nieformalność. Nawet jeśli Twój czytelnik jest kimś, kto cały czas słyszy od Ciebie, użycie Twojego imienia spersonalizuje wiadomość i zaalarmuje ją, że komunikacja jest naprawdę zakończona. Właściwie Twoja gotowa wiadomość potrzebuje jeszcze jednej rzeczy - sfinalizowania wiersza tematu. Zastanów się w tym momencie, jaka jest całkowita siła twoich treści. Następnie zdecyduj, jakie słowa i wyrażenia najlepiej zainteresują odbiorców. Na przykład wiersz tematu "Jane" musi przekazywać, że Twoja wiadomość jest zaproszeniem na spotkanie, sugerować, o czym jest i podkreślać, że jest wart jej czasu. Być może:

Czy możesz przyjść: 3 maja Demo, Social Media Project

Polerowanie Twojego e-maila

Poczta e-mail zasługuje na Twoje najlepsze umiejętności pisania, edycji i korekty. Często przesłaniem jest to, kim jesteś dla swoich odbiorców. Możesz komunikować się z kimś, kogo nigdy nie spotkasz, w takim przypadku wirtualna interakcja determinuje relację i sukces wiadomości. Innym razem stworzenie dobrej wiadomości e-mail pozwala na osobiste przedstawienie sprawy lub przejście do kolejnego etapu prowadzenia działalności. Ludzie szukają wskazówek na Twój temat i wyciągają wnioski z tego, co piszesz i jak to piszesz. Nawet jeśli Twoje pomysły są dobre, nieprawidłowa gramatyka i pisownia tracą więcej punktów, niż myślisz, bez względu na to, jak nieformalne wydają się Twoje relacje z odbiorcą. W poniższych sekcjach omówiono niektóre z moich najlepszych wskazówek dotyczących tworzenia kopii, które w poniższych sekcjach zawierają niektóre z moich najlepszych wskazówek dotyczących tworzenia kopii, która idealnie pasuje do poczty e-mail.

Monitorowanie długości i szerokości

Ogólnie rzecz biorąc, nie przekraczaj 300 słów w wiadomości e-mail i trzymaj się jednego pomysłu lub pytania. Trzysta słów może przejść długą drogę (notatka, którą napisałem, aby przyciągnąć Jana na spotkanie, skończyła się tylko 145 słowami). Takie ograniczenia są trudne do konsekwentnego przestrzegania, ale mądrze jest pamiętać, jak krótkie są czasy uwagi ludzi, szczególnie w przypadku czytania online. Dlatego czerpiesz korzyści z poznania swojego centralnego punktu lub prośby i otwarcia się z nim. Nie chowaj tego jako wielkiego wniosku. Nie powinieneś też zakopywać na końcu żadnych ważnych drugorzędnych pytań. Staraj się, aby e-maile były jak najkrótsze i jak najwęższe. Jeśli Twoja wiadomość zaczyna się zbytnio rozrastać, zastanów się, czy e-mail jest odpowiednim formatem. Możesz użyć wiadomości jako notatki przewodniej i dołączyć cały dokument. Możesz też podzielić wiadomość na składniki, aby wysłać je osobno w rozsądnym czasie.

Uprość styl

Wybieraj słowa i wyrażenia, które są konwersacyjne, przyjazne, rzeczowe i jednoznacznie jasne. E-mail nie jest miejscem na wymyślny język i inwencję. Chcesz, aby czytelnicy zrozumieli wiadomość za pierwszym razem, gdy ją przeczytają. Jeśli zostanie im pozostawione, aby zrozumieć twoje znaczenie, albo przestaną czytać, albo same wypełnią wiersze i mogą skończyć z innym pomysłem, niż zamierzałeś. Stąd bierze się wiele tego kosztownego zamieszania w każdej organizacji. Włóż swoją energię w treść i strukturę swojego komunikatu i wyraź to, co chcesz przekazać, w jednoznacznym i prostym języku. Postaraj się, aby Twoje pismo było przejrzyste, eliminując wszelkie bariery w zrozumieniu. Twoje wiadomości mogą być mniej kolorowe niż mogłyby być i to jest w porządku. Jasny, zwięzły język jest szczególnie istotny w przypadku wiadomości kierowanych do odbiorców z zagranicy, ponieważ mogą oni dotrzeć do nich z ograniczoną znajomością języka angielskiego.

W skrócie: słowa, zdania, akapity

Wytyczne dotyczące pisania w biznesie zawarte w Części 3 odnoszą się jeszcze bardziej do poczty elektronicznej. Chcesz, aby Twoja wiadomość była czytelna i całkowicie zrozumiała w jak najkrótszym czasie. Używaj głównie słów jedno- i dwusylabowych. Używaj dłuższych słów, gdy są najlepszym wyborem i służą prawdziwemu celowi. Krótkie zdania działają z tego samego powodu. Celuj w średnio od 10 do 15 słów. Akapity powinny mieć od jednego do trzech zdań, aby wspierać zrozumienie i budować dużo powietrza.

Korzystanie z technik graficznych w celu promowania przejrzystości

Techniki graficzne nie wymagają specjalnego oprogramowania ani dyplomu ze sztuk pięknych. Są to po prostu sposoby wizualnego prezentowania informacji i uporządkowania i uporządkowania pisania. Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby włączyć do swojego pisania dużą białą przestrzeń (obszary bez tekstu lub grafiki). Nie zapychaj wiadomości i nie zostawiaj ich z trudem łaknąc powietrza. Biała przestrzeń pozwala oczom odpocząć i skupiać nacisk tam, gdzie tego chcesz. Krótkie akapity z podwójnymi zwrotami między nimi natychmiast tworzą białą przestrzeń.

Dodaj podtytuły

Podtytuły świetnie nadają się do dłuższych wiadomości e-mail. Możesz pogrubić tekst i dodać nad nim linię odstępu. Podtytuły wiadomości e-mail mogą być faktem:

Punkt decyzyjny zamknij
Krok 1 (po którym następuje Krok 2 itd.)
Uwagi specjalne
Plusy i minusy
Tło

Ta technika zgrabnie prowadzi czytelnika przez informacje, a także umożliwia pisarzowi łatwe zorganizowanie myślenia i dostarczania.

Spróbuj tego: przygotowanie wszystkich podtytułów przed napisaniem może być świetnym sposobem na zorganizowanie wiadomości e-mail. Wybierz wiadomość, którą już napisałeś i która okazała się wyzwaniem. Przemyśl temat, aby wymyślić główne punkty lub kroki do omówienia i napisz prosty, odpowiedni podtytuł dla każdego. Ułóż podtytuły w logicznej kolejności i dodaj odpowiednią treść pod każdym. Teraz sprawdź, czy znajdują się tam wszystkie niezbędne informacje, aby wyrazić swoją opinię - jeśli nie, dodaj je. Twoja wiadomość z pewnością stanie się jaśniejsza, bardziej spójna i bardziej przekonująca. Oto dodatkowa sztuczka. Jeśli po napisaniu całej wiadomości czujesz, że masz za dużo podtytułów, po prostu wytnij niektóre lub wszystkie z nich. Nadal masz solidną, logicznie zorganizowaną wiadomość e-mail. Tylko upewnij się, że połączenia między sekcjami są czyste bez podtytułów.

Przynieś listy punktowane i numerowane

Punktory oferują kolejną doskonałą opcję prezentacji informacji.

•  Łatwo się wchłania
•  Szybkie czytanie
•  Łatwy do pisania
•  Przydatne w przypadku list wyposażenia, przykładów, rozważań i innych grup

Należy jednak przestrzegać kilku ostrzeżeń:

•  Nie używaj więcej niż sześciu lub siedmiu punktorów na liście. Długi odcinek pocisków traci siłę uderzenia; stają się otępiające i trudne do wchłonięcia.
•  Nie używaj ich do prezentowania pomysłów, które wymagają kontekstu lub połączenia.
•  Nie mieszaj i nie dopasowuj. Pozycje na twojej liście muszą być równoległe, tak aby zaczynały się od tego samego rodzaju słowa - czasownika, rzeczownika lub przysłówka.

Nigdy nie używaj list punktowanych jako wysypiski myśli, które są zbyt leniwe, aby je uporządkować lub połączyć. Jeśli wątpisz w tę radę, pomyśl o wszystkich złych programach PowerPointa, które widziałeś - ekrany pełne są losowo wyglądających kul. PowerPoint pokazuje, co widziałeś - ekrany pełne są losowo wyglądających kul. Pomocne są również listy numerowane, szczególnie jeśli przedstawiasz sekwencję lub proces krok po kroku. Instrukcje działają dobrze w formie numerowanej. Daj ponumerowane listy trochę powietrza, aby nie wyglądały onieśmielająco - pomiń odstępy między poszczególnymi pozycjami.

Rozważ pogrubienie

Pogrubienie tekstu to dobra opcja zwrócenia uwagi na kluczowe tematy, pomysły lub podsekcje wiadomości. Możesz użyć pogrubienia dla wprowadzenia:

Zbliża się impreza świąteczna. Zapoznaj się z listą zadań i wybierz swój sposób wniesienia wkładu.
Możesz także użyć pogrubienia, aby wyróżnić coś w treści tekstu:
Zapoznaj się z listą zadań i wybierz sposób wniesienia wkładu do 10 grudnia.

Oczywiście nie przeciążaj wiadomości pogrubioną czcionką lub podważa to jej sens istnienia. Pamiętaj, że pogrubienie nie zawsze przenosi się między różnymi systemami poczty e-mail i oprogramowaniem, więc nie polegaj na nim zbytnio, aby wyrazić swój punkt widzenia. Inną opcją jest podkreślanie ważnych słów lub fraz, ale zwykle wygląda to na przestarzałe.

Szanuj ogólny wpływ grafiki
Unikaj podcinania treści przez złą prezentację graficzną.

Zwykły i prosty to droga. Używaj zwykłego tekstu lub najprostszego kodu HTML - żadnych podchwytliwych, uroczych lub trudnych do odczytania czcionek. Nie pisz całych wiadomości wielkimi literami lub kursywą i nie używaj tęczy kolorów - to raczej rozprasza czytelników niż zabawne. Nie zmieniaj rozmiaru czcionki: użyj takiej, która jest czytelna dla większości ludzi, w zakresie 12 punktów. Warto raz na jakiś czas sprawdzić, jak wyglądają wiadomości, wysyłając jedną do siebie - może się ona zmieniać podczas podróży przez cyberprzestrzeń. Unikaj uczucia zatłoczenia. Ludzie po prostu nie czytają wiadomości, które wyglądają na gęste i trudne. Albo czytają ich jak najmniej. Jak wszystko, co piszesz, e-mail musi wyglądać zachęcająco i łatwo dostępny.

Korzystanie z bloku podpisu

Informacje kontaktowe w dzisiejszych czasach mogą być dość złożone. Zazwyczaj chcesz, aby ludzie mogli Cię znaleźć przez e-mail lub telefon. Plus, masz swój slogan. Nazwa Twojej firmy. Twoja strona internetowa. Twój blog. Książka, którą napisałeś. Artykuł, który opublikowałeś. Twitter. Facebook. LinkedIn. Profesjonalne afiliacje i biura. A potencjalnie znacznie więcej. Zdecyduj się na kilka rzeczy, na które najbardziej chcesz zwrócić uwagę i powstrzymaj się od dodawania reszty. Co więcej, utwórz kilka bloków podpisu dla różnych odbiorców. Następnie możesz wybrać najbardziej odpowiedni dla osób, do których piszesz. Nie dołączaj pełnego bloku podpisu za każdym razem, gdy odpowiadasz na wiadomość, zwłaszcza jeśli dołączasz logo, które jest dostarczane jako załącznik. Sprawdź ustawienia programu pocztowego, aby automatyczny podpis był minimalny lub całkowicie nieobecny.

PRAKTYKOWANIE INTELIGENTNYCH EMAILI

E-mail jest świetnym ułatwieniem na wiele sposobów, ale zdecydowanie ma swoje ograniczenia. "Łatwość" wiadomości e-mail może prowadzić do niewłaściwego użycia. Nie :

•  Przedstawiaj skomplikowanego zagadnienia lub tematu. Oczywiście możesz dołączyć raport, propozycję lub inny długi dokument do wiadomości e-mail, ale nie oczekuj, że sam e-mail przyniesie inwestycję, darowiznę lub inne wysokie stawki.
•  Wosku filozoficznego lub poetyckiego. Czytelnicy szukają wiadomości e-mail w celu praktycznej komunikacji i denerwują ich wietrzne meandry - nawet (a zwłaszcza), jeśli jesteś szefem.
•  Baw się. Generalnie unikaj sarkazmu i ironii, a większości humoru niestety, ponieważ może to być źle zinterpretowane wbrew twoim interesom.
•  Spamuj. Wysyłaj e-maile tylko do osób bezpośrednio związanych z tematem i nie wysyłaj zbędnych odpowiedzi. Nie przekazuj uroczych anegdot ani żartów, chyba że masz absolutną pewność, że konkretna osoba to z zadowoleniem. I nie przesyłaj dalej łańcuszków: mogą zdenerwować odbiorców. Nie przesyłaj niczego bez przeczytania. Dokładnie i ostrożnie. Czy za spamowanie uznaje się odpowiadanie na łańcuch wiadomości z minimalistycznym potwierdzeniem, takim jak "Tak, spotkanie jest o 3" lub "Otrzymałem Twój wkład?" Nie wtedy, gdy wydaje się konieczne zamknięcie kręgu komunikacji. Jeśli Twój czytelnik może czuć się pozostawiony w zawieszeniu lub jakakolwiek niepewność może się utrzymywać, to na wszelki wypadek kontynuuj ostatnie słowo. Lepiej bezpieczny niż… wiesz co.

Odpowiadaj na źle przemyślane i napisane wiadomości e-mail z własnym kiepskim adresem e-mail. Nie wiesz, kto jeszcze może je zobaczyć, a nawet ci, którzy piszą źle - być może przez poczucie przywileju wykonawczego - mogą lekceważyć cię za to samo. Ciesz się poczuciem wyższości (oczywiście bez wyrażania tego)! Twój klasyczny, doskonały e-mail nagradza Cię na dłuższą metę, jak prawie nic innego.

Dobre techniki pisania listów

Możesz mieć wrażenie, że nie piszesz listów biznesowych i nigdy nie musisz tego robić w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie. Pomyśl jeszcze raz. Prawdopodobnie piszesz listy, nie zdając sobie z tego sprawy. Nie daj się zwieść faktowi, że korzystasz z elektronicznego systemu doręczeń i nie potrzebujesz pieczątki. Przyznaj, że Twoim listem jest list, a Ty wykonasz znacznie lepszą robotę, aby osiągnąć swój cel. Gdy w grę wchodzi coś ważnego, zauważ, że to, co tworzysz, zasługuje na szczególną uwagę pod względem treści, języka i wrażenia wizualnego. Niekoniecznie oznacza to, że musisz znaleźć swoją starą papeterię. W wielu przypadkach wysłanie listu jako e-maila jest w porządku. W innych przypadkach fizyczny list służy ci lepiej. Jeśli jesteś menedżerem non-profit piszącym do starszych darczyńców, poleganie na e-mailach jest wątpliwe. Jak zawsze, przy podejmowaniu decyzji o najlepszym sposobie dostawy rozważ swój cel i odbiorców. Oto kilka sytuacji w świecie biznesu, kiedy powinieneś pomyśleć "Aha! To wymaga listu!"

•  Przedstawianie się: jeśli jesteś nowym weterynarzem w mieście, piszącym na listę pacjentów lub chcesz wyjaśnić, dlaczego VIP powinien poświęcić ci 10 minut swojego czasu lub dlaczego ludzie powinni na ciebie głosować, zabiegasz o czytelnika i musi zrobić jak najlepsze pierwsze wrażenie, aby zabezpieczyć to, czego chcesz.
•  Złożenie prośby: Jeśli chcesz skierowania, rekomendacji, zaproszenia, wywiadu informacyjnego, zadania specjalnego, biura na rogu, jakiejkolwiek przysługi, napisz list.
•  Prezentacja czegoś: jeśli sprzedajesz produkt lub usługę, jednym ze skutecznych sposobów jest wysłanie listu sprzedażowego za pośrednictwem poczty lub e-maila. Kiedy cokolwiek sprzedajesz, musisz zastosować najlepszą strategię i pisanie.
•  Przedstawianie formalnych aplikacji: Kiedy ubiegasz się o pracę, składasz propozycję lub ubiegasz się o możliwość edukacyjną, dziewięć razy na dziesięć, potrzebujesz listu motywacyjnego. Jeśli jest to opcjonalne, pominięcie go jest błędem. Czasami list musi sam osiągnąć cel - na przykład, gdy ogłoszenie o pracy zawiera list, a nie CV.
•  Podziękowanie, przepraszam lub wyrazy współczucia: takie wiadomości są ważne i powinny być starannie spersonalizowane oraz skrupulatnie napisane i przedstawione. Jeśli nie wygląda na to, że zastanowiłeś się nad taką wiadomością i zadałeś sobie kłopoty, nie przekazują, że Ci zależy. List osobisty jest o wiele skuteczniejszy niż kartka z życzeniami.
•  Wyrażanie wdzięczności: Jeśli ktoś zapewni Ci wspaniały odpoczynek, zaryzykuje Cię, udzieli ważnej rady lub przedstawi Ci przedstawienie, list od Ciebie do tej osoby będzie cenny - zaufaj mi. Ludzie tak rzadko to robią. I warto rozważyć retrospektywę podziękowania dla każdego w przeszłości, który również Cię zainspirował lub pomógł.
•  Gratulowanie komuś: przełożeni, współpracownicy, podwładni,koledzy, dostawcy - każdy wita wdzięczną notatkę gratulacyjną, gdy osiąga kamień milowy lub osiąga coś znaczącego.
•  Dokumentacja do celów prawnych: Pisma mogą być używane jako oficjalne dokumenty w związku z ofertami pracy, umowami, przeglądami wyników i ostrzeżeniami. Te formalne zapisy mogą mieć konsekwencje prawne teraz lub w przyszłości. Wiążąca umowa może przybrać formę prostego listu, więc musi być napisana skrupulatnie, jeśli chcesz, aby cię chroniły. I wiedz, na co się zgadzasz, podpisując te napisane przez inne osoby!
•  Szukanie zadośćuczynienia: jeśli masz skargę dotyczącą produktu lub usługi, sposobu, w jaki zostałeś potraktowany lub w jaki sposób publikacja drukowana lub cyfrowa błędnie przedstawiła Ciebie lub Twoją organizację, należy potraktować ją poważnie, napisz list.
•  Wyrażanie opinii i obaw: Tak, Virginia, gazety i inne publikacje nadal publikują Listy do redakcji - a ci redaktorzy wiedzą, że ta sekcja jest zwykle najczęściej czytana ze wszystkich. Potrzeba jednak dobrego listu, aby zostać wysłuchanym. Dużo uwagi cieszą się także pisma do samorządów i urzędów ustawodawczych.
•  Inspirowanie ludzi do opieki: jeśli chcesz, aby przyjaciele i współpracownicy aktywnie wspierali sprawę, w którą wierzysz, pieniędzmi, czasem lub kontaktami, list jest o wiele lepszym świadectwem głębi twojego zaangażowania.
•  Docenianie prywatności: Listy przewożone przez system pocztowy są dokumentami uprzywilejowanymi chronionymi zasadą "tajemnicy korespondencji". W wielu krajach otwieranie listów w tranzycie jest nielegalne. Prywatność komunikacji cyfrowej pozostaje niejasna, więc drukowane i dostarczane fizyczne listy stanowią ostatni bastion prywatności.

Jeśli szukasz w Internecie, znajdziesz mnóstwo gotowych i wstępnie sformatowanych listów na każdą okazję. Możesz uzyskać od nich kilka pomysłów, ale prawie nigdy szablon do wycinania ciastek nie będzie działał tak dobrze, jak Twój własny, dobrze przygotowany list. Często ton jest niewłaściwy, a treść jest mdła i bezosobowa, co całkowicie podważa powód, dla którego piszesz list. Więc nie dam ci formuł. Jednak konkretne rodzaje listów, takie jak wiadomości marketingowe, listy z podaniem o pracę i notatki dotyczące sieci, zostały omówione w odpowiednich rozdziałach. To, co łączy litery, to potrzeba dobrego wyglądu. Mogą być dostarczane elektronicznie, a nawet mogą być podpisane online w większości dzisiejszych sytuacji prawnych. Ale w wielu przypadkach powinny wyglądać jak list, a nie e-mail. Sprawdź pasek boczny "Formatowanie listów", aby zapoznać się z podstawowym formatem, który można dostosować do każdej okazji.

FORMATOWANIE LISTÓW

Jeśli Twój list jest dostarczany pocztą, użyj standardowego formatu biznesowego. Jeśli doręczenie odbywa się drogą elektroniczną, postaraj się, aby wiadomość wyglądała jak list, tak aby czytelnicy potraktowali ją poważniej. Wiele książek i stron internetowych zawiera szczegóły dotyczące formatowania liter, ale oto najważniejsze:

•  Użyj stylu blokowego. Rozpocznij każdy element równo w lewo, ale uruchom go w prawo (nierówny, a nie prosty).
•  Wyeliminuj wcięcia. Zamiast tego pomiń odstępy między akapitami.
•  Wybierz jasne, proste czcionki. Wypróbuj Times Roman w 11 lub 12 punktach lub twarz bezszeryfową, taką jak Helvetica, jeśli wiadomość jest krótka i nie musi wyglądać konserwatywnie.
•  Rozsądnie dodawaj elementy graficzne. Nagłówek, podtytuły oraz odmiany koloru i typu mogą być odpowiednie dla listów sprzedażowych; dołącz tylko kilka lub żadnych innych liter, chyba że jest to pomocne dla jasności.
•  Użyj papieru firmowego z logo, jeśli je posiadasz. Możesz stworzyć wygląd papieru firmowego na swoim komputerze. Dołącz mały plik cyfrowy swojego logo do wiadomości wysyłanych drogą elektroniczną.
•  Podaj dane kontaktowe. Wypełnij go i uzupełnij, używając papieru firmowego i bloku podpisu.
•  Wybierz odpowiedni papier. Trzymaj się białego lub jasnego papieru, który nie przeszkadza w czytaniu.
•  Podpisz swoje imię i nazwisko, najlepiej na niebiesko, co wygląda formalnie, ale również sprawia, że Twój podpis się wyróżnia, a nie masowo produkowany jako część listu.

Zastanów się czasami nad wartością prawdziwego listu - takiego, który możesz trzymać w dłoniach, czytać ponownie do woli i trzymać z ważnymi lub cennymi dokumentami. Czy masz pudełko z listami, które łączą Cię z ważnymi wydarzeniami lub osobami z Twojego przeszłego życia osobistego? Wiele osób to robi. Listy odnoszące się do naszego życia zawodowego mogą mieć dla nas różne, ale jednak silne skojarzenia, zwłaszcza jeśli sprawiają, że czujemy się dobrze. Fizyczny list jest prawdziwy, namacalny i trwały w przeciwieństwie do e-maila. Przyzwyczailiśmy się do tego, że wiadomości cyfrowe są ulotne, że większość zdjęć oglądanych na naszych smartfonach jest rzadko drukowana, a wiadomości społecznościowe, których tworzenie zajmuje dużo czasu, mają zniknąć na zawsze w ciągu kilku minut. To sprawia, że sensowna komunikacja, której możemy się trzymać, jest jeszcze bardziej ceniona. Znam kilku kolegów po fachu, którzy mają zwyczaj ręcznego pisania wiadomości do klientów i innych ważnych kontaktów na papierze firmowym: dziękuję za pomoc lub skierowanie, wesołych świąt, wszystkiego najlepszego, gratulacji z okazji nagrody lub ukończenia szkoły przez syna. Ci doświadczeni profesjonaliści szukają okazji do pisania takich notatek. Nie śmiej się. Kiedy odwiedzają biura tych odbiorców i widzą te notatki w widocznym miejscu na tablicach ogłoszeniowych kontaktu, strategiczna wartość tego niewielkiego wysiłku zostaje wzmocniona. Powinienem ci powiedzieć, że wszyscy ci przyjaciele odnoszą wielkie sukcesy.